淺析開放大學學生檔案管理工作

摘 要：學生檔案管理工作是院校的一項重要工作，關系到學生的學習和就業(yè)。該文首先從學生和學校的角度，簡述了開放大學學生檔案管理工作的重要性；其次，客觀描述了目前開放大學學生檔案管理工作中普遍存在的若干問題，如：學生檔案管理混亂、檔案管理意識淡薄、檔案資料收集不及時等，并對這些問題的產生原因進行了具體的的分析；最后，依據(jù)產生這些問題的原因，從建立健全規(guī)章制度、加強檔案填寫者的檔案意識、提高檔案管理人員的素質以及增加檔案管理投入等方面提出解決的辦法。

關鍵詞：開放大學 學生檔案 管理工作 解決辦法

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）04（a）-0189-01

1 開放大學學生檔案管理工作的重要性

開放大學教育對象廣泛，學生層次參差不齊，既有全日制高職學生，也有進修的開放教育學生。設置的課程種類很多，涉及的內容豐富。無論是從學生還是學校的角度看，加強學生的檔案管理工作都有很重要的作用。

（1）從學生的角度。學生檔案管理是學校的重要資源，也會加強對學生管理的重要手段。學生在接受一定階段的教育以后，可以通過檔案對比，分析其能力提升和知識增加的重要依據(jù)，是評價學校教育質量的重要方式。

（2）從學校的角度。加強對學生檔案的管理，是不斷提升學校教學質量的重要基礎。通過加強對學生檔案的管理，可以有效檢驗出學校在教學管理中是否還有漏洞，對學校的后續(xù)發(fā)展具有重要作用。此外，還可以將整個學校各個專業(yè)的教學方法和教學水平放在一個更加全面的角度進行比較，形成良性競爭氛圍。學校領導和教師在這種競爭氛圍中，將會投入更多精力轉變教學理念、教學模式、教學方法，促進學校教育教學水平和管理水平。

2 開放大學學生檔案工作中存在的問題

2.1 學生檔案管理混亂

當前，開放大學對學生檔案管理存在重視程度不夠、認識模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。學生檔案的管理規(guī)范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規(guī)范，在一些開放院校中，至今還在沿用傳統(tǒng)手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

2.2 學生檔案管理意識淡薄

學生檔案管理具有很強的原則性、準確性和計劃性，但是許多開放大學院校領導卻忽視了對檔案管理人員隊伍建設，其學生檔案管理意識的淡薄，重視的不到位，重要性認識的不足，很難將那些高效、先進、科學的檔案管理理念引入到成人學生檔案管理領域，檔案管理人員隊伍建設滯后，檔案管理人員素質和能力參差不齊。此外，開放大學的很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規(guī)、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

2.3 學生檔案資料收集不及時

在院校的學生檔案管理實踐中，由于沒有及時搜集整理相關資料，導致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。第一是招生資料搜集整理的不及時。伴隨開放大學院校辦學招生規(guī)模的擴大，補錄周期的延長，客觀上為學生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。第二是學生成績資料搜集整理不及時。在學校學生人數(shù)不斷增加，再加上現(xiàn)階段學生考試形式更加多樣化，為學校教務管理帶來較大難度，難以對學生成績記錄冊進行及時收集，甚至出現(xiàn)成績單和考試試卷丟失等。第三是學生學籍變動情況搜集整理不及時。如果對學生學籍變動情況沒有及時搜集整理的話，將會導致學生管理部門、教學部門、教學院系在對學生人數(shù)統(tǒng)計時候，數(shù)據(jù)不符等問題，直接影響學生檔案管理質量。

3 開放大學學生檔案管理措施

3.1 建立科學規(guī)范的學生檔案管理規(guī)章制度

當前，高校的學生檔案管理都是由不同的部門分工協(xié)作所完成的。在檔案管理的過程中，檔案管理僅僅只能起協(xié)調的作用，對相關部門不能進行制約。為了能夠使高校檔案管理的效率更高，也為了使檔案管理更加可靠，必須建立科學合理的學生檔案管理體制，明確工作人員在每一個環(huán)節(jié)的責任。通過規(guī)范的檔案管理工作流程，使部門和部門之間進行協(xié)調、配合，認真做好檔案的收集、整理、投遞工作，這樣才能使高校學生檔案管理工作更加的合理、準確。

3.2 加強檔案填寫者的檔案意識

首先，學生檔案內容多數(shù)是由學生本人填寫。因此，學生檔案的填寫者主要是學生本人。其次，學校各科室領導、具體任課老師、班主任、教務人員也會填寫學生檔案，他們也是學生檔案的填寫者。檔案填寫者檔案意識的深淺，決定檔案內在及外在質量。因此，對學生要加強檔案教育，對其他檔案填寫者要提請他們注意，使他們對學生檔案工作有較深的認識和理解，提高他們的檔案意識。

3.3 提高檔案管理人員的責任心和業(yè)務能力

學生檔案雖不是永久或長期保存的檔案，但它與學生的未來工作、生活息息相關。檔案管理人員應有較高的思想政治素質、職業(yè)道德和工作責任心，嚴格按照相關規(guī)章制度認真做好學生檔案管理工作。同時，檔案管理人員要鞏固專業(yè)知識，注重知識更新，不斷提升業(yè)務素質和檔案管理理論水平，在理論學習和實際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容。

3.4 要強化學生檔案管理投入

第一，要強化對學生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設備配置上，給予更多資金投入。院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設備，增添路由器、網絡服務器、復印件、打印機、電腦等辦公設備，提高信息化管理水平。第二，要強化學生檔案管理的軟件資金投入。學生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設備和儀器，同時還要有相應配套的學籍檔案管理軟件，這也是提高學生檔案管理的關鍵所在。院校必須要加大對學生檔案管理軟件的資金投入，強化軟件開發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。

4 結論

學生檔案基本上囊括了學生從入學到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料，因此，科學、合理地利用和管理學生檔案，有利于學生的管理，有利于學校的長遠發(fā)展。鑒于此，開放大學應該從多方面大力提升學生的檔案管理工作力度，增強工作人員責任意識和崗位能力，增進資金的投入，更好的開展學生檔案管理工作。

參考文獻

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