淺談財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中的基礎(chǔ)工作梳理與信息化建設(shè)

【摘 要】近年來(lái)，財(cái)務(wù)共享中心在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司得到了推廣和運(yùn)用，這有利于執(zhí)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)政策，提高財(cái)務(wù)工作效率和財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，本文從基礎(chǔ)工作梳理與信息化建設(shè)的角度探討了如何進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享中心；基礎(chǔ)工作；信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣。對(duì)于規(guī)模較大、分子公司眾多、跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)、特別是有國(guó)際化發(fā)展和收購(gòu)兼并戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)就顯得非常有意義。但對(duì)于一些傳統(tǒng)企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)觸發(fā)的可能是一場(chǎng)企業(yè)整體管理體系的變革，財(cái)務(wù)人員如何在這場(chǎng)變革中起到引領(lǐng)、主導(dǎo)作用？筆者結(jié)合結(jié)合自身工作實(shí)際圍繞基礎(chǔ)工作梳理和信息化建設(shè)兩個(gè)方面就財(cái)務(wù)共享中心實(shí)際建設(shè)進(jìn)行探討。

一、關(guān)于基礎(chǔ)工作梳理

共享中心基礎(chǔ)工作的梳理主要分為業(yè)務(wù)流程梳理與會(huì)計(jì)核算體系梳理兩部分，前者側(cè)重于銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)、工程等業(yè)務(wù)職能管理部門(mén)的工作銜接，明確各環(huán)節(jié)相關(guān)崗位人員的工作職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，后者側(cè)重于明確賬務(wù)處理等會(huì)計(jì)核算工作標(biāo)準(zhǔn)。

1.業(yè)務(wù)流程梳理

（1）基于財(cái)務(wù)流程角度

共享中心建設(shè)可分為集中核算與共享整合兩個(gè)階段。集中核算階段，共享中心人員實(shí)現(xiàn)物理集中，必須對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)和共享中心財(cái)務(wù)的工作職能作詳細(xì)劃分，相關(guān)財(cái)務(wù)工作流程需作相應(yīng)的調(diào)整，以便于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)、企業(yè)財(cái)務(wù)部、共享中心的工作能順暢銜接。

企業(yè)財(cái)務(wù)流程視財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化和信息化程度的不同會(huì)有一定的差異，但整體可劃分為基于信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的流程和基于紙質(zhì)文本流轉(zhuǎn)的流程。因此，集中核算前，一方面需梳理出財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及的各項(xiàng)紙質(zhì)文本清單和各信息系統(tǒng)表單清單，并明確相關(guān)文本和表單上的要素信息，梳理各項(xiàng)財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)；另一方面，需梳理出從業(yè)務(wù)部門(mén)工作流程接觸到財(cái)務(wù)部門(mén)起至財(cái)務(wù)各環(huán)節(jié)工作完成止的所有流程，并明確相關(guān)環(huán)節(jié)所涉及的紙質(zhì)文本或系統(tǒng)表單，明確相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)。在此梳理工作的基礎(chǔ)上，細(xì)分明確企業(yè)財(cái)務(wù)和共享中心財(cái)務(wù)各項(xiàng)工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作成果。

（2）基于業(yè)務(wù)全流程角度

在共享中心集中核算平穩(wěn)過(guò)渡后，實(shí)施共享整合之前，需梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全流程環(huán)節(jié)信息。原理同財(cái)務(wù)流程梳理，但范圍擴(kuò)展到整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，從業(yè)務(wù)部門(mén)最初始工作接入到最終業(yè)務(wù)完成財(cái)務(wù)記錄歸檔，明確各環(huán)節(jié)所涉及的紙質(zhì)文本和系統(tǒng)表單，以及各環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位人員的工作職責(zé)與工作成果。

2.會(huì)計(jì)核算體系梳理

（1）統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策

共享中心需逐項(xiàng)梳理中心服務(wù)企業(yè)涉及收入成本、存貨（含低值易耗品與周轉(zhuǎn)材料）、金融資產(chǎn)與金融負(fù)債、應(yīng)收賬款與壞賬準(zhǔn)備、長(zhǎng)期股權(quán)投資、固定資產(chǎn)與在建工程、借款費(fèi)用、無(wú)形資產(chǎn)與研發(fā)支出、長(zhǎng)期待攤費(fèi)用與預(yù)提費(fèi)用、政府補(bǔ)助、經(jīng)營(yíng)租賃與融資租賃和遞延所得稅資產(chǎn)負(fù)債的確認(rèn)與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)會(huì)計(jì)政策符合企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則相關(guān)國(guó)家法規(guī)的規(guī)定。對(duì)同一性質(zhì)的業(yè)務(wù)，應(yīng)統(tǒng)一各服務(wù)企業(yè)的相關(guān)會(huì)計(jì)政策規(guī)定；對(duì)個(gè)性化的業(yè)務(wù)，應(yīng)基于重要性、謹(jǐn)慎性等原則選擇恰當(dāng)?shù)奶幚硪?guī)定，一經(jīng)制定不得隨意更改。

（2）統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目與報(bào)表項(xiàng)目

共享中心需逐項(xiàng)梳理中心服務(wù)企業(yè)的會(huì)計(jì)科目設(shè)置與報(bào)表項(xiàng)目。會(huì)計(jì)科目的梳理應(yīng)細(xì)化到末級(jí)明細(xì)，對(duì)客戶、供應(yīng)商、員工、部門(mén)、項(xiàng)目等各項(xiàng)輔助核算一并作收集明確。中心服務(wù)企業(yè)發(fā)生同一類型業(yè)務(wù)，應(yīng)對(duì)應(yīng)相同的業(yè)務(wù)流程并應(yīng)銜接至相同的一項(xiàng)會(huì)計(jì)科目與輔助核算，確保各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、記錄原則統(tǒng)一。

對(duì)于中心服務(wù)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表，逐項(xiàng)梳理報(bào)表各個(gè)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)及分類規(guī)則，并確保口徑統(tǒng)一。具體梳理方法上可基于會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目對(duì)照各項(xiàng)財(cái)務(wù)流程，逐一明確標(biāo)示，求同存異。使企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)負(fù)債項(xiàng)目、收入利潤(rùn)費(fèi)用項(xiàng)目、現(xiàn)金流量項(xiàng)目統(tǒng)一可比。

3.主數(shù)據(jù)管理

共享中心應(yīng)協(xié)同相關(guān)主數(shù)據(jù)管理部門(mén)，逐項(xiàng)梳理各類主數(shù)據(jù)維護(hù)與管理工作，統(tǒng)一各類主數(shù)據(jù)的口徑與標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一主數(shù)據(jù)的登記、修改、權(quán)限維護(hù)等工作。如銷(xiāo)售涉及的客戶信息、采購(gòu)涉及的供應(yīng)商與物料信息、人事部門(mén)涉及的員工與部門(mén)職級(jí)信息、財(cái)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)科目與輔助核算項(xiàng)目信息等。

二、關(guān)于信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)角度信息化建設(shè)規(guī)劃或需求，應(yīng)當(dāng)從信息系統(tǒng)現(xiàn)狀梳理著手。在發(fā)現(xiàn)信息孤島、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)斷流、紙質(zhì)文本和財(cái)務(wù)手工處理工作的情況時(shí)，意味著某個(gè)流程環(huán)節(jié)存在信息化改善和共享整合的需求。

1.信息系統(tǒng)現(xiàn)狀梳理

在實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心或信息一體化工作之前，企業(yè)一般存在信息孤島、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程斷流等情況，具體表現(xiàn)在于紙質(zhì)文本的泛濫和財(cái)務(wù)手工錄入信息現(xiàn)象的普遍存在。具體梳理工作思路，可以在財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程梳理工作的基礎(chǔ)上展開(kāi)。

（1）基于財(cái)務(wù)參與操作的各信息系統(tǒng)及其模塊，梳理各項(xiàng)系統(tǒng)中的操作流程，明確各項(xiàng)流程所銜接的具體業(yè)務(wù)。關(guān)注所銜接業(yè)務(wù)全流程中，是否存在財(cái)務(wù)手工錄入信息的情況，是否存在信息流程斷流情況。

（2）從紙質(zhì)文本角度，梳理各項(xiàng)紙質(zhì)文本所銜接的具體業(yè)務(wù)，評(píng)估考慮其信息化方案。在企業(yè)中，這一般體現(xiàn)在資金付款、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中，財(cái)務(wù)ERP與審批流程系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。另外常規(guī)銷(xiāo)售、采購(gòu)業(yè)務(wù)以外的總賬業(yè)務(wù)也會(huì)普遍存在紙質(zhì)文本流轉(zhuǎn)情況。

（3）梳理信息孤島情況，關(guān)注是否存在信息重復(fù)輸入、同一信息不同口徑、同一事項(xiàng)不同記錄的問(wèn)題存在。并逐項(xiàng)考慮統(tǒng)一與改善方案。

2.信息一體化建設(shè)

財(cái)務(wù)共享中心對(duì)信息一體化建設(shè)需求，可以概括為業(yè)財(cái)一體化、資財(cái)一體化、文本影像化。其目的是使財(cái)務(wù)緊密銜接業(yè)務(wù)，使業(yè)務(wù)流、資金流與財(cái)務(wù)記錄相互匹配，信息一端錄入、全程共享。信息一體化的建設(shè)可以圍繞各信息系統(tǒng)逐項(xiàng)展開(kāi)。

（1）財(cái)務(wù)ERP角度

財(cái)務(wù)ERP中的銷(xiāo)售應(yīng)收、采購(gòu)應(yīng)付、存貨生產(chǎn)與總賬模塊的集成一體化，一般企業(yè)都能實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)信息一體化，但部分流程可能穿插人工流程作銜接，如主數(shù)據(jù)的維護(hù)管理等。

（2）電子報(bào)賬系統(tǒng)角度

電子報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)的聯(lián)通，可以將銷(xiāo)售、采購(gòu)等業(yè)務(wù)審批流程無(wú)縫掛接，貫通業(yè)務(wù)流，并完成財(cái)務(wù)自動(dòng)賬務(wù)處理工作。

另外，將常規(guī)銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)以外的業(yè)務(wù)，通過(guò)電子報(bào)賬系統(tǒng)前置在業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起，明晰業(yè)務(wù)職責(zé)與財(cái)務(wù)職責(zé)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化銜接，減少財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)謂的數(shù)據(jù)復(fù)核和信息重復(fù)錄入問(wèn)題，能大幅提升工作效率。

電子報(bào)賬系統(tǒng)將工作流程信息可視化，流程各環(huán)節(jié)參與部門(mén)人員的工作進(jìn)度信息實(shí)現(xiàn)了共享，這對(duì)于具體工作問(wèn)題的對(duì)接非常有幫助，并且有助于績(jī)效考核工作的開(kāi)展。另外，結(jié)合預(yù)算管理和授權(quán)審批工作，可以很大程度上優(yōu)化各類付款審批類工作，提升公司整體工作效率。

（3）資金系統(tǒng)角度

資金系統(tǒng)主要起到內(nèi)部資金管理與外部銀行銀企直聯(lián)信息橋梁的作用，它對(duì)內(nèi)銜接電子報(bào)賬系統(tǒng)，對(duì)外銜接銀行數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，集成了企業(yè)所有資金收款與付款的數(shù)據(jù)信息，并在付款審核和收款確認(rèn)工作環(huán)節(jié)起到關(guān)鍵作用。資金系統(tǒng)使企業(yè)財(cái)務(wù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展不在限制于傳統(tǒng)銀行紙質(zhì)收款或付款回單的流轉(zhuǎn)，對(duì)于財(cái)務(wù)日結(jié)信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性方面有了很大提升。

資金系統(tǒng)信息一體化可以分為對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)聯(lián)通、對(duì)公費(fèi)用支出聯(lián)通、采購(gòu)付款聯(lián)通、資金調(diào)撥聯(lián)通、銀行主動(dòng)扣收聯(lián)通、收款聯(lián)通等模塊，依據(jù)共享中心建設(shè)規(guī)劃和業(yè)務(wù)共享整合需求逐項(xiàng)推進(jìn)。

（4）影像系統(tǒng)角度

從紙質(zhì)文本角度而言，通過(guò)電子報(bào)賬系統(tǒng)的流程信息化能優(yōu)化各類審批類文本，對(duì)于發(fā)票、合同以及其他具備法律效力的實(shí)證性文本，則需借助影像系統(tǒng)將其掃描并儲(chǔ)存為電子檔案。電子檔案鑲嵌在各流程環(huán)節(jié)中，在審批時(shí)可以即時(shí)觸發(fā)影像系統(tǒng)流程調(diào)閱檔案，便于業(yè)務(wù)審核和財(cái)務(wù)審核管理。電子檔案的建立對(duì)于公司檔案管理工作有非常大的促進(jìn)作用，紙質(zhì)文本單獨(dú)保管，避免查閱或外借造成損壞或缺失，內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)以及稅務(wù)局檢查工作直接調(diào)閱電子財(cái)務(wù)檔案時(shí)也非常便捷。

另外，目前在增值稅發(fā)票上的OCR技術(shù)已經(jīng)非常成熟，影像系統(tǒng)軟件商與航天信息等稅務(wù)軟件商都有信息共享協(xié)議，對(duì)于增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票信息的自動(dòng)提取和增值稅銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票信息的自動(dòng)獲取都已成為可能。企業(yè)在供應(yīng)鏈采購(gòu)付款環(huán)節(jié)對(duì)發(fā)票的管理和納稅申報(bào)方面的工作可以借此大幅提升工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王之君，強(qiáng)寶林.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)與應(yīng)用的分析研究.2013年度中國(guó)總會(huì)計(jì)師優(yōu)秀論文選.

[2]趙鑫，郭嘉睿.構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的策略研究中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2012.06.

作者簡(jiǎn)介：

周棟（1982-），男，籍貫溫州，大學(xué)本科，學(xué)士學(xué)位，會(huì)計(jì)師，浙江傳化股份有限公司財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)人，主要從事集團(tuán)財(cái)務(wù)管控、財(cái)務(wù)共享中心、預(yù)算管理、績(jī)效考核方面工作和研究。