論構建智能化檔案庫房管理系統的重要性

摘 "要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰(zhàn)略資源，同時信息技術的發(fā)展與廣泛應用，使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，檔案工作的數字化建設也是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。面對這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷學習科學知識，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。本文主要講述如何利用信息化手段構建智能化檔案庫房管理系統，提升檔案工作管理水平。

關鍵詞：檔案;智能化;系統;

中圖分類號：G271 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

檔案工作是一項原始工作，隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案工作的數字化建設、智能化管理建設已成為提高檔案工作水平和效率的發(fā)展趨勢，構建智能化檔案庫房管理系統也是非常重要的。下面簡要介紹下智能化檔案庫房管理系統的功能及子系統。

一、智能化檔案庫房管理系統

建設智能化檔案庫房管理系統主要包括檔案庫房智能化綜合管理系統的軟、硬件研發(fā)、工程施工、設備安裝調試、操作培訓、售后服務等。項目建成后技術人員可通過DID液晶拼接監(jiān)測界面提供的各種功能的顯示對檔案庫房、技術用房、查閱利用室、多功能展廳進行監(jiān)測，并通過中央控制臺管理設備進行精確的一站式和遠程智能化、科學化管理。

（一）檔案庫房消毒滅菌自動控制：

智能控制器連接消毒滅菌設備，通過中央控制臺設定時間表實現定時開關設備，實現快速殺滅各種病毒細菌和低濃度活氧空氣凈化功能。

（二）檔案庫房溫濕度自動監(jiān)測調控：

1、實現庫房溫濕度自動檢測、記錄、存儲、數據分析及報表打印。要求數據連續(xù)，檢測準確，響應及時，反映靈敏，調節(jié)到位，記錄完整。

2、建立室外小型氣象站，對室外氣象信息進行檢測，為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據。

3、動態(tài)顯示各庫房溫濕度值及設備工作狀態(tài)，能依據室外小型氣象站提供的庫房外氣象信息和庫房所處自然環(huán)境任意設定控制值。

4、綜合智能控制器通過通風控制模塊、溫濕度模塊，連接通風換氣、溫濕度調節(jié)設備，實現自動開啟或關閉，實現庫房空氣、溫濕度自動調控功能，無需人工管理。

5、實現溫濕度調控設備水滿報警、連續(xù)排水及缺水報警功能。

（三）檔案庫房動態(tài)監(jiān)控

1、館藏檔案實行RFID管理，實現借還檔案、快速盤點、查找擺放、權限控制智能化。

2、安裝紅外彩色攝像機，實現24小時不間斷圖像監(jiān)控，并可以回放查詢錄像記錄。

3、安裝智能卡門禁，系統同時自動記錄工作人員出入信息，可以進行查詢。

4、安裝自動燈光照明設備，解決人走燈滅的問題，減少燈光對檔案的照射。

5、安裝呼叫對講設備，用于檔案庫內部呼叫對講、公共廣播、緊急情況應急指揮調度。

（四）漏水檢測

漏水傳感器對庫房實時監(jiān)測，當發(fā)生暖氣等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調漏水等情況時觸發(fā)聲光報警，并通過撥號電話撥號模塊撥通相關人員電話，以語音形式報警，通知相關人員采取必要措施。

（五）自動防火報警、滅火系統

安裝煙感、溫度探測器、手動、聲光報警器，當出現火情時，防火報警主機觸發(fā)聲光報警，同時滅火系統自動啟動滅火。

（六）自動防盜及周邊防范報警系統

安裝防盜探測器、電話語音模塊、聲光報警器，對報警信號進行數據采集，自動報警，并通過撥號電話撥號模塊撥通相關人員電話，以語音形式報警。

二、館藏檔案管理、查詢、利用系統

系統應具備對各種門類和載體的檔案進行采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、編輯、鑒定、統計和智能化管理功能。

三、館藏檔案的數字化系統

項目包括館藏各門類檔案的數字化。建設適應檔案數字化工作需要的機房、購置設備并安裝到位、開辟工作需要的工作場地。安裝相應的檔案及相關的管理系統，按照科學、系統、持續(xù)的發(fā)展原則，建設有利于管理利用的檔案數據庫、檔案內容數據庫和多媒體檔案數據庫等檔案基礎數據庫群。本著“先重點，后一般”的原則，從開展重要、珍貴、易損、利用率高的檔案數字化工作入手，最終實現館藏全部紙質、音、視頻檔案數字化并實現與目錄掛接。

四、各級立檔單位檔案數字化接收系統

建設接收各級立檔單位檔案室信息系統，具有對應接收進館檔案的案卷級和文件級目錄數據庫及原文掃描等電子信息的接收、檢查、整合、存儲、利用功能。

五、接收立檔單位形成的電子檔案系統

在建立立檔單位辦公自動化的基礎上構建區(qū)檔案館電子檔案接收系統。要求各立檔單位辦公自動化系統具備電子檔案管理模塊，保證移交的電子檔案元數據齊全完整。各級檔案館電子檔案接收系統能夠在線、離線接收檢測不同數據類型數字檔案，同時能夠對數據的準確性、完成性、可用性、安全性進行檢測。具備分類存儲功能，具備檢測和抽檢存儲善功能，具備數字檔案格式轉換功能，具備離線備份功能，具備在線備份功能，具備數據備份恢復演練功能。

隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優(yōu)越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。誠然，在檔案數字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化進程.

參考文獻：

[1]吳心音. 淺談新時期的檔案管理[j]. 甘肅科技， 2003（8）.

[2]劉亞峰，黃亞紅. 電子文件的歸檔、利用與保護 [j]. 新西部，2009（18）（作者單位：黑龍江省游泳運動管理中心）