從博弈的角度分析解決高校檔案歸檔問題

摘 要：檔案收集歸檔困難，這是一直以來困惑高校檔案工作者的問題。作者首先分析了近5年來，其所在檔案部門檔案歸檔的現(xiàn)狀。用博弈論中“囚徒困境”的模式和方法，分析了高校檔案部門和各立檔單位之間的博弈關(guān)系；以量化的方式來定義和詮釋歸檔獲益或損失，使人們對檔案收集歸檔工作在高校整體工作中的地位和作用以直觀化的認(rèn)識。在文章后半部分，作者提出可以通過建立歸檔獎懲制度、檔案人員全力付出和法律制裁三種手段來解決檔案歸檔問題。

關(guān)鍵詞：高校 檔案歸檔 博弈 檔案人員素質(zhì) 檔案法制建設(shè)

中圖分類號：G643 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）01（b）-0201-03

本人在高校檔案館工作已經(jīng)十余年了，一直奮戰(zhàn)在檔案收集的第一線，深感檔案歸檔的困難。大家請看下面一組統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

從上面這個數(shù)據(jù)可以看出，50%的立檔單位沒有歸檔；而在已經(jīng)歸檔的單位中，歸檔較全的單位也只有50%左右。這兩個50%說明了我們檔案收集工作是多么的困難！檔案收集工作是檔案其它工作的基礎(chǔ)，檔案歸檔率、歸全率直接影響?zhàn)^藏的數(shù)量、質(zhì)量。沒有豐富的館藏，檔案工作下面的鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)就無從做起。本人在工作之余參加了情報學(xué)研究生課程的學(xué)習(xí)，其中一門課叫信息經(jīng)濟(jì)學(xué)，老師給我們介紹了博弈論的概念。這讓我靈機一動，能不能用博弈的思想來促進(jìn)檔案歸檔工作呢？

下面我以檔案收集的例子，從博弈理論中“囚徒困境”的角度分析一下高校立檔單位人員的歸檔心理。

先簡單介紹一下高校檔案的歸檔流程：各立檔單位有負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員。檔案員按照歸檔范圍和要求，整理各部門的檔案。整理內(nèi)容包括立卷、排序、打印頁碼、編制卷內(nèi)、移交目錄。這些完成后由各部門負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)檢查，然后由檔案員將檔案移交檔案館。檔案是在一項工作中形成，在工作完成后歸檔的文件材料。所以從文件生命周期的角度，在一項工作進(jìn)行中，文件的價值很大。但工作結(jié)束后，它的價值會減退，存檔主要是為了今后工作的憑證和參考作用?！罢f起來重要，干起來次要，忙起來不要”的這個特點，是檔案歸檔難的重要原因。我們假定，一個高校立檔單位有甲、乙兩個檔案員，面對他們的是需要整理歸檔的檔案。我們先不考慮不歸檔會給學(xué)校歷史文化傳承帶來的影響，如果不整理一卷檔案，減少了工作量，得益是1個單位，如果整理一卷檔案，增加了工作量，得益是0個單位，用得益矩陣來分析一下甲、乙二人的得益情況。（如表2）

表2中陰影部分指最佳策略。

通過上面這個得益矩陣我們可以看出，如果甲選擇整理，乙的最佳策略是不整理；如果甲選擇不整理，乙的最佳策略也是不整理。如果乙選擇整理，甲的最佳策略是不整理；如果乙選擇不整理，甲的最佳策略也是不整理。通過這樣的分析可以得出，在這場簡單的博弈中，納什均衡應(yīng)該是（不整理，不整理）。面對這樣一堆需要整理的檔案，每個人都想如果自己不整理，減少了工作量；如果整理，從此這就是自己工作的一部分了，推也推不掉，工資又沒有增加。我整理了，別人就不用整理了，自己豈不是吃虧了。

剛才我們在分析得益時沒有考慮如果都不整理移交檔案，會造成檔案的流失，會使學(xué)校的歷史文化財富受到損害這個因素。檔案有著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)代、著眼未來的重要作用，這是正的外部效應(yīng)。保存或是不保存檔案兩個決策的結(jié)果，在這個外部效應(yīng)上也應(yīng)反映出來。但是根據(jù)實際情況，對于保存檔案的當(dāng)時和以后的一段時間內(nèi)，歷史文化財富的損失問題暫時看不到，而不整理不移交檔案，可以減少工作量這個利益是擺在眼前的。我們現(xiàn)在假定，不保存檔案對于歷史文化財產(chǎn)的破壞可以預(yù)期、量化，而且可以分?jǐn)偟矫糠輽n案上。前面的關(guān)于得益的規(guī)定不變，再規(guī)定，如果少保存一份檔案，就會損失一個單位的歷史文化財富，而且甲、乙雙方都是均等的，也就是甲喪失了一個單位的歷史文化財富，乙也失去了一個單位的。我們來分析一下這個得益矩陣（如表3）。

在這個得益矩陣中，我們分析不出哪一組是納什均衡。但是可以得出這樣的結(jié)論：在甲選擇整理檔案的前提下，無論乙選擇整理還是不整理得益均為0；在甲選擇不整理的前提下，無論乙選擇整理還是不整理得益均為-1；反之亦然：在乙選擇整理的前提下，無論甲選擇整理還是不整理，得益均為0；在乙選擇不整理的前提下，無論甲選擇整理還是不整理，得益均為-1。這樣，對方選擇整理，則對自己是有益的。這就出現(xiàn)，雖然大家都知道不保存檔案會對歷史文化財產(chǎn)造成損失，但每個人都想如果自己不整理，只要別人整理保存檔案就可以了，自己卻可以得利；如果其他人都不保存只有自己保存，則歷史文化財產(chǎn)也保護(hù)不了，還不如自己也不整理，最后的結(jié)論是不整理檔案、不給自己增加工作量還是合算的。按照這個推理，高校中的許多部門不愿意整理保存檔案也就不足為怪了。如果不整理保存檔案，干完一項工作，檔案就隨之銷毀，不給每個人增加工作量，每個人都有得益，這也沒什么?？膳碌木褪菣n案就這樣一份份損失下去，人類的歷史文化就將消失殆盡，我們能給后世子孫留下些什么呢？

這就是人類社會中存在的群體行動的悲劇。群體悲劇是指群體遭受的難以抗拒的災(zāi)難，這種悲劇是群體的，而非個人的。檔案屬于公共資源，對公共資源悲劇的防止有三種辦法：第一種是制度上，高校建立嚴(yán)格的檔案歸檔獎懲制度；第二種是情感上，檔案部門要無私付出；第三是法律化。

第一，通過高校職能部門參加博弈，防止公共資源悲劇發(fā)生。我們?nèi)约俣?，不考慮成本，不整理一份檔案，減少工作量的得益是1個單位，仍損失1個單位的歷史文化財富；而高校規(guī)定，不整理保存一份檔案的罰款是-10個單位；整理保存檔案的得益仍為0。我們來分析一下得益矩陣（如表4）。

在甲選擇整理保存檔案的情況下，甲的得益當(dāng)然是0，乙如果也選擇整理保存，其得益也為0。在甲選擇不整理檔案的情況下，如果乙選擇整理，則乙的得益是-1，因為甲不整理損失掉了1個單位的歷史文化財富，這種損失乙也要承受；在甲選擇不整理，乙選擇整理的情況下，甲的得益是：（-1）（損失掉的1個單位歷史文化財富）+（-10）（不整理檔案的罰款）=-11個單位；在甲選擇整理，乙選擇不整理的情況下，乙的得益是：+（-1）（損失掉的1個單位的歷史文化財富）+（-10）（不整理檔案的罰款）=-11個單位。在甲、乙共同選擇不整理檔案的情況下，二人的得益是一樣的，以甲為例，得益為：（-1）（自己不整理檔案損失掉的1個單位的歷史文化財富）+（-1）（乙不整理檔案損失掉的1個單位的歷史文化財富）+（-10）（不整理檔案的罰款）=-12。通過分析可以得出，上面這個得益矩陣中的納什均衡應(yīng)該是（整理，整理）。

最后的結(jié)果是（0，0），讓人覺得有些奇怪，為什么最優(yōu)的結(jié)果是0呢？這存在一個近期和長遠(yuǎn)效益的問題。目前，整理一份檔案，相對于個人而言是舉手之勞，但也沒什么利益可言，得益自然是0。但0也總比負(fù)數(shù)好。最關(guān)鍵的是，現(xiàn)在是0，子孫后代可以享受到成千上萬，這不是造福子孫的事情嗎？

但是，作為高校職能部門不可能查處每一個不整理保存檔案的人，就象偷稅漏稅一樣，盡管國家有嚴(yán)格的制度和有力的措施，但還是有人漏網(wǎng)。高校每個部門、每個工作人員一天要形成多少跟工作有關(guān)的文件材料，這些材料中又有多少對今后工作有查考、憑證價值？在人類歷史文化財富中占多大的作用？我們不可能“有文必檔”。鑒于此種情況，高校職能部門就要研究出抽查的概率，即如何用較小的人力和物力來實現(xiàn)對學(xué)校檔案歸檔的管理。下面我們通過博弈理論中“監(jiān)督博弈”的原理來分析一下。我們假定博弈的一方是高校立檔單位檔案員張三，他面對需要整理歸檔的文件材料，一是不整理歸檔；二是整理歸檔；博弈的另一方是高校的檔案監(jiān)督部門，比如檔案管理委員會，可以選擇檢查或不檢查。我們來分析得益矩陣（如表5）。

我們假定C為委員會派人檢查的成本；（C

S為不歸檔的罰款；

N為檔案；

P為是委員會檢查的概率；

1-P為是委員會不檢查的概率；

Q為張三不歸檔的概率；

1-Q為張三歸檔的概率；

委員會檢查和不檢查的概率分別為：

檢查：（N+S-C）Q+（N-C）（1-Q）= SQ+N-C

不檢查：0×Q+N×（1-Q）=N-NQ

張三不歸檔和歸檔的得益分別為：

不歸檔：（-N-S）P+N（1-P）=-2NP-SP+N

歸檔：-NP+（-N）（1-P）=-N

對于檔案管理委員會來說，當(dāng)檢查和不檢查得益相等時，是最佳策略；即：

SQ+N-C=N-NQ

Q=C/N+S

對于張三來說，當(dāng)不歸檔和歸檔得益相等時，時最佳策略；即：

-2NP-SP+N=-N

P=2N/2N+S

所以，在這場博弈中，對于檔案管理委員會的混合策略納什均衡應(yīng)是（檢查概率，不檢查概率）——（2N/2N+S， S/2N+S）；

對于張三的混合策略納什均衡應(yīng)是（不歸檔概率，歸檔概率）——（C/N+S， 1-C/N+S）。

我們假定，歸一卷檔案，獲利一個單位，即N=1；不歸檔也為一個單位，即S=1； 檔案管理委員會檢查成本也為一個單位，即C=1。下面我們把數(shù)字代入，看看是個什么情況。

檔案管理委員會的納什均衡應(yīng)為（檢查概率，不檢查概率）——（2/3，1/3）；

張三的納什均衡應(yīng)為（不歸檔概率，歸檔概率）——（1/2，1/2）；

在這種情況下，檔案管理委員會檢查的次數(shù)是多于不檢查次數(shù)的，因為張三不歸檔與歸檔的概率一樣。

我們再假定，不歸檔案，減少了工作量，仍獲利一個單位，即N=1；但不歸檔罰款增加10倍，即S=10；檔案管理委員會檢查成本提高一個單位，即C=2，我們把數(shù)字代入看看。

檔案管理委員會的納什均衡應(yīng)為（檢查概率，不檢查概率）——（1/6，5/6）；

張三的納什均衡應(yīng)為（不歸檔概率，歸檔概率）——（2/11，9/11）；

在提高了罰款10倍的情況下，盡管我們提高了檢查成本，但還是得到了我們希望看到的結(jié)果，檔案管理委員會檢查的概率比不檢查的概率要小，而且張三的不歸檔概率比歸檔的概率要小。我們還可以繼續(xù)實驗下去，隨著罰款的提高，在保證檢查成本在要求的范圍內(nèi)，結(jié)構(gòu)會更令我們滿意的。通過上面的分析和比較，我們可以得出這樣的結(jié)論：為了控制高校立檔單位檔案員歸檔率，高校必須成立檔案管理委員會，制定嚴(yán)格的高校檔案歸檔獎懲制度，加大對不歸檔部門的經(jīng)濟(jì)處罰。

第二，檔案部門通過無私付出，曉之以理，動之以情。高校檔案各立檔部門，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員，各方面素質(zhì)都很高。從道理上，他們都了解檔案對學(xué)校的意義，也都明白歸檔工作的重要性。但因為檔案工作本身的性質(zhì)決定了，這是一項可以暫時滯后的工作。隨著時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，數(shù)字時代的到來，各個部門的工作節(jié)奏越來越快，產(chǎn)生的需要歸檔的檔案也越來越多。多年來，高校行政人員數(shù)量一再被控制，因此行政部門多年來都是一人承擔(dān)多項工作。在如此緊張繁忙的工作中，歸檔工作被一再滯后進(jìn)行，也是可以理解的。在有嚴(yán)格歸檔制度的保駕護(hù)航下，作為高校檔案館室，還要繼續(xù)加大力度宣傳檔案工作的重要性。積極開發(fā)館藏資源，主動為立檔單位提供信息服務(wù)。只要是立檔單位對檔案利用有需求，檔案部門就要采取多種方式提供便捷：網(wǎng)上傳輸、傳真、電話等等。要讓立檔單位體會到整理歸檔的好處、甜頭。事實證明，立檔單位中，凡是歸檔工作一直做得較好的單位，會越做越好。往往是今年移交了5卷，明年就會交10卷。因為檔案部門服務(wù)工作到位，讓這些單位覺得把檔案放到檔案部門放心，利用起來方便。所以我們檔案部門的服務(wù)工作要提前做，做到位！這才是制定歸檔獎懲制度的有力保障！

第三，在有制度保證、檔案部門又全力付出的情況下，還要有法律保障。在我國法制化進(jìn)程不斷推進(jìn)的過程中，檔案法執(zhí)行力也亟待增加。事實上，如果法律履行的成本不是很高，人們就會選擇倫理法律化，即對選擇“非持續(xù)”者重罰。檔案的整理、保管、利用，是對可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的很好體現(xiàn)。對于不整理檔案、不像檔案部門移交檔案的行為，只要社會倫理意識的一致性程度足夠高，社會就能在公共選擇中確定為法律制度，并認(rèn)同這種法律制度。每年的6月9日是國際檔案日，檔案部門應(yīng)該抓住這些契機，積極宣傳檔案法。在“檔案資源可持續(xù)利用”倫理原則法律條件下，人們也會按此目標(biāo)行事。一旦形成了社會認(rèn)同，人們對保證這種認(rèn)同的法律也隨之理解和支持，法律的執(zhí)行力也會大大提高！

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