淺析檔案管理工作

摘 "要：檔案管理工作，在單位工作中的意義不容忽視，只有構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理體制，加強(qiáng)科學(xué)化的管理水平，不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理，理論與新技術(shù)。才能使檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有利保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理人員的素質(zhì);計(jì)算機(jī);

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-10-00-01

為了適應(yīng)新形勢(shì)，跟上時(shí)代的步伐，更好的發(fā)揮檔案作用，檔案管理工作，必須拋棄原來(lái)的管理模式，更新觀念思想，提高管理人員素質(zhì)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面下狠功夫，本文將指出檔案管理工作存在的問(wèn)題及如何提高檔案管理工作

檔案管理礎(chǔ)工作存在許多問(wèn)題，主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)且一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多;二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍;三是大部分案卷缺少，卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用;四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn);五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷。

如何提高檔案管理工作呢？首先

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作的發(fā)展，和現(xiàn)代化的需要對(duì)檔案管理工作者提出的新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能，已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，和實(shí)際工作能力，還要樹(shù)立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，檔案管理知識(shí)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是至關(guān)重要的，所以建立一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍是目前最緊迫的任務(wù)。

二、提高檔案管理工作的措施分析

（一）加大投入力度，扎實(shí)工作基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行高度重視，將其列入日常工作日程，并構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期的進(jìn)行檔案檢查指導(dǎo)等，有關(guān)部門應(yīng)從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設(shè)等方面。建立檔案專用資金。并對(duì)檔案室，閱檔室，及辦公室合理分開(kāi)。

（二）建立符合實(shí)際情況的有效制度。中國(guó)古語(yǔ)有云：沒(méi)有規(guī)距不成方圓，此話中所包含的道理，同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關(guān)完善的管理制度，就很難做好檔案管理工作。建立健全科學(xué)合理、規(guī)劃性強(qiáng)、符合現(xiàn)代檔案管理工作的一系列制度，是確保檔案管理工作有序科學(xué)進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障，要建立真正科學(xué)合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應(yīng)當(dāng)吸取他人已有經(jīng)驗(yàn)成果的同時(shí)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，綜合形成適合自己?jiǎn)挝坏臋n案收集整理歸檔等管理制度。

三、提高信息化管理水平

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來(lái)的單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子、硬盤等多種載體共存的局面，然而通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有一些高校信息化設(shè)備依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索，依然主要依靠手工來(lái)完成，此外電子的利用率極其低，嚴(yán)重的制約了檔案管理工作的發(fā)展和利用價(jià)值。造成資源浪費(fèi)。

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序、排列打印，既降低了人為因素在為主體的歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，降低了出錯(cuò)率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關(guān)鍵詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案得的作用。在現(xiàn)代化過(guò)程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開(kāi)發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理工作提出了新要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之隨新舊信息時(shí)代的到來(lái)，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過(guò)程中，特別是隨著我國(guó)高等教育改革的日益深化，檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對(duì)高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從提高管理人員素質(zhì)、完善各項(xiàng)規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面來(lái)闡述如何在新形勢(shì)下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

加強(qiáng)檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。