醫(yī)院電子檔案管理面臨的問題分析與改進對策

摘 要：現(xiàn)今社會飛速進步，科學技術的發(fā)展日新月異，醫(yī)院的信息管理技術也隨之不斷發(fā)展，現(xiàn)今醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)逐步被電子文件檔案所取代，深入思考電子文件的歸檔問題，研究保證電子文件安全的措施已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院亟待解決的重要問題，這也是日常檔案管理者必須要面對的問題之一。以此為背景，該文就醫(yī)院電子檔案管理正在面對的問題進行簡要分析，提出電子文件歸檔管理中存在的問題，并分析這些問題存在的原因，同時提出解決方法。

關鍵詞：醫(yī)院 電子檔案 管理

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）01（b）-0192-01

網(wǎng)絡的普及、計算機的應用使日常生活更加豐富多彩，同時將它應用在各單位文件的管理上更是體現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，在醫(yī)院等行業(yè)中實施電子檔案管理已然成為必然趨勢。尤其近年來信息技術產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，過去的紙墨記錄、照相記錄、傳遞的行政公文、圖書、圖文、影像資料等均可形成電子文件，管理者可直接通過計算機進行管理，由此而生成的電子文件需及時收集、歸檔，并將其長期保存，因而形成電子檔案。因此，大型醫(yī)院檔案管理者面臨著如何建立完善的電子檔案管理制度等一系列問題，這也成為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設的重要內(nèi)容之一。

1 醫(yī)院電子檔案在歸檔管理等方面存在的問題

1.1 電子文件獨立存在不具有相當?shù)膬r值

醫(yī)院的電子文件是紙質文件在生成、運轉中所產(chǎn)生的附屬品，不具有獨立存在的意義。因此，紙質文件尚不能被電子文件取代。并且許多單位并沒有明確的電子文件管理制度，電子文件被隨意增、刪、改，使原始的電子文件失去其存檔保存的意義。

1.2 歸檔文件的存儲安全得不到保障

諸多醫(yī)院在整理文件時只是將所需文件直接存儲在計算機硬盤存儲器上，一旦計算機本身或信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可能導致所歸檔的文件損壞甚至完全丟失。計算機的使用是電子檔案管理的有力手段。但是，伴隨著計算機網(wǎng)絡的使用必然會誕生與之相對應的安全問題。眾所周知，醫(yī)院里的電子檔案是需要保密的，并可能具有重要的應用或商業(yè)價值。因為電子檔案中儲存著許多非常寶貴的資源，這也是許多懷有不良意圖的黑客攻擊這些醫(yī)院的網(wǎng)站來盜取重要信息資源的原因。一旦信息被盜取，就有可能給醫(yī)院帶來不可估量的損失。因此，保證信息安全成為電子檔案管理工作的重點及難點。

1.3 文件歸檔前不對其真實性進行核實

文件歸檔前應對文件進行甄別，只有具有真實性的文件才具有歸檔的價值。而現(xiàn)在大多企事業(yè)單位在文件歸檔前大多不進行辨別、鑒定，這導致大量具有寶貴價值的文件與價值不大或真實度不高的文件被歸檔在一起，從而使歸檔工作難度增大。

1.4 電子檔案易出現(xiàn)管理混亂問題

大部分醫(yī)院是由綜合檔案室管理會計、文書、基礎建設、人事調動、科學技術及設備檔案。按照醫(yī)院行業(yè)的相應要求，病案室專門管理病例。而病理切片、檢驗、日常辦公等產(chǎn)生的檔案則由各自科室自行管理。沒有一個綜合的管理制度，必然會導致管理的混亂，這也不利于信息的查詢及利用，更加無法保證檔案信息的真實與安全。

1.5 電子檔案管理者的專業(yè)素質問題

醫(yī)院多是醫(yī)學專業(yè)技術人員，檔案管理等一系列附屬工作多由行政、醫(yī)療技術部門轉崗者完成，專業(yè)從事檔案管理人員稀缺。不僅如此，檔案管理崗位還存在人員流動性強、人員老化、檔案管理者的專業(yè)知識老化不能適應當前的檔案管理工作等問題。

2 改進對策

2.1 改變固有觀念，適應形勢發(fā)展

中國人素來有繼承先人習慣的良好傳統(tǒng)，但是不可否認為了追趕時代的步伐，我們必須學會與時俱進，想在優(yōu)勝劣汰的社會中擁有一定的社會地位，就必須具備專業(yè)的技能，想成為一名專業(yè)的檔案管理人員，就要要充分的意識到電子文件歸檔工作的重要性，要根據(jù)形勢的發(fā)展不斷更新固有觀念，勇于接受新事物。定期參加關于電子檔案管理的專業(yè)培訓，以便更好完成新時期的檔案管理工作。

2.2 建立健全的電子檔案安全管理制度

盡可能實施機器專門使用，在檔案室設置管理文件專用的計算機，并嚴禁在這些計算機上進行其他活動，這樣一方面保證計算機里面的數(shù)據(jù)不會輕易被修改，也可減少病毒的傳播，從而加強檔案信息的安全。建立自己的檔案管理系統(tǒng)，并對其進行嚴格的密碼保護，及時更新病毒查殺軟件，以保證所保存的電子檔案安全，不被外來病毒侵害。定期有專業(yè)人員對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性進行確認。

2.3 文件歸檔前保證其真實性，并按其價值進行分類

由于電子檔案種類繁多，信息繁瑣，所以在歸檔電子文件之前，應該由專人確定其是否真實、是否完整。確定電子文件的價值，并按照其價值級別進行分類保存。這也為以后的檢測和維護創(chuàng)造了有力條件。

2.4 建立完善的管理制度

面對醫(yī)院檔案類別多、信息量較大，可建立電子數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)檔案管理無紙化。分別建立醫(yī)院、檔案室、科室三級網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，明確各級系統(tǒng)的職責及要求，將操作流程統(tǒng)一體化，形成一套具有明確步驟的檔案管理操作方法。通過信息技術，實現(xiàn)醫(yī)院整體上的資源共享，為查檔人員提供便利，從而使醫(yī)院運行成本降低，同時檔案利用率也相應的到提高。保存工作過程中對電子文件的修改信息，如：發(fā)生修改、刪除、增補等情況，也應及時記錄并注明原因。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素質

許多檔案管理過程中出現(xiàn)的問題都是由于人為原因造成的，如何提高管理人員的工作效率也就成為了一個必然要面對的問題，以提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)為目的，在醫(yī)院內(nèi)部，或者在專門的培訓機構對管理人員進行專業(yè)知識培訓及學術交流，使醫(yī)院檔案管理人員及時掌握先進的檔案管理理念，以適應檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問題，保證更好的完成新時期的檔案管理工作。對檔案管理人員建立合理的晉升機制，對檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予適當獎勵，充分調動人員的積極性和工作熱情，促使檔案管理人員更高效的完成檔案管理工作。

3 結語

伴隨著計算機技術和網(wǎng)絡信息技術的飛速發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中徹底應用計算機及網(wǎng)絡技術已成為必然趨勢。但在原始檔案轉變成電子檔案以及已成型的電子檔案的管理中仍存在很多問題，為使電子檔案的管理走向成熟，需制定一套嚴謹、科學的電子檔案管理操作規(guī)范，使電子檔案管理人員工作有標準可依。同時，醫(yī)院的檔案管理方面隨時會有新的變化出現(xiàn)，為加強對計算機安全的監(jiān)控并及時解決出現(xiàn)的新問題，管理者應不斷創(chuàng)新，不斷學習，不斷的提高自己的專業(yè)能力，所有人員都用一種創(chuàng)新的精神去改進工作，相信在不久的將來，醫(yī)院電子歸檔的管理系統(tǒng)一定會更加完善，能更好的為群眾服務。

參考文獻

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