煙草基層辦公室特點(diǎn)與規(guī)范化管理的實(shí)踐探索

【摘 要】想要加強(qiáng)煙草基層辦公室的規(guī)范化管理的程度，就應(yīng)該充分結(jié)合煙草基層辦公室辦公的特點(diǎn)，不斷更新煙草基層辦公室工作人員的工作態(tài)度，強(qiáng)化基層煙草單位管理人員專(zhuān)業(yè)化的管理能力和綜合職業(yè)素質(zhì)，制定崗位優(yōu)惠政策來(lái)吸引更多的有志青年進(jìn)入煙草基層辦公室工作，增強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)的力度，在現(xiàn)有的軟硬件基礎(chǔ)上，提升信息化建設(shè)隊(duì)伍的能力水平，在實(shí)際工作中不斷提高管理工作的有效性，從而讓煙草基層辦公室能夠逐漸走向科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，提升辦公室整體的工作效率，為促進(jìn)煙草公司未來(lái)的發(fā)展做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】煙草基層；辦公室特點(diǎn)；規(guī)范化管理；實(shí)踐探究

一、前言

事務(wù)管理是煙草基層辦公室最主要的工作內(nèi)容，如何有效提升煙草基層辦公室規(guī)范化的管理，在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，不斷建設(shè)信息化的管理系統(tǒng)，是煙草基層辦公室工作人員繼續(xù)解決的問(wèn)題。本文主要針對(duì)煙草基層辦公室的實(shí)際情況，提出一些具有改善性的意見(jiàn)。

二、煙草基層辦公室的工作特點(diǎn)

根據(jù)筆者多年的煙草工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，煙草基層辦公室的工作特點(diǎn)主要可以將其分為執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)型。特點(diǎn)的詳情如下所示：

1.執(zhí)行性

通常情況下，煙草基層辦公室不屬于領(lǐng)導(dǎo)管理層，因此，其工作的最大特點(diǎn)就是執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的工作指令，這就需要辦公室內(nèi)所有的工作人員都遵守國(guó)家政府和黨的行政方針和相關(guān)政策，此外，還要結(jié)合工作的實(shí)際情況來(lái)有效執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的工作指令，同時(shí)還應(yīng)該注重工作執(zhí)行的時(shí)效性和質(zhì)量。

2.協(xié)調(diào)性

雖然煙草基層辦公室不屬于煙草企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)管理層，但是卻具有行政管理的職能。因此，通常會(huì)被煙草企業(yè)的上級(jí)部門(mén)當(dāng)中與企業(yè)各部門(mén)連接的紐帶單位，主要起到了協(xié)調(diào)溝通的重要作用。煙草基層辦公室不僅要去執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的工作指令，有效的完成各項(xiàng)工作，同時(shí)還要根據(jù)煙草公司的相關(guān)規(guī)定來(lái)督促下級(jí)部門(mén)或工作人員有效的完成工作，所以說(shuō)煙草基層辦公室具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，對(duì)煙草企業(yè)內(nèi)外部的各項(xiàng)工作都有直接的影響。

3.服務(wù)性

服務(wù)性是各個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)工作的主要特點(diǎn)，在煙草基層辦公室中極為明顯。煙草基層辦公室中的服務(wù)性其本質(zhì)就是與煙草企業(yè)各項(xiàng)服務(wù)工作緊密相連，辦公室的各項(xiàng)工作應(yīng)該將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的各類(lèi)工作作為服務(wù)對(duì)象，為上級(jí)工作決策提供相應(yīng)的依據(jù)或參考數(shù)據(jù)，同時(shí)還應(yīng)該從企業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，為企業(yè)的所有員工進(jìn)行服務(wù)工作，只有從大局考慮才能夠讓管理更加有效。

三、煙草基層辦公室管理的現(xiàn)狀

1.管理意識(shí)較為薄弱

煙草基層辦公室信息化建設(shè)是辦公室未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，是必須進(jìn)行的一項(xiàng)建設(shè)工作，同時(shí)也是提升煙草基層辦公室管理水平的重要途徑，但是在進(jìn)行信息化管理建設(shè)的過(guò)程中，很多過(guò)去隱藏的問(wèn)題會(huì)被暴露出來(lái)，基層辦公室的管理人員對(duì)信息化管理建設(shè)的認(rèn)識(shí)度不夠就是最明顯的問(wèn)題之一，再加上煙草基層辦公室信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)沒(méi)有得到煙草企業(yè)上級(jí)的重視。

基層辦公室的信息化管理建設(shè)最主要就是企業(yè)上級(jí)管理層的重視程度，如果企業(yè)上級(jí)管理層都非常重視基層辦公室信息化管理的建設(shè)，為其投入大量的資金、技術(shù)，那么就信息化管理就很容易被實(shí)現(xiàn)。但是從實(shí)際工作情況來(lái)看，煙草企業(yè)在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，往往會(huì)忽略這一問(wèn)題，就算有建設(shè)基礎(chǔ)辦公室信息管理的計(jì)劃，但計(jì)劃通常不會(huì)落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，從而讓信息管理的建設(shè)成為了“紙上談兵”的笑料。

2.信息化隊(duì)伍的建設(shè)有待加強(qiáng)

煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行建設(shè)，該技術(shù)管理人員不僅需要具備專(zhuān)業(yè)的信息化理論知識(shí)和實(shí)踐操作的經(jīng)驗(yàn)，熟悉煙草基層辦公室的辦公流程，而且還應(yīng)該具備高超的計(jì)算機(jī)軟硬件操作技術(shù)和較強(qiáng)的動(dòng)手能力。目前，我國(guó)多數(shù)煙草企業(yè)的基礎(chǔ)辦公室都缺乏這樣的復(fù)合型人才，很多從事建設(shè)管理的人員多數(shù)都是煙草企業(yè)其他部門(mén)員工兼職的，對(duì)于信息管理建設(shè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和辦公室管理能力都比較稀缺，給煙草企業(yè)基層辦公室的信息化管理建設(shè)造成了一定的阻礙。

3.信息化管理的建設(shè)缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是煙草基層辦公室進(jìn)行信息化管理建設(shè)的前提條件，只有制定符合辦公室目前建設(shè)情況的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能夠保證建設(shè)工作順利的進(jìn)行。但是，目前煙草基層辦公室在進(jìn)行信息管理建設(shè)時(shí)，往往沒(méi)有一套固定的、有效的和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，其建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)往往只是根據(jù)各部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)和工作常識(shí)，來(lái)制定一套不是那么全面的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化管理建設(shè)的過(guò)程中還采取傳統(tǒng)事務(wù)辦公的管理制度來(lái)進(jìn)行管理，從而降低了信息化管理建設(shè)的進(jìn)度和實(shí)際管理的效率。

4.基礎(chǔ)辦公室信息化管理的建立缺乏相應(yīng)的資金

想要煙草基層辦公室的信息化管理建設(shè)更加有效，相應(yīng)的資金和信息化設(shè)備的投入是必不可少的，如果投入量低那么信息化管理的最佳效果將不能被充分的表現(xiàn)出來(lái)，嚴(yán)重阻礙了煙草基層辦公室的辦公質(zhì)量和工作效率。辦公室檔案管理設(shè)備的數(shù)量不足，并且缺乏規(guī)范化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化的規(guī)范化管理制度，再加上投入技術(shù)能力的不足，從而導(dǎo)致引進(jìn)辦公室的信息化管理設(shè)備不能及時(shí)投入實(shí)際工作當(dāng)中。在缺乏資金和技術(shù)水平不佳的情況下，辦公室信息的檢索和管理都不能及時(shí)進(jìn)行，致使辦公室工作出現(xiàn)滯留現(xiàn)象。

四、提升煙草基層辦公室規(guī)范管理的措施

1.加強(qiáng)辦公室人員的管理意識(shí)，增強(qiáng)信息化管理的力度

煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)必須受到煙草企業(yè)高層管理部門(mén)的重視，建設(shè)工作必須落實(shí)到實(shí)處。基層辦公室信息化管理建設(shè)的質(zhì)量直接取決于煙草企業(yè)高層對(duì)其的重視程度和建設(shè)工作的落實(shí)度，因此，必須從多個(gè)角度、多個(gè)技術(shù)層面吸引企業(yè)高層管理人員的眼光，讓企業(yè)高層管理人員能夠更加重視基層辦公室信息化管理建設(shè)對(duì)其工作的重要性，并且給予資金和技術(shù)的支持。只有獲得了高層管理人員的重視，獲得了人力、技術(shù)和財(cái)力的支持，煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)才能夠更加有效。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案往往會(huì)因?yàn)樾畔⑤d體的破損而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，不能夠有效的保證辦公室檔案信息的原始性和可持續(xù)實(shí)用性，因此，必須讓煙草基層辦公室的信息檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的建設(shè)，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息通過(guò)掃描、復(fù)制等方式轉(zhuǎn)化成為電子檔案，從而讓基層辦公室人員能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索和使用，不僅能夠降低辦公室的用紙量，還可以充分保障檔案信息的完整性和可持續(xù)實(shí)用性。

2.提升煙草基層辦公室人員的綜合素質(zhì)

辦公室人才隊(duì)伍的建設(shè)是煙草基層辦公室不斷發(fā)展的基礎(chǔ)要素，高素質(zhì)、高技能、高綜合的人才隊(duì)伍才是辦公室信息化管理建設(shè)的保障，因此，煙草基層辦公室在進(jìn)行信息化管理的建設(shè)過(guò)程中，必須根據(jù)建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)引進(jìn)相應(yīng)的人才，并制定相應(yīng)的人才管理體系，同時(shí)還應(yīng)該挖掘企業(yè)內(nèi)的“復(fù)合型”人才，對(duì)煙草企業(yè)內(nèi)具有潛力的“復(fù)合型”人才應(yīng)該采取能力培訓(xùn)政策，提升個(gè)人的職業(yè)素質(zhì)和辦公能力水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)煙草企業(yè)不斷的發(fā)展，煙草基層辦公室的工作質(zhì)量也應(yīng)該得到綜合的發(fā)展，其中很多過(guò)去留下的漏洞也應(yīng)該得到有效的改善。目前，煙草基層辦公室的工作效率和質(zhì)量也有了一定的提升，但是一些新的問(wèn)題也隨之出現(xiàn)，這些新的問(wèn)題應(yīng)該得到企業(yè)高低層部門(mén)的重視。

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