互聯網+ERP員工報銷平臺實施風險管控的研究

【摘 要】互聯網環(huán)境下，EPP員工報銷平臺的上線，帶給實施企業(yè)快捷便利的同時，其蘊含的各種風險因素也不容忽視，雖說作為一款成熟的標準化模塊，但其本土化的過程也需構筑起層層風險防關。

【關鍵詞】互聯網+ERP員工報銷平臺；風險管控

隨著互聯網的推廣與應用，為提升企業(yè)的管理水平，ERP信息系統(tǒng)已經成為現代企業(yè)發(fā)展的重要選擇，從最初的基建、生產、物資、人力的橫向集成，到業(yè)務管理、財務核算的縱向貫通，現在ERP模塊的員工報銷平臺業(yè)已成為內部管理的精細化工具，也越來越被大多數企業(yè)所接受。

一、互聯網+ERP員工報銷平臺的概述

員工報銷平臺是ERP標準模塊之一，它通過互聯網訪問形式進行員工借款、報銷處理，報銷完成后業(yè)務自動傳輸至財務軟件實現記賬。員工報銷平臺的上線不僅可以使報銷人報銷費用無需找領導逐個簽字審批，而且可以使領導擺脫其具體審批時不確定費用是否在預算控制范圍內的疑慮，更使財務人員不需要因手工錄入報銷憑證而耗費大量精力?；ヂ摼W+ERP員工報銷平臺實現了以信息化為平臺實施的綜合財務數據收集、傳遞以及分析的過程，它對于實施企業(yè)可謂一舉三得。

二、互聯網+ERP員工報銷平臺上線實施的問題

互聯網+ERP員工報銷平臺的上線實施也面臨著一系列困難與瓶頸，特別是通過互聯網途徑，它從操作方式由線下審核審批到網上的協同操作，從報銷理念上一改傳統(tǒng)的見票報銷，帶來高效快捷的同時，讓人無法忽視的是相關風險沉淀，具體分析包括以下幾個方面：

1.因流程再造觸發(fā)的戰(zhàn)略風險。簡單的將手工業(yè)務電子化，可以滿足一時的需求，但不利于系統(tǒng)的整體框架，更不利于業(yè)務的長期發(fā)展，還有可能威脅到公司未來發(fā)展。互聯網+ERP員工報銷平臺如果因流程設置未能同步流程再造，會造成因信息化建設缺乏前瞻性考慮引發(fā)的實施瓶頸。

2.因使用不當產生的操作風險。網上提報、網上審批、網上傳輸要求流程中相關人員：報銷人、審批人、財務人在熟知業(yè)務的同時規(guī)范操作。此時若人員信息處理能力僅僅停留在低端水平，而又得不到來自 IT 系統(tǒng)的適時支持，勢必影響財務信息的“適用性”。

3.因建設疏漏帶來的網絡風險?！盎ヂ摼W+”帶來的不僅是通暢的使用平臺，連接一切的最高目標，在數據傳輸、存儲、備份中存在加密、安全、防泄露的種種要求，其中內外網隔離、網絡檢測、安全設置、系統(tǒng)銜接等基礎建設尤為重要，如有差池則會帶來信息泄露，資金支付的高額風險代價。

三、互聯網+ERP員工報銷平臺的風險管控

企業(yè)應從明確系統(tǒng)建設定位做起，通過制度完善、流程優(yōu)化、發(fā)票管控、系統(tǒng)加固形式構筑起“互聯網+ERP員工報銷平臺”上線實施風險管理的道道安全防火墻。

1.明確定位

通過員工報銷平臺的信息化工具，企業(yè)一方面可以通過報銷節(jié)點的信息化設置，就原有報銷流程進行重新的規(guī)范梳理；另一方面通過報銷事項的錄入選擇，審慎操作，實現員工日常費用報銷預算控制與數據監(jiān)控。

2.完善制度

根據ERP系統(tǒng)財務管理實施要求，結合企業(yè)自身特點，修訂原有的財務管理規(guī)定，就因互聯網+ERP員工報銷平臺上線后，各有關部門及用戶的權限和職責做出了清晰地闡述，并對員工報銷平臺的使用范圍、報銷流程、報銷事項及風險控制措施進行規(guī)定。

3.流程再造

為確?；ヂ摼W+ERP員工報銷平臺的平穩(wěn)上線，建議就系統(tǒng)上線涉及的兩個權限進行明確與規(guī)范：其一、關于財務收支權限，依據企業(yè)各項管理標準，按照各級審批領導所轄職責，進行財權審批流程方面的規(guī)范；其二、關于報銷平臺系統(tǒng)權限，建議進行管理員和一般用戶區(qū)分權限管理，前者負責一般用戶及權限變更表的收集、整理及存檔工作，后者負責在各自權限范圍內正確使用員工報銷平臺。

4.嚴控發(fā)票

眾所周知，發(fā)票是每個單位財務收支的法定憑證，也是重要的會計憑證?；ヂ摼W+ERP員工報銷平臺上線后，新報銷流程加劇了發(fā)票審核的難度，企業(yè)應將其審核風險前置：首先，明確發(fā)票獲取人對發(fā)票真?zhèn)蔚牡谝回熑巍Ｒ笤及l(fā)票獲取人員須通過網絡及電話等途徑查詢驗證發(fā)票真?zhèn)?，并加蓋驗證人的人名章。其次，細化一般用戶在互聯網+ERP員工報銷平臺的發(fā)票管理明細，建議報賬人和借款人需上傳員工報銷平臺的電子附件。最后，規(guī)范發(fā)票在新流程中傳遞保管流程。

5.加固系統(tǒng)

互聯網+員工報銷平臺雖說ERP的標準化模塊，但其本土化的過程也需構筑起層層風險防關。第一關，用戶身份登記備案機制，登錄用戶應首先在企業(yè)進行真實身份的登記備案。第二關，及時反饋機制，如發(fā)現自己或他人的權限異常應及時向員工報銷平臺管理員報告。第三關，硬件及軟件配置控制，使用員工報銷平臺的計算機終端建議采用IE瀏覽器版本8.0及以上，內存4G及以上，并安裝相應的防病毒軟件，并做到即時更新相應的病毒庫代碼。第四關，密碼管理控制，員工報銷平臺用戶應保管好用戶名及操作密碼，定期更換操作密碼。

參考文獻：

楊大鈞.財務IT共協作——技術型財務管理的案例實施分析.中國會計學會財務成本分會2011年年會暨第二十四次理論研討會論文集