探析做好企業(yè)辦公室管理有效策略

摘 "要：辦公室管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，提高辦公室管理效率，積極地落實好辦公室管理工作，可以有效地提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平，讓企業(yè)管理者更好地進(jìn)行企業(yè)的管理與決策。本文分析了企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵及職責(zé)，針對辦公室管理工作存在的問題提出了優(yōu)化辦公室管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室管理;問題;策略;

中圖分類號：D72 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵及職責(zé)

（一）辦公室管理，指的是通過企業(yè)辦公室工作人員對辦公室各項行政事務(wù)進(jìn)行管理，包括領(lǐng)導(dǎo)活動管理、辦公接待、信息管理、危機(jī)管理及突發(fā)事件應(yīng)急處理等，為經(jīng)營者提供參謀與協(xié)作，使辦公室各項事務(wù)的決策、控制、執(zhí)行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保企業(yè)穩(wěn)定運作。

（二）企業(yè)辦公室管理的職責(zé)

作為企業(yè)的重要內(nèi)部組織樞紐，辦公室管理工作一直是企業(yè)開展內(nèi)部管理的重點。企業(yè)辦公室管理工作的方面較多，并且工作內(nèi)容相對復(fù)雜與繁瑣，涉及的職能與崗位責(zé)任很多。首先，辦公室管理工作負(fù)責(zé)對企業(yè)的日常管理工作的處理。企業(yè)的日常管理工作主要包括了對公文的處理、行政事務(wù)性工作、會議的籌備等其他方面的管理工作。辦公室的工作人員要負(fù)責(zé)對于企業(yè)內(nèi)部各個部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并且積極地組織各項活動，通過提高各個部門之間的交流效果，更好地提高企業(yè)的凝聚力和內(nèi)部管理制度的落實效果，更好地將企業(yè)管理者所制定的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行實現(xiàn)。其次，企業(yè)的辦公室也負(fù)責(zé)了相應(yīng)的輔助決策的工作。企業(yè)的辦公室在開展管理工作中，對于一些所需的信息進(jìn)行收集和掌握，并且經(jīng)過匯總來上交給分管各項工作的主要領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)。辦公室的工作人員在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時，也要做好備選方案的制定和對相應(yīng)的決策進(jìn)行公布與記錄。最后，辦公室還要對于一些突發(fā)情況與問題進(jìn)行及時地處理。對于一些臨時的任務(wù)和特殊事件，辦公室的工作人員要進(jìn)行及時地協(xié)調(diào)和解決，并且保證自身的工作的靈活性。

二、辦公室管理工作存在的問題

（一）管理認(rèn)知不準(zhǔn)確

辦公室管理工作是一項集服務(wù)、參謀和管理為一體的綜合性工作，因此，對于辦公室管理人員而言準(zhǔn)確定好位十分重要，只有定位好自己，才能更好地做好各項本職工作，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。但在實際工作中，辦公室的管理者存在著“錯位”或“越位”的現(xiàn)象，使得彼此都處于一種很尷尬的局面，該管的不管，不該管的卻在插手管，這種尷尬的局面，讓辦公室的日常管理陷入無序化，形成“內(nèi)耗”。與此同時，也會造成辦公室與其他職能部門相處不融洽、不和諧，形成部門間“壁壘”，不利于辦公室日常工作的開展，破壞企業(yè)發(fā)展的大好局面。

（二）管理制度不完善

辦公室管理創(chuàng)新的出發(fā)點就是提高工作效率，規(guī)范程序。但部分企業(yè)辦公室在管理工作方面還不太規(guī)范化，如工作中無方法和思路、目標(biāo)不明確以及職責(zé)不清晰等，這樣使得工作人員的負(fù)荷加重，對企業(yè)的整體形象產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，不利于管理工作效率的提高。為了保證企業(yè)的整體形象，促進(jìn)企業(yè)辦公工作室的高效運行，必須要完善制度建設(shè)，使管理規(guī)范化。

（三）工作人員綜合素質(zhì)有待提高

但很多企業(yè)的辦公室人員的組織結(jié)構(gòu)不科學(xué)，崗位設(shè)計不夠合理。一部分工作人員自身不具有足夠的辦公室崗位工作能力，并且開展相關(guān)工作中態(tài)度不端正，工作效率相對較低。再加上一部分員工自身創(chuàng)新意識不足，難以對辦公室工作進(jìn)行有效地創(chuàng)新與改進(jìn)，整體思想意識上也存在一定的缺失。由于思想意識、業(yè)務(wù)能力多方面都存在著問題，導(dǎo)致了工作中失誤較多，服務(wù)工作不到位，整體工作效率較低。

三、優(yōu)化辦公室管理的有效策略

（一）提高管理認(rèn)知

辦公室管理工作是企業(yè)運營管理的中樞機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著重要的職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合企業(yè)的實際情況，個人要做好辦公室工作準(zhǔn)確定位，把握方寸十分關(guān)鍵，具體而言，一是要正確地認(rèn)識辦公室管理工作的職責(zé)，認(rèn)清自己的職責(zé)范圍才能更好地開展各項工作，才能準(zhǔn)確的定位自我;二是嚴(yán)格遵守各項工作準(zhǔn)繩。把握方寸，就是要嚴(yán)格遵守各項工作紀(jì)律，辦公室管理工作常常牽涉到諸多領(lǐng)域，處理各項工作任務(wù)的時候，把握好分寸才能有所為，有所不為，拿捏的力度才會準(zhǔn)確，這是辦公室管理工作的重點。

（二）完善管理制度

規(guī)范的管理工作需要有規(guī)范的管理制度作為支撐，制定科學(xué)的內(nèi)部管理制度，是辦公室管理工作開展的一個關(guān)鍵指標(biāo)。辦公室管理制度中，對于辦公室工作的流程、目標(biāo)、職能等要進(jìn)行明確的細(xì)化，并且根據(jù)不同崗位落實相應(yīng)的權(quán)責(zé)。只有辦公室的工作人員清楚自身的責(zé)任與權(quán)力，才能更好地完成自身的本職工作，提高管理工作的效率。辦公室管理工作所涉及的內(nèi)容和方面較多，管理過程較為繁瑣。一個科學(xué)、高效的管理流程，可以有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

由于辦公室的工作的特點和性質(zhì)，決定了辦公室管理人員必須要具備較高的素質(zhì)，同時在知識結(jié)構(gòu)方面，必須要不斷地更新，不斷的補(bǔ)充新的知識，這樣才能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。首先，讓辦公室員工充分認(rèn)識到辦公室工作對于素質(zhì)和技能要求的迫切性，從“被動學(xué)”轉(zhuǎn)為“主動學(xué)”;其次，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，企業(yè)要提供各種學(xué)習(xí)的平臺和機(jī)會，創(chuàng)造濃郁的學(xué)習(xí)氛圍;然后，加大考核獎罰的力度，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，通過考核手段和方式，激勵員工自主學(xué)習(xí)，形成一種講學(xué)習(xí)、重學(xué)習(xí)的思想傳遞，讓辦公室員工在學(xué)習(xí)的過程中，提高素質(zhì)，提升技能，不斷適應(yīng)崗位的新要求。最后，結(jié)合企業(yè)的實際，適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)性高、素質(zhì)高的行政專業(yè)技術(shù)人才，通過引入人才，提高辦公室管理的工作效率。

總之，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)開始不斷發(fā)展壯大，辦公室作為綜合性的管理服務(wù)部門，是企業(yè)中不可缺少的組成部分。辦公室管理水平對企業(yè)工作的順利進(jìn)行有著直接的影響，提高辦公室管理水平，不僅能有效提高企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量，還能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬東亮.新時期企業(yè)辦公室管理實踐思考[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2015，04：3.

[2]朱焱.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑探索[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，05：82-83.