在海事核編轉(zhuǎn)制中如何做好航標科技檔案管理

陳春蘭

摘 要：隨著海事核編轉(zhuǎn)制的不斷深入，部門及人員的變化為航標科技檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)、提出了新要求。本文結(jié)合海事核編轉(zhuǎn)制工作實際，就如何做好航標科技檔案管理工作進行了探索。

關鍵詞：核編轉(zhuǎn)制 航標 科技檔案管理

隨著“三定”規(guī)定的實施，基層航保單位的部門發(fā)生了較大變化、人員進行了較大調(diào)整，在為基層航保單位檔案管理工作帶來良好發(fā)展機遇的同時，也對其“連續(xù)性”和“方向性”形成了挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合近年來本單位工作實際，淺析如何在海事核編轉(zhuǎn)制改革中做好航標科技檔案管理工作。

1.以航標科技檔案特點為導向，明確工作方向

航標科技檔案是以航標專業(yè)職能活動分工為基礎，從事科研、基建、設備及航標業(yè)務管理活動中直接形成的，現(xiàn)行辦理完畢或告一段落的，并對本單位和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的總稱。與其他檔案相比，航標科技檔案具有其顯著的特征。

（1）專業(yè)性。航標科技文件材料產(chǎn)生于各個不同的職能管理部門和不同的專業(yè)技術領域，具有不同的形成過程和規(guī)律，反映不同的專業(yè)性質(zhì)和管理成果，具有一定的科技含量，其內(nèi)容和形式有很強的專業(yè)性。而檔案室人員往往缺乏對各類專業(yè)的認知，因此，檔案的收集離不開專業(yè)人員的收集和整理。

（2）成套性。任何一項航標科技活動中形成的一整套科技文件材料都是一個有機的整體，具有必然的內(nèi)在聯(lián)系，能完整地反映該項活動的程序、發(fā)展過程和結(jié)果，每份文件都是這個整體中的不可缺少的部分。因此，在實際工作中必須維護文件材料組合上的成套性，使其完整的記錄歷史。

（3）系統(tǒng)性。從宏觀上看，在航標科技活動中的不同階段，都會相應地形成必需的科技文件材料，而在活動告一段落或全部完成后則會形成一系列系統(tǒng)的科技文件材料。從微觀上看，每份航標科技文件材料，都有若干編制階段，會需要辦理相應的審批手續(xù)，這就形成了單份科技文件材料的系統(tǒng)性。因此，需要在宏觀上完善管理制度，在微觀上明確管理流程。

（4）漸進性。為了使航標科技文件材料完整準確地反映客觀實際和事物發(fā)展變化的規(guī)律，就必須對已形成的科技文件材料作相應補充或修訂。這正是科技文件材料同其它文件材料相比所獨具有的重要特點。尤其在核編轉(zhuǎn)制過程中，一些文件材料可能因為老的制度未明確等原因未能在一開始就歸檔，但隨著改革進程的逐步推進，必須加以查缺補漏。

（5）群體性。每一份航標科技檔案都是集體智慧的結(jié)晶、集體力量的體現(xiàn)，需要集體的共同研究、設計、記錄和編制。如在審簽中需有嚴密的分工，每一道審簽手續(xù)，都有相應層次的技術人員或部門領導、處領導來完成，具有群體性的特點。因此，必須提高全體人員的檔案意識，做到航標科技檔案工作人人有責、人人盡責。

（6）標準性。航標科技文件材料從形式到內(nèi)容都具有非常明顯的標準化特點，特別是圖樣材料從載體的幅面尺寸、書寫材料的種類到科技文件材料的編制方法都有專門的規(guī)定和嚴格的標準。因此，在核編轉(zhuǎn)制中必須重新修訂完善管理規(guī)范，使其制度化、流程化、規(guī)范化。

2.以落實檔案責任為重點，強化檔案意識

核編轉(zhuǎn)制過程中，部門變化了，人員調(diào)整了，新部門、新人員對檔案管理工作存在不熟、不懂、不重視等情況，舊的檔案管理制度明確未能適應改革發(fā)展的新要求，必須加以重視、予以解決。

（1）加強宣傳培訓，營造工作氛圍。一是要進一步把學習貫徹檔案法律法規(guī)和有關的檔案管理制度作為一項重要工作。二是要定期舉辦檔案業(yè)務知識培訓，尤其對新成立的部門及新近從事檔案工作的人員要予以重點培訓。

（2）落實專人負責，明確工作職責。航標科技檔案的形成涉及到各個部門，需要各個部門的參與，需要經(jīng)辦人員的具體落實。尤其在海事核編轉(zhuǎn)制過程中，部門和人員的調(diào)整往往容易給檔案的收集工作帶來“斷檔期”。對此，各級領導和相關工作人員要指派專人負責各部門檔案文件的日常收集工作，知道規(guī)范和要求，檔案工作的相關人員應按照航標科技檔案的規(guī)范要求做好檔案文件的制作、收集和整理，提高整理質(zhì)量和工作效率，確保科技文件的齊全、完整和安全。

（3）修訂管理制度，強化制度約束。一要以落實“三定”規(guī)定為契機，調(diào)整檔案分類。在落實“三定”規(guī)定后，部分工作職責的歸口部門發(fā)生了變化，檔案文件的日常收集整理的主體隨之發(fā)生了變化。因此，必須在“三定”規(guī)定實施后，盡快根據(jù)部門分工調(diào)整檔案分類，使各部門盡早地了解本部門在檔案管理中的職責和任務。二要以便于操作為前提，明確工作流程。針對新部門、新人員缺乏對檔案管理工作的了解，檔案室人員必須從簡單性、可操性、實用性出發(fā)，做好檔案管理工作流程的梳理工作，使各部門新的檔案管理人員易于掌握、便于操作，推動檔案管理工作規(guī)范化。三要以推動事業(yè)發(fā)展為目標，完善管理機制。借助質(zhì)量體系管理的“閉環(huán)運行、不斷改進”的原理，不斷總結(jié)檔案管理工作中存在的不足，借鑒引進檔案管理信息化等先進管理模式，不斷完善航標科技檔案管理機制。

3.以強化檔案整理工作為關鍵，確保不斷不亂

（1）把好收集關。在日常歸卷工作中，科技文件材料形成部門要按照“歸檔范圍”條目，建立相應的臨時檔案盒，將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入相應盒內(nèi)，制作規(guī)范目錄，逐一登記，做到“隨辦隨歸”。要遵循“原始真實”原則，將科技工作中“直接形成”的資料（即：“第一手材料”、“原始記錄”、“原生信息”）保存好、整理好，保證案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容真實，使其發(fā)揮歷史憑證作用。要落實檔案管理規(guī)范，按照每一項工作和活動的程序，保證歸檔范圍中的文件材料數(shù)量齊全、內(nèi)容完整，保證科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。

（2）把好整理關。文件材料的整理是在平時歸卷的基礎上，將已經(jīng)辦理完畢或告一段落，并具有保存價值的文件材料，按照一定的要求和方法組合成相對獨立的保管單位，也稱為文件材料的組卷工作。這個環(huán)節(jié)要遵循：①組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。②直接針對具體項目的管理性科技文件材料按標準和規(guī)范要求放入所針對的項目里組卷。

（3）把好編目關。編目是科技文件材料和科技檔案整理工作的最后一道工序，必須嚴格按規(guī)范要求進行。其主要內(nèi)容包括：編寫卷內(nèi)文件材料頁號、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的編制、案卷封面的編制、案卷脊背的編制。

（4）把好裝訂關。裝訂前要對破損文件材料進行修裱，對無裝釘線位置的文件，要用白紙條加邊；對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，用白紙補缺或者托補，以恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。裝訂時要去除文件材料上易腐蝕的金屬物：把文件材料上的釘書釘、大頭針、回形針等金屬物全部去除掉以防腐蝕文件，清除時不要損壞文件。對過大的文件進行折疊。按照《技術制圖復制圖的折疊方法》，任選一種。無論采用何種折疊方法，折疊后復制圖上的標題欄均應露在外面。但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處盡量位于文件，圖表字跡之外。裝訂要求結(jié)實、整齊、美觀，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁，不損壞文件、不妨礙閱讀。

（5）把好歸檔關。在文件材料歸檔前，要重點檢查歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求；歸檔文件材料是否齊全完整；歸檔文件材料是否經(jīng)過系統(tǒng)整理。在文件材料交接中，要按照卷內(nèi)目錄一式三份（檔案形成部門一份、案卷內(nèi)一份、檔案室裝訂一份）和歸檔目錄一式二份（檔案室和檔案形成部門各執(zhí)一份）的標準履行好交接手續(xù)，并由雙方簽字予以確認。

綜上所述，在海事核編轉(zhuǎn)制過程中，航標科技檔案管理工作必須把握工作規(guī)律、明確發(fā)展方向，必須落實工作責任、完善管理機制；必須嚴格把控質(zhì)量、規(guī)范管理檔案，為海事核編轉(zhuǎn)制的不斷深化、航海保障事業(yè)的科學發(fā)展作出應有的貢獻。endprint