主動適應(yīng)新常態(tài)下的檔案管理信息化建設(shè)

宋蕊

【摘要】新常態(tài)意味著經(jīng)濟(jì)增長速度已經(jīng)由過去高速增長向中高速增長轉(zhuǎn)換。當(dāng)前，檔案管理工作正處在傳統(tǒng)檔案管理向信息化、數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時期。檔案管理日益信息化與智能化，不斷推動著檔案信息數(shù)字化研究實踐的深入發(fā)展。由此可見，檔案信息數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展需要的必然舉措。因此，也就是新常態(tài)下的檔案管理工作尤其重要。

【關(guān)鍵詞】檔案；新常態(tài)；管理；信息化

當(dāng)前，檔案信息化就是在檔案具體活動中全面應(yīng)用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對檔案信息資源進(jìn)行處理、甄別、管理、開發(fā)和提供利用。檔案信息數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展需要的必然舉措。隨著檔案法規(guī)體系的日臻完善，檔案館采用自主數(shù)字化建設(shè)與業(yè)務(wù)外包相融合的新模式，打造信息資源共建共享新平臺，從而構(gòu)建檔案工作新常態(tài)。究其實質(zhì)是檔案管理模式和運作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主，逐漸向電子檔案收集、存儲、利用的思想和實際轉(zhuǎn)變過程。

一、更加注重檔案基礎(chǔ)建設(shè)

（一）檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案工作的基石。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。只有不斷打牢這個基礎(chǔ)，檔案工作才能更好為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，檔案事業(yè)發(fā)展才有后勁。首先，必須加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要條件，只有加強(qiáng)建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。同時，不斷加強(qiáng)建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)。其次，持續(xù)配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等。第三，加強(qiáng)系統(tǒng)軟件建設(shè)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源管理的核心工具。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實施檔案信息化和建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)性工作之一。

在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素，都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障。因此是實現(xiàn)檔案信息資源的集成共享，統(tǒng)一管理，高效檢索和方便利用的基礎(chǔ)信息存儲結(jié)構(gòu)，更是國家信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要內(nèi)容。只有緊緊抓住這個基礎(chǔ)和核心，既有利于啟動檔案信息化建設(shè)的迅速開展，更有利于推動檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。

二、更加注重檔案服務(wù)創(chuàng)新

（一）更新服務(wù)理念。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。如何適應(yīng)信息化環(huán)境下的要求，做好檔案服務(wù)工作，更好地為經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展服務(wù)，是擺在檔案工作者面前的重要課題。傳統(tǒng)的檔案管理在對待為企業(yè)服務(wù)、為社區(qū)服務(wù)，工作不積極、不主動。因而，信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)正逐漸成為政府、企業(yè)、個人信息管理的支撐平臺。對檔案管理而言，各類社會組織運行平臺的變化，也給我們提出了很多數(shù)字化概念的新問題和新思考，需要我們?nèi)ド钊胨伎?。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用普及，信息服務(wù)逐漸從初級服務(wù)向?qū)I(yè)化方向演化和改變，從現(xiàn)場服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)而轉(zhuǎn)化。所以，我們必須要在這個基礎(chǔ)上樹立現(xiàn)代服務(wù)理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往傳統(tǒng)的服務(wù)思想，開拓新思路。

（二）注重服務(wù)創(chuàng)新。服務(wù)創(chuàng)新的要求是能提供快速、高效的信息服務(wù)。這就要求檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)的手工檢索和傳閱信息的服務(wù)機(jī)制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務(wù)機(jī)制。加快檔案信息資源整合與共享進(jìn)程，實現(xiàn)檔案利用便捷化。通過創(chuàng)新了一系列檔案服務(wù)模式，檔案為用戶們辦了實事，解決了實際困難，自然提高了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大人民群眾的檔案意識，反過來使人們意識到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)其進(jìn)一步地完善和發(fā)展。要注重檔案管理部門與各部門之間的協(xié)調(diào)配合。檔案管理信息化建設(shè)更是需要不斷適應(yīng)生產(chǎn)部、財務(wù)人事部等部門發(fā)展，使其更規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供必要的數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱、或者其他服務(wù)方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速聯(lián)絡(luò)，并進(jìn)行信息交流。

三、更加注重檔案依法治理

（一）以完善制度鞏固發(fā)展。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。增強(qiáng)檔案安全意識。要建立完善檔案安全體系建設(shè)，必須切實加強(qiáng)檔案安全的宣傳教育，增強(qiáng)全社會的檔案意識。檔案管理部門的管理制度也要順勢而為，順應(yīng)新變化和新形勢，不斷完善檔案管理制度，更加規(guī)范工作流程。同時，要為群眾著想，力求建成方便群眾查閱、檔案保存方便快捷、具有特色的檔案信息管理中心。

（二）要主動融入全面深化改革大局。緊密結(jié)合當(dāng)前檔案工作中的熱點難點問題，運用法治思維、法治方式，謀劃依法治檔的新方法新路徑，破解制約檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在檔案匯編專題信息方面、開發(fā)信息等檔案收集整理過程中，不斷完善和融入改革大局中。檔案管理人員需要知識更新，開拓視野。檔案管理人員需要學(xué)習(xí)，更加需要接受新事物、新理念、新知識。

四、結(jié)束語

總之，信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，檔案信息化建設(shè)也是社會發(fā)展的必然要求。因此，我們要不斷努力推進(jìn)檔案信息化事業(yè)能級新提升，打造新形勢下檔案信息化工作可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢。檔案工作者應(yīng)以新思維、新視角、新理念、新舉措，并不斷把握和推動檔案工作邁上新臺階，從而實現(xiàn)檔案工作的最大價值，為全社會、政治、經(jīng)濟(jì)及文化生活做好服務(wù)。

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