檔案信息管理電子化在學(xué)校人事管理中的運(yùn)用

陳雅婷 肖滿

摘 要 隨著檔案信息管理電子化在各企事業(yè)單位中的不斷推進(jìn)和普及，學(xué)校教師的人事檔案管理也需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段，進(jìn)一步規(guī)范，并逐步實(shí)現(xiàn)信息管理電子化。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 電子信息

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ??DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理發(fā)展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業(yè)單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優(yōu)化管理方法，促進(jìn)檔案的科學(xué)管理。尤其在教育行業(yè)，檔案電子的管理顯示出明顯的優(yōu)勢，是未來發(fā)展的趨勢之一。本文主要探討學(xué)校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計(jì)算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉(zhuǎn)化為可供利用的軟件形式的二次文獻(xiàn)信息。①檔案電子化可以對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，減少了對文獻(xiàn)整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經(jīng)濟(jì)效益。其說明的是計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)對檔案文獻(xiàn)材料進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮有问?，以此方便使用者對材料進(jìn)行查閱、修改、復(fù)制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設(shè)施便捷進(jìn)行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計(jì)算機(jī)上操作，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案文件的查閱、修改、復(fù)制、傳送等工作，摒棄了傳統(tǒng)的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質(zhì)文件的繁瑣，只需要網(wǎng)絡(luò)傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產(chǎn)出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發(fā)展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產(chǎn)生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。電子文件不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是利用計(jì)算機(jī)以電子文件的形式存在，管理信息數(shù)據(jù)的人可以利用，其它數(shù)據(jù)信息可以共享，在單位內(nèi)部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數(shù)據(jù)，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學(xué)校擁有數(shù)據(jù)庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數(shù)據(jù)對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數(shù)據(jù)僅編輯一次便可多次重復(fù)使用，降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件出版經(jīng)費(fèi)成本。傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。②而今管理人員只需要將數(shù)據(jù)整理好，便可作為藍(lán)本多次重復(fù)使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機(jī)構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。

學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進(jìn)了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強(qiáng)，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達(dá)到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。

檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進(jìn)一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術(shù)能力，未能達(dá)到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計(jì)算機(jī)操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實(shí)性和法律效力有待鞏固和加強(qiáng)。電子文件的存儲基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點(diǎn)（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了安全保護(hù)措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取;數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原;數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點(diǎn)給保密工作帶來極大的困難。③紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨(dú)立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實(shí)性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強(qiáng)檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理中的運(yùn)用

針對以上幾點(diǎn)現(xiàn)狀，分析不足，加強(qiáng)檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進(jìn)的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運(yùn)，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并且應(yīng)用與實(shí)踐。有專業(yè)意識的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識會比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護(hù)和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進(jìn)和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實(shí)、快捷的依據(jù)。同時制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，學(xué)校對專業(yè)人員進(jìn)行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計(jì)劃和針對性地組織人員外出進(jìn)修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)等知識，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進(jìn)的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理的需要;同時應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作人員安全意識。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對修改操作進(jìn)行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動在計(jì)算機(jī)不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險，所以對在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時，在維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)時，要與時俱進(jìn)，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，電子化的手段可以很方便地達(dá)到這個目的。

（5）加強(qiáng)各單位之間的合作。當(dāng)今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達(dá)到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進(jìn)。加大電子設(shè)備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識水平和操作技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應(yīng)用功能和領(lǐng)域，通過檔案科學(xué)管理發(fā)展質(zhì)量和水平的不斷提升，促進(jìn)人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時代的學(xué)校教育中，加快學(xué)校檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案科學(xué)管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學(xué)校管理的規(guī)范化，進(jìn)而創(chuàng)造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：108-109.

② 靖冬超.淺談人事檔案的信息化管理[J].戲劇之家，2013（7）：356.

③ 劉阿娜.淺談如何運(yùn)用信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理[J].IT技術(shù)與應(yīng)用，2011（4）：20.

④ 李玉梅.新時期檔案信息電子化管理工作的重要性[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2011（12）：195-196.