企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制問(wèn)題探討

【摘 要】采購(gòu)商品和勞務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)的基礎(chǔ)，采購(gòu)成本直接構(gòu)成企業(yè)生產(chǎn)成本，采購(gòu)商品的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失容易發(fā)生徇私舞弊情況，因此企業(yè)必須加強(qiáng)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，保證企業(yè)資金安全，促進(jìn)企業(yè)的生存與發(fā)展。本文在論述企業(yè)內(nèi)部控制含義和企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)的基礎(chǔ)上，分析了目前企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了改進(jìn)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題的具體措施。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)與付款；內(nèi)部控制；授權(quán)；審批

企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程，包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等要素。采購(gòu)與付款是指企業(yè)購(gòu)買固定資產(chǎn)等生產(chǎn)設(shè)施設(shè)備、原材料、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資以及接受勞務(wù)并支付款項(xiàng)的活動(dòng)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本的高低、采購(gòu)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，每個(gè)企業(yè)都要重視采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)

內(nèi)部控制的目標(biāo)是促進(jìn)企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值、及時(shí)準(zhǔn)確提供真實(shí)完整的財(cái)務(wù)報(bào)告和相關(guān)信息，不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)符合企業(yè)內(nèi)部控制整體目標(biāo)，具體目標(biāo)有以下幾個(gè)方面：

1.確保采購(gòu)的商品貨真價(jià)實(shí)，能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要

內(nèi)部控制有利于確保采購(gòu)的商品質(zhì)量合格，價(jià)格合理，數(shù)量適中，無(wú)殘次品，采購(gòu)及時(shí)，避免因庫(kù)存短缺或積壓而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停工或資源浪費(fèi)，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。

2.確保已驗(yàn)收的商品和接受的勞務(wù)正確及時(shí)入賬

內(nèi)部控制有利于確保已驗(yàn)收的商品和接受的勞務(wù)及時(shí)登記入賬。倉(cāng)庫(kù)材料會(huì)計(jì)憑驗(yàn)收單、入庫(kù)單登記庫(kù)存物資的臺(tái)賬，采購(gòu)部門將供應(yīng)商發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購(gòu)單、驗(yàn)收單上有關(guān)資料核對(duì)一致后編制付款單，付款單經(jīng)適當(dāng)審批后交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)付款單及后附的發(fā)票、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單借記相關(guān)資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶，貸記應(yīng)付賬款供應(yīng)商賬戶，要確保已發(fā)生的采購(gòu)交易均已正確地記入應(yīng)付賬款和存貨或費(fèi)用等明細(xì)賬中，并且所記錄的采購(gòu)都確已收到商品或已接受勞務(wù)。

3.確保企業(yè)資金安全和信用不受損失

內(nèi)部控制有利于確保采購(gòu)付款按合同約定執(zhí)行。要加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，特別是大額和長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)要有專人追蹤檢查，及時(shí)掌握對(duì)方的履約能力，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，各項(xiàng)付款要認(rèn)真審核，避免多付款項(xiàng)，對(duì)已到期限的應(yīng)付款項(xiàng)要及時(shí)審批辦理結(jié)算和支付，要避免開出空頭支票和延期付款而使企業(yè)信用受損。

二、企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.沒(méi)有明確的職責(zé)分離制度

對(duì)一些不相容崗位如請(qǐng)購(gòu)與審批、采購(gòu)合同的訂立與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、采購(gòu)驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款執(zhí)行等沒(méi)安排不同部門人員擔(dān)任，給徇私舞弊者以可乘之機(jī)。不相容崗位由同一人擔(dān)任，缺少監(jiān)督、牽制，經(jīng)辦人員可能為了私利，將購(gòu)買的物品據(jù)為己有，或用假發(fā)票假入庫(kù)單入賬而騙取貨款，也可能重復(fù)付款、侵占公款等。

2.審批制度不健全

采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)沒(méi)有經(jīng)過(guò)恰當(dāng)?shù)膶徟?，可能?huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。請(qǐng)購(gòu)階段缺少審批，請(qǐng)購(gòu)的商品可能是企業(yè)不需要的，請(qǐng)購(gòu)的數(shù)量可能太多或太少，合同簽訂階段缺少審批，可能存在部分人員利用單位名義簽訂采購(gòu)合同或合同條款不合理，商品質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)約定不明確，價(jià)格虛高，給企業(yè)帶來(lái)合同風(fēng)險(xiǎn)，付款環(huán)節(jié)沒(méi)有審批，會(huì)計(jì)人員可能會(huì)隨意支取公司資金，這些都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

3.驗(yàn)收流于形式或無(wú)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)

企業(yè)采購(gòu)無(wú)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致收到的商品不符合訂購(gòu)單的要求，如規(guī)格型號(hào)不對(duì)、數(shù)量不夠、生產(chǎn)廠商不對(duì)或者商品已損壞等，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，甚至有些采購(gòu)人員私心膨脹，利用企業(yè)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的漏洞與外部人員勾結(jié)，虛開發(fā)票，騙取貨款，中飽私囊。驗(yàn)收流于形式或無(wú)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)可能直接導(dǎo)致企業(yè)存貨、固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款及相關(guān)成本費(fèi)用等記錄錯(cuò)誤，從而直接影響到企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的質(zhì)量。

4.存貨與固定資產(chǎn)管理不科學(xué)

采購(gòu)不及時(shí)會(huì)影響正常生產(chǎn)或大量采購(gòu)形成積壓和資源浪費(fèi)。沒(méi)有科學(xué)的存貨管理辦法，存貨保管不正確，會(huì)造成存貨變質(zhì)、毀損、存貨的日常需求量和庫(kù)存量不清楚，不能及時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)及時(shí)采購(gòu)所需物資，當(dāng)庫(kù)存短缺時(shí)則不得不停產(chǎn)，或當(dāng)庫(kù)存量很充足時(shí)又進(jìn)行了大批量的采購(gòu)使得物資大量積壓，造成資源的浪費(fèi)。

三、企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的改進(jìn)建議

1.建立明確的崗位責(zé)任

建立采購(gòu)與付款交易的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，對(duì)于請(qǐng)購(gòu)與審批、采購(gòu)合同的訂立與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、采購(gòu)驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款執(zhí)行等這些不相容崗位要安排不同部門人員擔(dān)任，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。

倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)對(duì)需要購(gòu)買的已列入存貨清單的項(xiàng)目填寫請(qǐng)購(gòu)單，其他物資需求部門對(duì)未列入存貨清單的項(xiàng)目編制請(qǐng)購(gòu)單，技術(shù)部門或生產(chǎn)調(diào)度部門審核請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部門對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，驗(yàn)收部門驗(yàn)收供應(yīng)商交付的商品后填制驗(yàn)收單并將驗(yàn)收的商品交倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存，財(cái)務(wù)部門根據(jù)已審批的付款單進(jìn)行賬務(wù)處理后及時(shí)付款，并且定期與倉(cāng)庫(kù)核對(duì)存貨數(shù)量、金額，做到賬實(shí)相符，定期與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)處理。

2.建立恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批制度

（1）物資請(qǐng)購(gòu)

對(duì)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資的請(qǐng)購(gòu)作一般授權(quán)，由倉(cāng)庫(kù)或使用部門按預(yù)算進(jìn)度和庫(kù)存情況提出采購(gòu)申請(qǐng)，各部門請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交主管部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)超預(yù)算或預(yù)算外采購(gòu)，要由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門和人員審批后調(diào)整預(yù)算，再由需求部門辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)資本性支出和租賃合同等作特別授權(quán)，只允許指定人員提出采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集體討論審批。

（2）供應(yīng)商選擇

采購(gòu)部門搜集供應(yīng)商資料，提出供應(yīng)商清單，然后會(huì)同財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)部門一起審查供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)情況，確定合格的供應(yīng)商清單，由經(jīng)授權(quán)的人員審批后建立企業(yè)供應(yīng)商系統(tǒng)，并定期對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果，提出供應(yīng)商調(diào)整方案，經(jīng)審批后調(diào)整供應(yīng)商系統(tǒng)。

（3）采購(gòu)合同簽訂

采購(gòu)合同是企業(yè)根據(jù)采購(gòu)需求，選定采購(gòu)方式、供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格后與供應(yīng)商簽訂的具有法律效力的協(xié)議。企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)合同審批制度，明確合同提出部門、人員，合同審核、審批流程，只有經(jīng)恰當(dāng)審批后才允許與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)商品或勞務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、交付時(shí)間、交付方式、結(jié)算方式、雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任等，做到條款內(nèi)容完整、表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

（4）付款

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)付款審批管理制度，明確付款審批流程及付款審核人的責(zé)任，根據(jù)不同付款金額由不同層次的人員審批。企業(yè)財(cái)務(wù)部門在辦理入賬手續(xù)時(shí)，要檢查采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等相關(guān)憑證是否真實(shí)、各類單證是否相互應(yīng)證，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，查明原因及時(shí)處理。在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，憑證制作、審核人員均要認(rèn)真核對(duì)付款申請(qǐng)是否已經(jīng)完成全部審批流程，各附件是否齊全，最終付款前由財(cái)務(wù)主管審核，確保資金安全。

3.建立采購(gòu)驗(yàn)收管理制度

企業(yè)應(yīng)成立專門的驗(yàn)收部門或成立由使用部門、技術(shù)部門、倉(cāng)庫(kù)等部門人員組成的物資采購(gòu)驗(yàn)收小組，對(duì)所采購(gòu)的物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門要對(duì)照訂購(gòu)單和采購(gòu)合同，檢查所收商品是否與訂購(gòu)單相符，如商品的品名、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、到貨時(shí)間等，并檢查商品有無(wú)損壞，質(zhì)量是否符合要求，驗(yàn)收后由參加驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，將不符合要求的商品辦理退換貨或進(jìn)行其他處理，將合格商品交倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，確保采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)的真實(shí)性。

4.完善倉(cāng)庫(kù)管理制度

企業(yè)應(yīng)建立存貨管理制度，明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限，只能按照經(jīng)審批的出庫(kù)單發(fā)出貨物，及時(shí)記錄存貨入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存情況，做到存貨記錄與實(shí)際庫(kù)存相符。要綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)供求等因素，合理確定存貨的庫(kù)存量上下限和存貨采購(gòu)日期和數(shù)量，避免緊急采購(gòu)和物資積壓，確保存貨處于最佳庫(kù)存狀態(tài)。企業(yè)應(yīng)每月組織存貨盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因進(jìn)行處理。

此外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，要按單項(xiàng)固定資產(chǎn)建立卡片，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保固定資產(chǎn)安全運(yùn)行。固定資產(chǎn)要能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，對(duì)大型設(shè)備或價(jià)值高的固定資產(chǎn)采購(gòu)要先進(jìn)行可行性分析，要經(jīng)過(guò)特別的審批，要保持企業(yè)固定資產(chǎn)技術(shù)的先進(jìn)性。

總之，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的主要環(huán)節(jié)，建立恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

參考資料：

[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)資格評(píng)價(jià)中心.高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2014

[2]中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).審計(jì).經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2009