淺析新時期辦公室工作精細化管理

【摘 要】辦公室作為一個綜合管理部門，在單位中發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外樞紐的重要作用。本文以武漢中心氣象臺為例，結(jié)合筆者多年的工作體會，總結(jié)出目前辦公室工作中存在的主要問題，對在新時期形勢下如何推進精細化管理、提高辦公室工作效率，提出了一些思路和想法。

【關(guān)鍵詞】新時期；辦公室工作；精細化管理

一、引言

辦公室作為一個綜合管理部門，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐，是一個單位的信息中心和后勤基地，它的工作情況直接影響到單位的整體聯(lián)動，在日常工作中起著舉足輕重的作用。在新形勢下，如何更好地發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調(diào)、決策參謀等職能作用，如何加強精細化管理，進一步提高辦公室工作效率，是我們目前思考的重點。

二、辦公室工作職責(zé)

武漢中心氣象臺主要承擔(dān)湖北省天氣預(yù)報產(chǎn)品制作、災(zāi)害性天氣預(yù)警報和華中區(qū)域災(zāi)害天氣聯(lián)防；負責(zé)長江流域氣象水文預(yù)報與服務(wù)，為省委、省政府和有關(guān)部門提供決策氣象服務(wù)。作為武漢中心氣象臺的辦公室，其工作任務(wù)是圍繞氣象臺的重點工作，著力做好業(yè)務(wù)科研管理、計劃財務(wù)管理、人事勞資管理、科普宣傳、黨務(wù)和精神文明創(chuàng)建、紀檢監(jiān)審、老干、工會等工作，其主要工作職責(zé)是做好決策參謀、綜合協(xié)調(diào)、應(yīng)急管理、督察落實、信息宣傳、后勤保障等。

三、工作中存在的主要問題

總攬全局，協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，是辦公室發(fā)揮樞紐作用的主要內(nèi)容，而工作量大且紛繁復(fù)雜是它的特點。在辦公室工作中存在的問題主要表現(xiàn)在以下六個方面：

一是管理制度有待進一步完善；

二是主動服務(wù)意識有待進一步提升；

三是工作創(chuàng)新意識有待進一步加強；

四是工作效率有待進一步提高；

五是人員素質(zhì)有待進一步提升；

六是信息宣傳的力度和水平有待進一步提高。

四、思考與建議

適應(yīng)新形勢、新任務(wù)、新要求，辦公室的工作要圍繞中心，服務(wù)大局，與時俱時，開拓進取，不斷改進工作方式方法，增強大局意識和責(zé)任意識，加強精細化管理，不斷提高每個成員的自身素養(yǎng)。

一是要制定并完善管理制度。只有不斷總結(jié)經(jīng)驗，把重復(fù)性、程序性的工作理出其內(nèi)在規(guī)律，并形成制度，才能使每項日常工作都有章可循、有據(jù)可查。制度建設(shè)是一項基礎(chǔ)性、長期性工作，而制度完善是一個動態(tài)的過程，隨著形勢的發(fā)展和工作重心的變化，需要不斷修訂完善各項制度，使之更加科學(xué)、更加合理、更加嚴密。

二是要加強業(yè)務(wù)知識和政策的學(xué)習(xí)。辦公室工作涉及面廣，標準高，要求嚴，這就要求辦公室的同志不斷拓寬知識領(lǐng)域，開闊知識視野，改善知識結(jié)構(gòu)，增強業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治鑒別力、政治敏銳性，在實際工作中多思考、多研究、多探索、多總結(jié)，積累和更新知識，不斷提升工作能力和辦事效率，使自己真正成為辦公室的“多面手”，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”和“參謀”。

三是要增強工作的責(zé)任感。辦公室工作內(nèi)容雜，事務(wù)性強，工作量大，容易叫人產(chǎn)生敷衍了事的情緒和心里，如果工作責(zé)任心不強，會造成系列工作脫節(jié)和失誤。所以辦公室的同志在工作上必須時時刻刻、事事處處精益求精，切實做到“不讓領(lǐng)導(dǎo)同志布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文件在我手中積壓，不讓來辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受冷落，不讓單位形象在我這里受到影響”。

四是要加強監(jiān)督與檢查。辦公室負有重要事項督查之責(zé)，監(jiān)督工作必須真抓實干，不能用會議落實會議，用文件落實文件。要做大量實際、深入、具體的工作，力戒表面化、膚淺化和抽象化，要以突出實效為目的，同時建立督查工作反饋制度。通過監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題、找出解決措施，加快辦事節(jié)奏，切實將每件工作落到實處。

五是要提高創(chuàng)新能力。辦公室工作被動性和從屬性較強，習(xí)慣于領(lǐng)導(dǎo)怎么說就怎么辦，常常圍著指揮棒轉(zhuǎn)，不敢越雷池半步，嚴謹有余，創(chuàng)新不足。新形勢下，辦公室的同志要改變這種狀況，必須不斷解放思想，要以改革的精神去思考和研究本職工作，勇于創(chuàng)新，在工作實踐中大膽探索和開創(chuàng)辦公室工作新局面的有效途徑，力求有新突破、新發(fā)展、與時俱進。

六是要加強團結(jié)協(xié)作精神。辦公室的工作，要求各成員能夠做到團結(jié)協(xié)作和相互及時補位。不論身在什么崗位，都要有強烈的全局觀念，堅持從工作全局上去思考、籌劃、安排和處理問題。只有團結(jié)大家的力量，調(diào)動大家的積極性，才能確保高質(zhì)量地完成各項工作。

七是要有吃苦耐勞精神。辦公室工作性質(zhì)決定“服務(wù)全天候、工作白加黑”的狀態(tài)，加班加點是常有的事，所以辦公室的同志必須吃苦、耐勞，要正確處理苦與樂、得與失、個人利益與集體利益的關(guān)系，要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，要有高度的敬業(yè)精神、無私奉獻、為大家舍小家的“老黃?！本瘛?/p>

八是加強科普宣傳工作。平凡工作崗位上涌現(xiàn)的先進人物和先進事跡、現(xiàn)代化建設(shè)的新成果、氣象業(yè)務(wù)新進展、決策服務(wù)新動態(tài)等等都應(yīng)在第一時間加以宣傳報道，要加強氣象科普宣傳工作策劃，善于發(fā)現(xiàn)新聞點，力求真實性和及時性，提高社會新聞傳播的影響力。

五、結(jié)語

辦公室工作責(zé)任重大，任務(wù)繁重，要從講政治的高度把握辦公室工作方向，用創(chuàng)新的思維研究辦公室工作方法，著眼于提高服務(wù)的層次和水平，在服務(wù)大局中體現(xiàn)價值。作為辦公室一員，必須進一步增強事業(yè)心和責(zé)任感，始終保持與時俱進、奮發(fā)向上的精神狀態(tài)，擺正位置，盡職盡責(zé)，樹立大局意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識、奉獻意識，不斷提升統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、研究謀劃能力、督查落實能力、服務(wù)保障能力，切實做到務(wù)實清廉，力爭做到使領(lǐng)導(dǎo)滿意、部門滿意、群眾滿意，在改革大潮中為湖北氣象事業(yè)及社會經(jīng)濟快速發(fā)展作出應(yīng)有貢獻。