高校學(xué)生檔案的信息化管理

摘 要：高校學(xué)生檔案全面反映了學(xué)生的在校成長過程，檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容。當(dāng)前，高校利用信息化來對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，取得了一定的成就，但在實際工作中還存在一定的問題，檔案管理的信息化水平還有待提高。本文探討了高校學(xué)生檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的措施，以期提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；信息化；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.22.205

1 前言

高校學(xué)生檔案管理是教育管理中一個必不可少的部分，檔案記載著學(xué)生在學(xué)校期間的求學(xué)經(jīng)歷和表現(xiàn)情況，是學(xué)校對學(xué)生培養(yǎng)、教育真實情況的反映，也是將來用人單位選擇人才的重要依據(jù)。在信息化高速發(fā)展的今天，高校的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，充分利用信息化的手段對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。但在當(dāng)前，我國的部分高校檔案管理工作的信息化程度還有待提高，為了有效提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，管理檔案管理工作者要正確認(rèn)識當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，積極推進(jìn)檔案管理的信息化。

2 高校學(xué)生檔案信息化管理的意義

2.1 提高了學(xué)生檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作中，檔案管理員靠人工對學(xué)生的檔案進(jìn)行收集、整理和登記，效率和時效性比較低。而信息化技術(shù)為檔案管理員的信息采集、鑒定、保存等工作帶來了便利，有效減輕檔案管理員的工作量，提高了工作效率。此外，高校通過相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)來自動處理學(xué)生的檔案信息，并把結(jié)果放在公共的網(wǎng)絡(luò)平臺上，便于教師、學(xué)生和用人單位權(quán)限查詢、處理學(xué)生的檔案信息，明顯提高了學(xué)生檔案的管理水平。

2.2 提高了檔案管理的質(zhì)量

當(dāng)前，大多數(shù)高校都由學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，學(xué)生處主要靠各學(xué)院的上報來收集學(xué)生的檔案。而學(xué)生檔案里面的信息大多由學(xué)院的輔導(dǎo)員和班主任負(fù)責(zé)整理，通常在學(xué)生畢業(yè)前夕才進(jìn)行突破式的檔案整理工作，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案信息混亂、錯誤的現(xiàn)象[1]。信息化檔案管理可以有效解決這一問題，檔案管理員利用信息化手段對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，為每個學(xué)生建立檔案庫，在錄好基本信息的基礎(chǔ)上，不斷補充錄入學(xué)生的最新信息，并及時對錄入的信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，有效確保了學(xué)生信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，檔案管理工作的質(zhì)量得到提高。此外，當(dāng)用人單位需要查詢學(xué)生檔案時，檔案管理員可以快速、準(zhǔn)確地為其提供學(xué)生檔案，真正發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用，提高了學(xué)校檔案管理的服務(wù)水平。

3 高校學(xué)生檔案信息化管理現(xiàn)狀和相應(yīng)措施

3.1 高校學(xué)生檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1.1 缺乏檔案管理的意識

現(xiàn)階段，高校的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理工作者對檔案信息化管理還沒有足夠的認(rèn)識，檔案管理信息化建設(shè)的步伐還比較緩慢。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理工作是檔案管理部門的工作，對檔案信息化管理建設(shè)的關(guān)注度不夠，沒有給檔案管理部門足夠的人力、物力和財力支持。其次，高校檔案管理部門的工作人員仍然采用傳統(tǒng)的方法對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，沒有充分認(rèn)識到信息化在檔案管理工作中的作用。

3.1.2 信息化基礎(chǔ)設(shè)備較為落后

高校學(xué)生檔案的信息化管理工作需要依賴計算機設(shè)備和相關(guān)的軟件，這些計算機和軟件也對檔案管理員提出了較高的要求，這就需要高校投入大量的資金引進(jìn)設(shè)備和對教師進(jìn)行技能培訓(xùn)。但當(dāng)前大多數(shù)高校都把資金投放在教學(xué)和科研上，在很大程度上忽略了對檔案管理的投入，導(dǎo)致高校檔案信息化管理硬件、軟件設(shè)備落后，檔案管理工作效率較低。

3.1.3 學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)存在安全隱患

信息技術(shù)給人類生活帶來便利的同時，也帶來了一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。首先，高校的檔案信息化管理由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，存在一定的矛盾，既要保護(hù)學(xué)生的隱私安全，又要公開一些信息資源，給具體操作帶來便。其次，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒威脅著高校信檔案信息化的安全，高校的檔案涉及到相關(guān)的文化、經(jīng)濟(jì)、政治等方面的機密，一旦泄露，后果將不堪設(shè)想。

3.1.4 學(xué)生檔案管理不夠規(guī)范

首先，高校缺乏學(xué)生檔案管理的統(tǒng)一模式，很多高校的學(xué)生檔案管理工作仍舊由學(xué)院或招生就業(yè)處負(fù)責(zé)，沒有專門的檔案管理部門，也沒有對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行明確的分工。其次，檔案管理的方式比較粗放，當(dāng)前，部分高校的學(xué)生檔案由各學(xué)院自行管理，畢業(yè)時再由學(xué)生處統(tǒng)一投遞檔案。學(xué)生檔案的整理工作由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，輔導(dǎo)員的檔案專業(yè)技能不高，且檔案整理的工作量大，經(jīng)常出現(xiàn)“缺、漏、錯”等現(xiàn)象，學(xué)生檔案整理的質(zhì)量不高[2]。最后，部分高校學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠豐富，一般只包括高中材料、錄取資料、學(xué)習(xí)成績、入團(tuán)、入黨材料和獎懲情況等，缺乏反映學(xué)生成長過程、體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的相關(guān)材料。

3.2 提高高校學(xué)生檔案信息化管理質(zhì)量的措施

3.2.1 更新高校學(xué)生檔案管理者的觀念

做好學(xué)生檔案的管理工作不但可以加強學(xué)生管理、提高學(xué)習(xí)培養(yǎng)人才的水平，而且有利于學(xué)生的成長。在信息化的背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理員要更新觀念，積極地探索提高檔案管理信息化水平的措施。首先，學(xué)生檔案管理員要充分認(rèn)識檔案信息化管理工作的重要意義，把檔案管理工作的重心從單一地數(shù)據(jù)整理轉(zhuǎn)移到服務(wù)模式的思考與規(guī)劃上來。其次，高校的領(lǐng)導(dǎo)者要重視學(xué)生檔案管理工作，創(chuàng)造條件對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理員利用信息技術(shù)管理學(xué)生檔案的能力。

3.2.2 引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)

當(dāng)前，高校招生規(guī)模的擴大，學(xué)生檔案的數(shù)量劇增，檔案管理工作的難度也相應(yīng)增大。為了提高學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校需要加快信息化檔案管理模式的建設(shè)，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。一方面，高校要根據(jù)實際情況研發(fā)適合本校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)，利用計算機處理檔案管理的相關(guān)工作，如學(xué)生檔案的錄入、修改、查詢、增減等。另一方面，加快信息化的傳遞，讓學(xué)生的檔案管理工作與信息社會相適應(yīng)。

與此同時，高校還要完善學(xué)生檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用數(shù)據(jù)庫來整合學(xué)生的檔案信息，提高檔案管理工作的服務(wù)能力。首先，建設(shè)服務(wù)功能較強的網(wǎng)絡(luò)平臺，讓學(xué)生可以在網(wǎng)上查詢自己的檔案，并通過權(quán)限設(shè)置、條件限制、密碼等為學(xué)生提供便利、安全的信息化服務(wù)[3]。其次，建設(shè)具有速度快、存儲量大、便于檢索、等優(yōu)點的學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)。最后，建設(shè)專門的電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，以方便學(xué)校、學(xué)生、用人單位查詢學(xué)生的檔案。

3.2.3 加強學(xué)生檔案信息管理員隊伍的建設(shè)

在高校學(xué)生檔案管理工作深入開展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不合時宜。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)者積極支持學(xué)生檔案管理部門的工作，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平。第一，引進(jìn)具備檔案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。第二，培養(yǎng)信息化的檔案管理人才，引導(dǎo)其充分利用自身的能力為學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)，從而加快本校檔案管理信息化的進(jìn)程。第三，創(chuàng)造條件對現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案管理工作的服務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

3.2.4 規(guī)范學(xué)生檔案管理工作

首先，對學(xué)生檔案的信息化進(jìn)行全程管理，設(shè)立專門的檔案館、指定專門的管理人員來對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、保管和整理工作，并由檔案檔案管理部門的相關(guān)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，確保學(xué)生檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。其次，對學(xué)生檔案的歸檔時間、歸檔范圍、數(shù)據(jù)類型。格式等進(jìn)行明確的規(guī)定，保證學(xué)生電子檔案的質(zhì)量。檔案管理部門要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，以確保學(xué)生檔案信息的真實性、完整性和安全性。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容之一，檔案的信息化管理是信息化時代的客觀要求，也是高校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的內(nèi)在要求。隨著高校招生規(guī)模的擴大，學(xué)生檔案的數(shù)量增大，增加了檔案管理員的工作難度。目前看來，高校利用信息化來對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，在一定程度上有效提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但在某些方面，高校學(xué)生檔案信息化管理的水平還有待提高。因此，高校應(yīng)重視信息化在學(xué)生檔案管理中的作用，充分利用信息化對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，以進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝丹梅.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施.[J].企業(yè)改革與管理，2015，26（08）：215.

[2]羅若.信息化背景下加強高校學(xué)生檔案管理的對策[J].科技廣場，2014，6（08）：195-196.

[3]譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].科技資訊，2015，20（11）：14.

作者簡介：周映紅（1982-），女，江西修水人，本科，館員，研究方向：高校檔案和計算機應(yīng)用技術(shù)。