論ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制

【摘 要】在我國信息化技術的發(fā)展進程中，ERP系統(tǒng)為企業(yè)資源配置提供了高效的應用平臺，采購與付款的業(yè)務流程逐漸走向信息化、透明化、規(guī)范化，打破傳統(tǒng)運行模式，實現業(yè)務流程再造，對ERP環(huán)境下采購與付款環(huán)節(jié)的內部控制進行優(yōu)化，完成信息化融洽對接目標已成為企業(yè)內部控制的主要問題之一。本文簡要介紹了ERP環(huán)境下采購與付款的業(yè)務流程和內部控制實施現狀，分析內部控制存在的風險，并提出相應的優(yōu)化措施。

【關鍵詞】ERP系統(tǒng)；采購與付款；內部控制

一、ERP環(huán)境下采購與付款內部控制的實施現狀

1.ERP環(huán)境下采購與付款的業(yè)務流程

在ERP環(huán)境下，采購與付款的業(yè)務流程主要包括采購申請、確定供應商、簽訂合同、商品驗收入庫、貨款結算。企業(yè)各部門根據自身需求提出采購計劃申請，相關人員將采購申請信息輸入到ERP采購模塊中，系統(tǒng)將自動生成采購申請單；采購人員通過詢價或招投標方式將符合規(guī)定資格的供應商信息輸入到供應商數據庫系統(tǒng)中，根據設定好的供應商選擇條件，ERP系統(tǒng)將自動提供供應商優(yōu)選名單，以供相關人員參考使用；確定供應商人選后，系統(tǒng)將自動生成商品采購訂單，與采購申請單進行核對，確認無誤后將訂單信息發(fā)送給供應商，簽訂采購合同；貨到后驗收人員將合格商品的數量、質量等信息輸入到ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)將數據與發(fā)票、訂單進行比較，無誤后完成驗收入庫程序；最后由采購人員提出付款申請，財務人員根據商品驗收情況及發(fā)票開具情況進行資金結算。

2.ERP環(huán)境下采購與付款內部控制的實施現狀

隨著我國信息技術的飛速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始啟用ERP系統(tǒng)管理模式，采購付款模塊的增設為企業(yè)經營發(fā)展提供了高效的運行平臺，與傳統(tǒng)的采購與付款業(yè)務相比簡化了各部門之間的繁瑣流程，提高了員工的工作效率及質量，降低人為操控等因素影響，實現了信息公開化、透明化的發(fā)展狀況，同時企業(yè)采購與付款業(yè)務在ERP環(huán)境下的內部控制制度也得到了很好的完善、提升。在采購申請、訂貨、商品入庫、發(fā)票校驗和付款結算程序中，ERP系統(tǒng)都設置了制單人和審核人兩個崗位，明確操作人員職責權限，單據號自動生成、順序排列，避免人為惡意修改。ERP系統(tǒng)設置了供應商不良信譽預警、催貨提示命令，以確保采購貨物的質量和及時送達效率，避免影響企業(yè)的正常生產運轉。財務人員在存貨檔案中可以設置最高進價，限制商品采購價格，及時分析市場經濟供求狀況，降低企業(yè)財務采購與存貨成本。

二、ERP環(huán)境下采購與付款內部控制的風險分析

1.數據信息風險

在ERP系統(tǒng)中，原始數據信息錄入的準確性、及時性決定了信息集成和管理人員分析總結的成效，是企業(yè)實現從銷售訂貨到車間生產計劃統(tǒng)計，再到物資需求采購計劃的關鍵所在。系統(tǒng)操作人員一旦數據輸入出現錯誤，且未及時發(fā)現、更改，一系列后續(xù)的采購與付款程序都易出現錯誤，錯誤信息在各個需求部門之間傳遞使用，使得數據信息錯誤無限擴散。數據錄入不及時可能造成信息不對稱，對信息使用者造成影響，出現商品重復采購問題。 ERP系統(tǒng)雖然設置了制單人與審核人兩個不同的權限，但在實際操作時容易出現操作者自填自審的現象。由于采購與付款業(yè)務流程是由人工與計算機共同完成的，因此在信息傳遞的過程中可能會出現信息泄露、修改等情況，降低數據信息的安全性。

2.供應商選擇風險

ERP采購系統(tǒng)雖然提供了一個高效的供應商選擇平臺，但需要具備一定的運行前提，那就是市場信息準確無誤，但在實際運行中這是無法達到的，因為受市場壞境、政府宏觀調控政策、操作人員素質能力等因素的影響。供應商的資信評估、雙方談判、合同簽訂等過程是需要人為控制完成的，因此存在根據采購員個人偏好、關聯關系或從中獲利等人為因素來選擇供應商的風險。供應商的數據信息、商品種類、商品價格是否及時更新也會影響供應商選擇方案。

3.商品入庫風險

庫存商品的賬面數量與倉庫實際數量不符是許多企業(yè)常見的現象，ERP系統(tǒng)可以自動審核入庫單與訂單信息是否一致，卻無法保證入庫單數據的真實性、可靠性，商品入庫是由保管員人工完成的，需要在商品的數量、質量、票據上加以把關，因此可能存在將手續(xù)、單據不全或不合格的商品放行入庫的人為因素風險。

4.貨款結算風險

貨款結算是人機結合的控制程序，在實際業(yè)務中，領導往往將審批手續(xù)不齊全或口頭下達的付款任務交給出納進行付款結算，這容易出現對方結算賬戶信息不準確、手續(xù)事后審批時效滯后、財務做賬程序混亂無秩序等不良現象，嚴重影響了企業(yè)財務工作的效率。款項的結算往往會涉及企業(yè)間的人情關，根據關系密切程度來確定貨款結算的先后順序及結算金額多少，影響企業(yè)對外的信譽程度。

三、ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制優(yōu)化

1.數據信息安全可靠的內部控制優(yōu)化

隨著ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)資源管理的不斷深入，應加強對系統(tǒng)的網絡安全管理，定期對系統(tǒng)軟硬件和數據庫進行維護和管理，排除不必要的故障，提升系統(tǒng)的運行效率，防范病毒侵襲，確保數據信息不被他人非法篡改或刪除，建立安全、可靠的網絡信息安全防線。數據信息來源真實可靠、初始錄入準確無誤是信息錄入內部控制的關鍵，這要求相關制單人員充分了解、掌握ERP系統(tǒng)的運用原理與優(yōu)勢所在，對相關操作人員定期作崗位培訓，增強工作人員自身素質，規(guī)定每個人的授權審批范圍，既要工作積極努力又不能超越崗位職責權限，嚴格遵守權責分離制度。ERP系統(tǒng)是一個龐大的運行模式，它需要多個部門共同參與，為了保證信息的安全，相關工作人員應對外做好保密工作，尤其涉及到財務相關信息，防止信息泄露，被競爭對手或不法人員利用，損害企業(yè)利益。

這就需要加強電算化會計工作的安全維護工作，不僅要設置相應的上機口令，而且要制定不同賬戶的使用權限，而且數據復核工作一定要定期嚴格執(zhí)行而且對數據要進行定期備份，對信息系統(tǒng)要進行定期殺毒和操作日志檢查，以期到加強數據信息安全的作用。

2.供應商選擇的內部控制優(yōu)化

為具備真實準確的供應商信息，引進ISO9000質量管理體系，對大額、重要的采購項目，要采區(qū)公平競價或招標方式確定供應商，以確保商品的質量、供貨速度和采購成本。對供應商建立有效的管理系統(tǒng)評審機制，由專門人員單獨對供應商信息資料進行維護，及時對供應商數據信息進行統(tǒng)計、更新，由倉庫保管和商品質檢等相關部門定期對供應商進行審核，杜絕采購部門單方確定供應商的情況發(fā)生。詢價、確定供應商人選和供應商檔案管理三個崗位應分離，實現有效的供應商選擇內部控制。

3.商品入庫的內部控制優(yōu)化

商品驗收入庫時要與對應的采購訂單和供應商供貨單進行核對，信息核對一致時方可入庫，ERP系統(tǒng)中規(guī)定的特殊商品和重要商品驗收時須經授權的專業(yè)質檢人員檢驗，查看是否符合商品質量標準，防止供應商發(fā)送不合格的商品。保管員、質檢員和記賬員應權責分離，防止倉儲部門發(fā)生舞弊行為。

4.貨款結算的內部控制優(yōu)化

為了降低請款單編制時出現遺漏、錯誤、重復付款等風險，應由ERP系統(tǒng)根據采購合同、入庫單、采購發(fā)票等數據信息自動生成請款單。財務人員在辦理貨款結算業(yè)務時，應對采購發(fā)票、結算憑證、入庫單等相關憑證的完整性、真實性和一致性進行檢驗核查，要嚴格執(zhí)行財務付款制度，未經核準的款項暫不支付，審批手續(xù)不全的款項，在補齊手續(xù)資料后才能支付。財務人員要及時核銷已清算的采購付款業(yè)務，對重要的、往來業(yè)務量多的應付賬款、預付賬款賬戶進行嚴格管理，定期與供應商進行對賬，未開發(fā)票的金額應及時要求供應商開具發(fā)票，同時防止中間參與員工發(fā)生徇私舞弊現象，確保財務數據的準確性。

四、總結

采購與付款是ERP系統(tǒng)中兩個重要的管理模塊，要想充分利用信息化技術、提高企業(yè)管理運行模式，ERP系統(tǒng)下采購與付款內部控制的有效實施、控制顯得尤為重要。企業(yè)內部控制體系是一個需要循序漸進、不斷完善的過程，結合企業(yè)自身實際情況，將管理變革新思想與信息技術完美結合，實現企業(yè)事前、事中、事后的高效內部控制制度。

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