淺談以信息化技術(shù)融入新時期的檔案管理工作

陳春蘭

摘 要：在信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著明顯的不足和短板，制約了檔案管理工作的發(fā)展。本文從當前傳統(tǒng)檔案管理工作的不足入手，結(jié)合實際，對新時期如何抓好檔案信息化管理工作進行了探索。

關(guān)鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運用信息化技術(shù)強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。

1.當前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無法滿足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。

1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務(wù)變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾

一個單位經(jīng)過幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標準上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預(yù)留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調(diào)閱與運用需求之間存在的矛盾

傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。

2.以信息化技術(shù)融入新形勢下的檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結(jié)合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術(shù)強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實施檔案信息化工作的標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問題，按照各類紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問題，在制定實施數(shù)字化檔案分類編號原則的基礎(chǔ)上，對收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標準化和規(guī)范化發(fā)展。

2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當長的一段時期內(nèi)并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構(gòu)成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統(tǒng)檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對檔案信息化管理的威脅。

2.3著眼長期性，提供強大的資源保障檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項長期的、發(fā)展的系統(tǒng)工程，需要從人力、物力、財力等資源上加大投入、予以保障，為檔案信息化管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供強大的軟硬件支撐。一要提供強有力的技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化就是一句空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并定期對設(shè)備進行升級改造，保持硬件設(shè)備的適用性和先進性。其次，要設(shè)計開發(fā)出適合單位使用實際的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理、遠程調(diào)用等功能。再次，要加強軟硬件的日常維護管理，保障軟、硬件安全運行。二是提供強有力的人力資源。首先必須加強檔案管理人員的配備，在更新原有檔案人員觀念和知識結(jié)構(gòu)、提高檔案人員信息化管理技能的同時，調(diào)配具有信息化管理能力的人員充實檔案管理力量。其次必須強化對檔案管理人員的繼續(xù)教育，使檔案管理人員及時掌握檔案信息化管理的新理念、新技能、新規(guī)定，保持思想理念和管理技能的與時俱進。

述上所述，信息化是當今時代發(fā)展的大勢所趨，其在對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來新挑戰(zhàn)的同時，也為新時期檔案管理工作發(fā)展提出了新要求、迎來了新機遇。只有正視傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，充分認識檔案信息化管理工作的重要性和迫切性，以及檔案信息化建設(shè)工作的長期性和艱巨性，在規(guī)范性、安全性和長期性三個方面下功夫，做到紙質(zhì)檔案與信息化檔案并行共進，才能實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進，才能充分發(fā)揮檔案管理工作在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展上的作用，為事業(yè)的發(fā)展提供強有力的支撐和保障。endprint