基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進措施

摘 要：基層衛(wèi)生院檔案管理存在重視程度不夠，管理力量薄弱、管理水平不高、管理手段落后，管理人員素質(zhì)良莠不齊和檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全等問題，各單位應(yīng)根據(jù)實際情況，采取強化組織領(lǐng)導，健全檔案管理制度，加強培訓提高管理人員素質(zhì)，采用信息化管理手段，完善檔案信息化管理的軟硬件配套設(shè)備和設(shè)施等得力措施，充分利用檔案提供的有效信息，為居民提供高效優(yōu)質(zhì)的衛(wèi)生保健服務(wù)，不斷提高醫(yī)院管理水平，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院 存在問題 改進措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）01（b）-0197-01

對于基層衛(wèi)生院來說，醫(yī)院檔案是在從事醫(yī)療、衛(wèi)生保健、健康教育、科研教學、藥品和衛(wèi)生管理以及其他各項相關(guān)活動中形成的以不同載體、不同形式表征的具有保存價值的歷史記錄，檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，作為醫(yī)院管理的一個有機組成部分，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和保證優(yōu)質(zhì)、高效提供衛(wèi)生服務(wù)的重要保證，有著其獨特而重要的意義。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是我國三級醫(yī)療預(yù)防保健網(wǎng)的最底層，更應(yīng)該重視檔案尤其是健康檔案的管理工作。為更好地發(fā)展醫(yī)院檔案的應(yīng)有作用，作者結(jié)合實際工作，總結(jié)分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進措施。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

隨著科技技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，從業(yè)人員文化水平的提高，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用為人們所認識并得到重視。由于存在以下問題，醫(yī)院檔案工作仍無法適應(yīng)日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作的需求。

1.1 檔案重視程度不夠

長期以來，基層衛(wèi)生院部分人員尤其是單位領(lǐng)導認為檔案管理只要不丟失，不涉密，能符合相關(guān)部門的要求就可以了，不是單位的主業(yè)，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，根本認識不到檔案工作在醫(yī)院管理和發(fā)展中的作用。由于不同單位及其領(lǐng)導對檔案管理的認識和重視程度不同，有的衛(wèi)生院無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求。

1.2 管理力量、管理手段和管理水平存在的問題

衛(wèi)生院一般都按照國家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療常規(guī)制訂了嚴格的各項管理制度和職責，但是很少涉及有關(guān)檔案管理相關(guān)制度、職責和考核標準的內(nèi)容，檔案管理模式不規(guī)范不統(tǒng)一，甚或應(yīng)付了事。不完善的管理制度，致使衛(wèi)生院不重視統(tǒng)一收集有價值的檔案信息資料，造成收集率低下，信息與檔案管理相脫離的局面，不能保證檔案管理的完整性和系統(tǒng)化，不能合理整合衛(wèi)生院信息資源，更談不上檔案的科學管理和信息化，難以適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。

1.3 管理人員水平良莠不齊

衛(wèi)生院檔案管理人員多是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的非專業(yè)人員，其專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等參差不齊，且崗位經(jīng)常更替。多數(shù)管理人員根本沒有檔案專業(yè)知識教育和培訓的經(jīng)歷和過程，不太了解檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性和基本要求以及檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂的基本流程，檔案收集意識淡薄，難以適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的需要。

1.4 檔案室硬件設(shè)施不齊全

衛(wèi)生院醫(yī)療用房一般較為緊張，檔案用房狹小，管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，難以滿足檔案管理標準的要求。有的衛(wèi)生院檔案多、用房狹窄、潮濕、沒有配套的“六防”設(shè)備，可使檔案出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，檔案的美觀整潔和完整性受到破壞。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，但檔案管理較少應(yīng)用，不利于檔案的收集、利用和信息化，難以滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。盡管現(xiàn)今用計算機軟件管理健康檔案，但存在管理混亂，不能很好地使用等諸多問題。

2 醫(yī)院檔案管理的改進措施

2.1 加強組織領(lǐng)導領(lǐng)導

做好檔案管理的重要保證和科學管理的前提是領(lǐng)導重視。衛(wèi)生院領(lǐng)導要將檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展和管理有機組成，形成中遠期規(guī)劃，做到與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要在職工中大力宣傳檔案管理的意義和作用，通過學習檔案法律法規(guī)和收集的范圍，充分認識檔案尤其健康檔案在促進衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的作用，認識到檔案與醫(yī)院日常工作的緊密聯(lián)系，更好地管理檔案，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的支撐。要注重檔案管理隊伍優(yōu)化，選擇責任心和業(yè)務(wù)能力強的相關(guān)相近專業(yè)人員從事檔案管理工作，通過自學、參加培訓等方式進行業(yè)務(wù)教育和培養(yǎng)，注重自身專業(yè)水平提高，充分發(fā)揮管理人員的積極性和能動性，努力掌握科學管理的原則和方法，不斷提高工作效率和檔案及其信息化質(zhì)量。

2.2 健全檔案管理制度

檔案管理是一項條理性和嚴肅性較強的枯燥機械性工作。建立健全管理規(guī)章制度，檔案管理的隨意性可得到降低，促使檔案管理工作得到健康持續(xù)發(fā)展。衛(wèi)生院必須立足本單位實際，依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，逐步完善檔案管理基本流程的各項規(guī)章制度和規(guī)范，使檔案管理的有章可循，有法可依，在明確要求和制度約束下高質(zhì)量完成管理工作。要統(tǒng)一管理和統(tǒng)一考核衛(wèi)生院各個門類和不同載體的檔案，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)有機結(jié)合起來，做到同步發(fā)展。

2.3 提高檔案管理人員整體素質(zhì)的措施

要采取各種措施不斷提高專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件引進和培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，同時加強業(yè)務(wù)培訓，采用請進來派出去的形式，學習和掌握前瞻性知識，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

2.4 信息化管理手段的充分利用

信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，這促使檔案管理要在上水平做文章。為不斷提高檔案管理的效率和水平，衛(wèi)生院必須合理運用現(xiàn)代科技新成果和管理手段，實現(xiàn)檔案信息化。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備現(xiàn)代化設(shè)備，采用檔案管理系統(tǒng)輔助完成傳統(tǒng)手工操作的工作內(nèi)容，這可顯著降低管理人員的工作量，大幅度提高工作效率。具備條件的衛(wèi)生院，應(yīng)在局域網(wǎng)絡(luò)上納入相關(guān)提高業(yè)務(wù)水平的檔案目錄和部分內(nèi)容，促進部門和院際之間的相互連通，做到資源共享，滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求。

2.5 完善檔案信息化管理的軟硬件配套設(shè)備和設(shè)施

加強檔案信息化，必須舍得投入，配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備和設(shè)施，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。要充分利用其存儲衛(wèi)生院所有相關(guān)促進醫(yī)院發(fā)展的檔案資料并使之網(wǎng)絡(luò)化，著力做好健康檔案的及時更新和補充，形成系統(tǒng)內(nèi)部所有人員（設(shè)定不同權(quán)限）查找、閱讀和充分利用，提高工作效率，為居民提高高效優(yōu)質(zhì)的衛(wèi)生服務(wù)。同時，利用微機管理檔案資料，可以降低檔案保管的有效空間，更加方便簡單地保存信息，減少了病人隱私和單位秘密泄露的風險?；鶎有l(wèi)生院必須從實際情況出發(fā)，爭取上級部門的支持和援助，充分利用計算機及其相關(guān)軟件，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。同時，還要采取有效手段做好系統(tǒng)維護，尤其是應(yīng)及時有效處理系統(tǒng)運行中存在的和出現(xiàn)的問題。

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