新時期企業(yè)加強檔案管理的途徑與方法

摘 要：本文分析了新時期檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題以及解決辦法，立足于陳舊的檔案管理理念和繁瑣的檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時期工作要求的檔案管理理念，對于加強檔案管理工作的效率，實現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；制度化；規(guī)范化

檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務(wù)于全局工作，更加高效的應(yīng)對日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

一、檔案管理工作改革的困難和重點

1.大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠

檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。這需要我們認真審視，正確看待檔案管理工作，承認其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

2.檔案交接制度不嚴謹

檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負起重要責任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴重后果和所應(yīng)負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規(guī)范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當今的檔案管理工作中變得越來越重要。

3.許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)

很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認真誠實的填寫相關(guān)檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，擅自調(diào)取或是刪改檔案的后果是十分嚴重的，所應(yīng)負起的法律責任也是巨大的。

4.當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化

當前的檔案管理工作急需引進現(xiàn)代化和信息化較強的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

二、檔案管理工作的對策及思考

1.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

2.檔案交接嚴格按程序進行

檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

3.健全檔案管理制度

健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標。

4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作

建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規(guī)范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。

總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負起自身的責任。檔案管理工作人員應(yīng)加強自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。