衛(wèi)生行政許可檔案的整理

張冬夏

衛(wèi)生行政許可檔案，是衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)依照法定職能和受理程序，針對(duì)特定對(duì)象依法制作的、具有法律意義的法律文書的組合。

一、衛(wèi)生行政許可檔案的組成

衛(wèi)生行政許可檔案由四部分組成：檔案盒、卷內(nèi)目錄、衛(wèi)生行政許可資料、卷內(nèi)備考表。

1、檔案盒的填寫：

檔案盒的盒脊要填寫案卷級(jí)檔號(hào)和編號(hào)（此為檔案形成時(shí)，自然形成的編號(hào)一般與許可證號(hào)相對(duì)應(yīng)）。檔案盒的封面應(yīng)填寫：許可證號(hào)、許可內(nèi)容、申請(qǐng)企業(yè)的名稱（一般都應(yīng)填寫帶有地域名的生產(chǎn)企業(yè)的名稱。例：平泉縣道虎溝鄉(xiāng)上福泰紡織品有限公司）、地址以及聯(lián)系電話。

2、卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是衛(wèi)生行政許可檔案案卷材料的索引，相當(dāng)于一本書中書的目錄。衛(wèi)生行政許可檔案根據(jù)內(nèi)部資料的不同分類，分為不同的件，每一件都有自己的順序號(hào)、卷內(nèi)題名、頁號(hào)和頁數(shù)。將這些內(nèi)容錄入檔案管理軟件。卷內(nèi)目錄在錄入完成后，直接打印出來，放在案卷的最前面。

3、衛(wèi)生行政許可資料

（1）行政許可檔案卷內(nèi)資料的排列順序：

衛(wèi)生行政許可中每一類都有需要申請(qǐng)人提交的材料目錄，行政許可檔案中申請(qǐng)人提交的材料部分，按目錄上的排列順序進(jìn)行排列。衛(wèi)生行政許可部門的申批資料的排列順序?yàn)椋盒姓S可文書送達(dá)回證、衛(wèi)生行政許可審批表、準(zhǔn)予行政許可決定書、衛(wèi)生行政許可證。

（2）衛(wèi)生行政許可資料頁碼的打印。

衛(wèi)生行政許可資料的頁碼正面應(yīng)打在右上角，背面應(yīng)打在左上角。衛(wèi)生行政許可檔案有專門的檔案裝具，用鋼釘從后往前打兩個(gè)孔，將資料插在鋼釘上，這樣的裝訂方式使變更、換證等延續(xù)資料放在最上面更方便裝訂。為了解決這一問題，可采用從后往前打頁碼的方式，這樣新增加的資料放在案卷的最上面，但頁碼是在最后的，這樣使檔案的條理清楚，簡化了整理過程，增加了整理效率。

4、卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表置于案卷的最后。應(yīng)填寫立卷人、檢查人、整理日期、歸檔日期以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

二、衛(wèi)生行政許可檔案的分類

根據(jù)許可事項(xiàng)不同，衛(wèi)生行政許可檔案大體分為十類：保健食品類、化妝品類、食品添加劑類、涉水產(chǎn)品類、消毒產(chǎn)品類、放射衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)類、放射診療類、建設(shè)項(xiàng)目審核類、職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)類、職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)類。

三、衛(wèi)生行政許可檔案檔號(hào)的設(shè)置

將所有業(yè)務(wù)檔案的代碼設(shè)為Y，設(shè)行政許可檔案在所有業(yè)務(wù)檔案中的排位是b，衛(wèi)生行政許可檔案的代碼則為Yb

衛(wèi)生行政許可檔案又分為十小類，每一小類用一個(gè)順序號(hào)表示，后面是年度，然后是案卷號(hào)，每一小類每年大流水排列。

以2014年每一類的第一卷為例，其檔號(hào)的設(shè)置如下：

保健食品類Yb-01-2014-001

化妝品類Yb-02-2014-001

食品添加劑類Yb-03-2014-001

涉水產(chǎn)品類Yb-04-2014-001

消毒產(chǎn)品類Yb-05-2014-001

放射衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)類Yb-06-2014-001

放射診療類Yb-07-2014-001

建設(shè)項(xiàng)目審核類Yb-08-2014-001

職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)類Yb-09-2014-001

職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)類Yb-10-2014-001

假設(shè)保健食品類許可檔案2014年共有15卷，其案卷級(jí)檔號(hào)便為Yb-01-2014-001至Yb-01-2014-015

由于行政許可檔案種類多、數(shù)量多，行政許可檔案大多由不同的檔案管理員每人分管其中的幾類。按上述方法設(shè)置檔號(hào)，在檔案錄入的時(shí)候不會(huì)發(fā)生錄入交叉，產(chǎn)生混亂。每一個(gè)檔號(hào)與每一本檔案相對(duì)應(yīng)，順序流暢，條理清晰方便歸檔與查閱。

四、行政許可檔案案卷錄入界面的設(shè)置

1、衛(wèi)生許可證號(hào)：輸入核準(zhǔn)的衛(wèi)生許可證號(hào)

衛(wèi)生許可證號(hào)輸入時(shí)要將前面的年度、橫杠以及后面的流水號(hào)全部輸入，不要漏項(xiàng)，這樣在檔案查找時(shí)，能按年度或者流水號(hào)分別查找。

2、題名

在題名項(xiàng)輸入企業(yè)名稱。企業(yè)名稱輸入時(shí)，要盡量將企業(yè)名稱輸全，不能人為簡化，以免給檔案查詢帶來困難。有些中途更名的企業(yè)，更換題名后需將原名稱保留在題名項(xiàng)內(nèi)，可將原名用括號(hào)括在后面，以避免因?yàn)轭}名不對(duì)難以查找的情況發(fā)生。

3、保管期限

目前，關(guān)于衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限，并沒有相關(guān)規(guī)定。根據(jù)行政許可檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)、企業(yè)的實(shí)際情況以及檔案保管的其它規(guī)定綜合評(píng)定，我們將衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限定為30年。

4、案卷分類

這個(gè)需要兩次選擇，第一次從所有的業(yè)務(wù)檔案類別中選出衛(wèi)生行政許可類，這樣案卷級(jí)檔號(hào)就自動(dòng)對(duì)應(yīng)到Y(jié)b這一層。第二次從衛(wèi)生行政許可類的十個(gè)類別中選出正在錄入的類別，這樣檔號(hào)就對(duì)應(yīng)到Y(jié)b-0n這一層。

歸檔年度：為檔案本身產(chǎn)生的年度。

5、歸檔日期

《檔案管理辦法》規(guī)定每年三、四月份進(jìn)行上一年度檔案資料的整理。六月底之前向檔案室歸檔。所以歸檔日期應(yīng)在每年的六月底之前。歸檔日期中的年度應(yīng)為歸檔年度中年度的下一年。例：2012年形成的檔案其“歸檔年度”應(yīng)為2012年，而歸檔日期中的年度應(yīng)為2013年。

另歸檔日期應(yīng)用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例：如果歸檔日期是2013年5月20日則錄入的歸檔日期應(yīng)為20130520。

6、案卷號(hào)

為衛(wèi)生行政許可檔案中每一小類檔案的每一年度的流水號(hào)

例：行政許可檔案中的涉水產(chǎn)品2014年度的第5卷。其案卷號(hào)就為005

7、案卷級(jí)檔號(hào)

當(dāng)在輸入界面選擇完分類一、分類二。錄入歸檔年度和案卷號(hào)之后，案卷級(jí)檔號(hào)會(huì)自動(dòng)生成。例：行政許可檔案中的涉水產(chǎn)品2014年度的第5卷。其案卷級(jí)檔號(hào)為：Yb-04-2014-005

（作者單位：河北省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局）