建筑工程檔案資料有效管理措施

蔡雅玉 張哲

摘要：根據(jù)建筑工程檔案特點，從更新觀念、加強法制意識、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的建筑工程檔案管理制度等方面提出了加強建筑工程檔案管理的有效措施，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項目科學(xué)管理提供保障。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;檔案管理

建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，其重要作用也越來越被人們所重視。

一、建設(shè)工程項目及其基本程序

建設(shè)工程項目是指具有計劃任務(wù)書和總體設(shè)計，經(jīng)濟工實行獨立核算，行政工具有獨立組織形式的基本建設(shè)項目。一個建設(shè)項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。一個完整的建設(shè)工程項目一般包含以下幾個基本程序：1）基本建設(shè)前期準(zhǔn)備階段：提出項目建議報告，進行可行性研究，編制設(shè)計任務(wù)書，制定總體規(guī)劃、初步設(shè)計，設(shè)計施工圖。2）基本建設(shè)后期建設(shè)階段：施工組織、交工驗收、組織竣工驗收。所謂項目管理，就是圍繞著建設(shè)項目而進行的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)工作。科學(xué)的基本建設(shè)程序是基本建設(shè)過程及其規(guī)律的反映，如何規(guī)范化、程序化、合理化地對基本建設(shè)工作進行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎(chǔ)和命脈。同樣地，規(guī)范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案進行同步管理，是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎(chǔ)工作。

二、建筑工程檔案資料的歸檔范圍

1.綜合性文件資料

上級批準(zhǔn)文件;計劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料;征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設(shè)計文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

開/竣工報告;圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料;項目的施工組織設(shè)計;監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等;原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料;混凝土、砂漿等配合比及試驗報告;隱蔽工程驗收記錄;沉降、位移、變形等觀測記錄;工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料;工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料;施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖

總平面布置竣工圖;室外各種管線竣工圖;建筑工程竣工圖;裝飾工程竣工圖;結(jié)構(gòu)工程竣工圖;給水、排水工程竣工圖;強電、弱電工程竣工圖;通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖;其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

三、建筑工程檔案存在的問題及解決辦法

1.存在的問題

1.1施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用;

1.2施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮憑證、參考的特殊作用;

1.3施工記錄不夠規(guī)范、真實，以致歸檔后缺乏利用價值;

1.4對工程發(fā)生的會議紀要、簽證資料不夠重視，以致在決算審計時得不到有效利用;

1.5施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。

2.解決辦法

如何發(fā)揮施工檔案在工程管理中的應(yīng)有作用，為工程管理提供有效、及時的服務(wù)，是一項嚴峻、緊迫的課題。要將施工檔案規(guī)范化，走上良性循環(huán)的軌道。首先要對從事資料人員加強培訓(xùn)，提高人員素質(zhì);其次是把公司貫標(biāo)中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機結(jié)合起來，從根本上改變原來的不規(guī)范狀況，對癥下藥，逐個予以解決。

2.1面對施工檔案基礎(chǔ)不夠扎實，從源頭對施工檔案進行全面梳理、整合。

2.2全方位盤活以往遺留的施工資料，通過整理、拾遺補缺，盡快移交和歸檔。

2.3對技術(shù)含量高的資料特別關(guān)照。

2.4加強與各方之間的溝通，掃清移交中人為設(shè)置的障礙，理順向建設(shè)方、監(jiān)理施工資料移交途徑，按照建設(shè)方、監(jiān)理具體要求組卷移交。

四、建筑工程檔案的科學(xué)化管理

1.建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施，同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

2.加強對建筑工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。

工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.建立健全文件檔案登記制度、借閱制度、利用登記制度，做到對文件檔案的來龍去脈、運轉(zhuǎn)流向胸中有數(shù)，嚴格管理。

5.加強檔案人員知識培訓(xùn)是確保工程檔案質(zhì)量的有力措施。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用;要有較強的責(zé)任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。

在工程檔案收集過程中，根據(jù)建筑工程檔案的內(nèi)容和利用者的需要，主動收集檔案信息，如工程項目名稱、建設(shè)地點、建筑面積、資金來源、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位以及工程概算、立項批復(fù)時間、中標(biāo)價、合同簽訂時間、合同工期、合同價款、竣工驗收時間、工程質(zhì)量等級、工程結(jié)算價款、工程竣工驗收備案情況、檔案移交情況等信息項目，設(shè)計科學(xué)合理的統(tǒng)計報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項目科學(xué)管理提供保障。

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