高校財(cái)務(wù)信息溝通問題的優(yōu)化方案

高校財(cái)務(wù)信息存在于資金運(yùn)動中，反映了高校辦學(xué)過程中的資金管理、財(cái)務(wù)收支、預(yù)算及分配等系列財(cái)務(wù)活動內(nèi)容，不僅記錄了過去、現(xiàn)在的財(cái)務(wù)狀況，也為未來的發(fā)展提供了全面預(yù)測的科學(xué)數(shù)據(jù)。但一直以來，財(cái)務(wù)信息的有效利用、溝通和傳遞始終是管理中的薄弱環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為，問題產(chǎn)生的原因可以歸集為高校財(cái)務(wù)信息溝通管理的不健全，從而導(dǎo)致了財(cái)務(wù)信息不對稱、溝通出現(xiàn)障礙、外界噪音過多等問題，因此，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息溝通，從使用者的角度重新審視財(cái)務(wù)工作流程，是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)工作面臨的重要課題。高校是一個(gè)整體性的管理系統(tǒng)，各項(xiàng)運(yùn)作都承載了跨部門的業(yè)務(wù)流、資金流和信息流，財(cái)務(wù)管理作為滲透高校內(nèi)部管理的核心要素，其活動的專業(yè)性、復(fù)雜性以及涉及范圍的廣泛性都意味著它遠(yuǎn)不是僅靠財(cái)務(wù)部門就能解決的，高校財(cái)務(wù)管理迫切需要來自全校各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，使財(cái)務(wù)信息無縫的連接到各項(xiàng)工作中去，消除信息孤島。

一、財(cái)務(wù)信息溝通觀念的轉(zhuǎn)變和組織文化的建設(shè)

（一）管理者思維理念的轉(zhuǎn)變

管理學(xué)理論中經(jīng)常描述管理者用80%的時(shí)間來進(jìn)行溝通，因?yàn)樵谝粋€(gè)溝通不順暢、信息不流通的組織內(nèi)，管理者必然要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來協(xié)調(diào)和理順錯(cuò)綜復(fù)雜的局面。

作為高校來說，各行政、院系等權(quán)力主體的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該統(tǒng)一思想，摒棄“本位主義”和“各自為政”，促進(jìn)跨部門的有效溝通，減少因溝通不暢導(dǎo)致的沖突，保持不斷的相互理解、相互信任的人際關(guān)系，使部門利益與高校的整體利益相一致，進(jìn)而影響到高校各個(gè)層面并營造融洽的溝通氛圍。

（二）鼓勵(lì)性溝通氛圍的建立

不同的組織文化形成了不同的溝通氛圍，倡導(dǎo)建立鼓勵(lì)性溝通氛圍，支持組織內(nèi)良性的溝通流動，消除防御性溝通及消極性溝通。

財(cái)務(wù)部門內(nèi)部首先要建立起溝通文化，財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性使大家都忙于自己的手頭工作，少有機(jī)會從大局的角度審視整體環(huán)境對自己工作的影響，實(shí)際上，看似繁瑣的工作流程經(jīng)過溝通可以找到優(yōu)化的途徑，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作是一環(huán)扣一環(huán)，并呈流水線的運(yùn)作，如果不清楚自己的工作在流程中所處的位置，就無法掌握工作的重心，也無法調(diào)整到最優(yōu)的工作程序。鼓勵(lì)性溝通氛圍包括自上而下、自下而上以及平行的溝通模式，盡量淡化層級制，學(xué)習(xí)換位思考，耐心傾聽，消除因角色不同而產(chǎn)生的溝通障礙。溝通渠道方面可利用小型座談會的形式，對工作中的問題和困惑進(jìn)行交流，工作經(jīng)驗(yàn)可以互相傳播；此外也可以利用網(wǎng)絡(luò)辦公OA的形式，通過公共討論區(qū)或?qū)崟r(shí)溝通等電子交流工具進(jìn)行無障礙交流，重要的是參加討論的人員必須拋開角色的束縛，以免避重就輕、投其所好等現(xiàn)象。通過鼓勵(lì)性溝通氛圍的建立，可以使財(cái)務(wù)部門工作人員產(chǎn)生情感的共性，信任和理解加強(qiáng)，從而使溝通更為順暢。

（三）財(cái)務(wù)人員溝通技巧的培訓(xùn)與團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

信息溝通的主體是個(gè)人，個(gè)人對信息的理解、編碼、傳遞的行為是溝通的關(guān)鍵，因此組織中個(gè)體的溝通能力對整個(gè)系統(tǒng)的信息流動影響很大。但是，個(gè)體的差異性既不可避免也難以消除，需要適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)溝通技巧，促進(jìn)員工跨崗位、跨部門的交流能力。溝通方面的培訓(xùn)要有整套的方案，首先是員工入職培訓(xùn)，盡可能的把組織的價(jià)值觀與個(gè)人的價(jià)值觀融合在一起，制定全方位的培訓(xùn)計(jì)劃，讓員工理解和掌握財(cái)務(wù)工作的整體性和關(guān)聯(lián)性；其次可以展開以提高溝通技巧、團(tuán)隊(duì)合作為主題的內(nèi)部培訓(xùn)，針對不同崗位不同職務(wù)分別開辦溝通課程，溝通培訓(xùn)要至上而下，尤其是加強(qiáng)管理者的溝通意識，學(xué)會換位思考，代入角色思考、及時(shí)反饋等溝通理念，降低因個(gè)體差異導(dǎo)致的溝通障礙；財(cái)會工作專業(yè)性強(qiáng)，不可能要求每個(gè)溝通者都有同樣的認(rèn)知水平，在對外溝通時(shí)，財(cái)務(wù)人員與其他職能部門的溝通有部分屬于隱藏區(qū)（The Hidden Facade）的溝通，即原理是我知情而你不知情的狀況。這種情況下的溝通，需要財(cái)務(wù)人員盡量不要用專業(yè)的術(shù)語和知識來要求對方，只要清晰的告訴對方基本財(cái)務(wù)規(guī)則、制度以及基本原理就可以了，而且在溝通中要保持單一標(biāo)準(zhǔn)性、明確性，以免對方混淆不清。

（四）保持信息的透明、公開

溝通障礙在于不理解時(shí)的猜忌和不信任，因此溝通文化的建立需要保持信息的透明度和公開度，保證信息來源的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性。財(cái)務(wù)信息有比較敏感的內(nèi)容，特別是涉及個(gè)人的財(cái)務(wù)情況，要區(qū)分可公開和僅向相關(guān)者公開的信息，對于財(cái)務(wù)政策、整體財(cái)務(wù)運(yùn)作、財(cái)務(wù)辦事流程等應(yīng)該公開和透明，讓辦事者和相關(guān)人員一目了然。

（五）對外宣傳服務(wù)意識的強(qiáng)化

財(cái)務(wù)信息傳遞障礙中的一個(gè)問題就是對外宣傳力度不夠，服務(wù)意識不強(qiáng)，使得高校財(cái)務(wù)主體與其他相關(guān)利益主體間的溝通差距越來越大。財(cái)務(wù)部門作為服務(wù)的窗口，在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的同時(shí)也要強(qiáng)化服務(wù)意識，擴(kuò)大溝通的公開區(qū)域，完善服務(wù)的同時(shí)也達(dá)到了溝通的效果。

宣傳是普及高校人員財(cái)務(wù)知識的手段，財(cái)務(wù)信息的有效利用取決于信息接收者能否正確的解碼，隨著財(cái)務(wù)信息化和財(cái)務(wù)公開的深入，財(cái)務(wù)信息越來越被更多的相關(guān)者所接觸和關(guān)注，溝通問題成為高校面臨的新課題。強(qiáng)化宣傳和服務(wù)，使財(cái)務(wù)信息使用者熟知財(cái)務(wù)知識，通曉財(cái)務(wù)規(guī)定，有利于發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督和財(cái)務(wù)服務(wù)的作用，進(jìn)一步理解財(cái)務(wù)人員的職責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)和諧的財(cái)務(wù)關(guān)系。

財(cái)務(wù)宣傳的關(guān)鍵在于實(shí)用性、全面性和持久性。宣傳要有實(shí)用性，要起到財(cái)務(wù)指南的作用，比如在新生入學(xué)及新員工入職時(shí)領(lǐng)取財(cái)務(wù)手冊、月度（或季度）編制學(xué)校財(cái)務(wù)簡報(bào)（可采用電子版形式）、張貼醒目的辦事流程圖等；全面性在于宣傳要從使用者的角度考慮問題，辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)要有明確的指引，讓辦事者一目了然；財(cái)務(wù)政策和規(guī)定變更時(shí)，宣傳要及時(shí)更新，保證財(cái)務(wù)宣傳的持久性。

二、財(cái)務(wù)信息溝通組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

（一）重組財(cái)務(wù)組織架構(gòu)，建立服務(wù)與信息化的新型財(cái)務(wù)組織模式

財(cái)務(wù)的信息化及服務(wù)功能與會計(jì)核算同等重要，因此，為提高財(cái)務(wù)信息溝通效能，我們需要對財(cái)務(wù)部門組織機(jī)構(gòu)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，通過財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)，使核算功能實(shí)現(xiàn)自動檢測、審核、監(jiān)督等程序，減少不必要或重復(fù)的手工環(huán)節(jié)，減輕核算的壓力，著重開發(fā)信息和服務(wù)功能的建設(shè)。

以A大學(xué)為例，重組后的財(cái)務(wù)部門組織架構(gòu)見圖1。

由圖1可見，重組后A大學(xué)財(cái)務(wù)處主要?jiǎng)澐殖扇蠊δ馨鍓K，管理、核算和服務(wù)，淡化核算功能，強(qiáng)化信息與服務(wù)功能。

重組后的亮點(diǎn)在于提升了信息與服務(wù)中心的地位，特別是綜合服務(wù)科和財(cái)務(wù)分析科的建立，綜合服務(wù)科類似銀行的客戶經(jīng)理職能，對內(nèi)熟知各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度、政策、運(yùn)作流程，對外聯(lián)系各業(yè)務(wù)部門，熟悉所管轄院系、部門的業(yè)務(wù)及需求，有針對性的提供個(gè)性化財(cái)務(wù)服務(wù)及指導(dǎo)，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)關(guān)系，使財(cái)務(wù)與高校業(yè)務(wù)在服務(wù)過程中有機(jī)的結(jié)合在一起；財(cái)務(wù)分析科綜合了各科室的大量財(cái)務(wù)報(bào)表和數(shù)據(jù)，跳脫出原有單一職能的框框，從全局的角度對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提供切實(shí)可行的規(guī)劃。

（二）建立扁平化的高校組織結(jié)構(gòu)，減少信息傳遞層級

高校傳統(tǒng)的層級制組織結(jié)構(gòu)的弊端是機(jī)構(gòu)龐大、層次較多、管理交叉，信息的傳遞需要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，而且不同環(huán)節(jié)的傳遞者對信息的理解各不相同，導(dǎo)致信息接收者有可能無法領(lǐng)悟信息主體的真實(shí)意圖。改變的核心在于縮短溝通鏈條，減少組織的層級，使信息快速高效的傳遞給正確的接收者。重組后的財(cái)務(wù)組織模式使綜合服務(wù)成為溝通的核心，業(yè)務(wù)信息的傳遞通過財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)無障礙流轉(zhuǎn)，溝通活動則通過財(cái)務(wù)部門綜合服務(wù)科的“客戶經(jīng)理式”服務(wù)來實(shí)現(xiàn)溝通層級的跨越，消除專業(yè)性障礙，傳遞真實(shí)的財(cái)務(wù)信息，反饋執(zhí)行情況，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)活動扁平化管理。

（三）建立健全學(xué)院財(cái)務(wù)工作隊(duì)伍，使財(cái)務(wù)信息溝通更暢順

隨著財(cái)務(wù)工作流程的轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)信息在高校內(nèi)部趨于透明化和公開化，學(xué)院對財(cái)務(wù)越來越重視，相應(yīng)需要配備懂財(cái)務(wù)知識的專職或者兼職人員，因此財(cái)務(wù)信息溝通就具備了合格的信息接收者。學(xué)院財(cái)務(wù)人員的第一職責(zé)是為學(xué)院提供財(cái)務(wù)服務(wù)，具備基本的財(cái)務(wù)知識和財(cái)務(wù)分析能力，溝通方面起到了對內(nèi)詮釋財(cái)務(wù)信息，對外溝通校級財(cái)務(wù)部門的作用。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織學(xué)院財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)、交流和溝通活動，在共識的基礎(chǔ)上做好學(xué)院的財(cái)務(wù)工作。

（四）從責(zé)權(quán)利的角度平衡和完善跨部門的溝通管理，減少溝通障礙

高校財(cái)務(wù)信息溝通問題產(chǎn)生的客觀原因在于職能性組織結(jié)構(gòu)的局限性和弊端，由于實(shí)行高度專業(yè)化分工，在工作中容易出現(xiàn)部門的利益與整體利益不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。各院系、各職能部門如果只在意自己部門的最優(yōu)，往往無法跳出小部門來看全校的利益，不理解學(xué)校的資源配置和資金安排，產(chǎn)生溝通障礙，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)常常要協(xié)調(diào)因部門利益沖突而發(fā)生的摩擦，平衡相關(guān)利益主體，學(xué)校整體的工作效率必然降低。

解決矛盾和協(xié)調(diào)沖突的關(guān)鍵在于治理結(jié)構(gòu)的改變，重要的是要建立責(zé)權(quán)利統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理架構(gòu)，使各業(yè)務(wù)部門、學(xué)院、系、所都成為合格的財(cái)務(wù)主體，將高校長期以來忽視的辦學(xué)成本效益分析列為財(cái)務(wù)改革的重點(diǎn)，從而打破傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理模式，理順財(cái)務(wù)權(quán)責(zé)利的關(guān)系，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)矛盾和沖突。

三、優(yōu)化財(cái)務(wù)信息溝通管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享平臺

（一）擴(kuò)大信息技術(shù)的管理幅度，建立高校財(cái)務(wù)信息一體化平臺

筆者提出借鑒ERP的管理思想來設(shè)計(jì)高校財(cái)務(wù)信息一體化平臺，從而有效集合高校各層面的參與者，對內(nèi)整合財(cái)務(wù)各類功能子系統(tǒng)，對外集成高校其他的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化無縫連接，從而建立以財(cái)務(wù)信息使用者為導(dǎo)向，信息技術(shù)為基礎(chǔ)，綜合資源達(dá)到最優(yōu)的財(cái)務(wù)工作流程。

（二）高校財(cái)務(wù)信息一體化管理平臺的實(shí)施

高校本身是一個(gè)整體的系統(tǒng)，業(yè)務(wù)流、資金流、信息流組成了系統(tǒng)流動的血液，三者必須有機(jī)結(jié)合缺一不可。財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)是高校信息平臺的子系統(tǒng)，只有全面融入高校信息平臺，財(cái)務(wù)信息才能發(fā)揮最大的協(xié)同效用。

高校財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)可分成四個(gè)層次：第一層次為各業(yè)務(wù)部門操作流程，分為網(wǎng)上報(bào)賬、部門酬金發(fā)放、各類獎(jiǎng)學(xué)金助學(xué)金發(fā)放、科研項(xiàng)目等數(shù)據(jù)處理的子系統(tǒng)；第二層次為財(cái)務(wù)部門操作流程，分為賬務(wù)處理、項(xiàng)目管理、學(xué)費(fèi)管理、薪酬處理等子系統(tǒng)；第三層次為業(yè)務(wù)交互流程，主要為業(yè)務(wù)流程銜接和信息互換共享，例如學(xué)費(fèi)系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)對接、學(xué)費(fèi)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)對接、薪酬發(fā)放系統(tǒng)與人事系統(tǒng)的對接等；第四層次為財(cái)務(wù)服務(wù)流程，服務(wù)學(xué)生查詢、繳費(fèi)、教職工查詢薪酬、按權(quán)限查詢院系部門財(cái)務(wù)狀況等。四個(gè)層次的系統(tǒng)設(shè)置將行政、院系、財(cái)務(wù)部門、個(gè)人緊密地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動、遠(yuǎn)程管理、隨時(shí)隨地辦公、在線管理和集中管理等多種管理模式并行，建立起一種財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同的交互式新型財(cái)務(wù)流程。

（三）通過信息系統(tǒng)改變財(cái)務(wù)管理流程，精簡繁瑣的環(huán)節(jié)

原有的財(cái)務(wù)管理流程是以核算為中心，重核算輕管理，財(cái)務(wù)工作大多限于部門內(nèi)部運(yùn)作，對外溝通不足。改進(jìn)后要重管理輕核算，通過系統(tǒng)使財(cái)務(wù)人員從繁瑣簡單的工作環(huán)節(jié)中解脫出來，增強(qiáng)財(cái)務(wù)服務(wù)人員配置，使財(cái)務(wù)工作走出部門融入高校的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。因此開發(fā)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)要以此為理念，梳理財(cái)務(wù)工作環(huán)節(jié)與各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)度并建立各個(gè)節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)連接。財(cái)務(wù)工作流程從內(nèi)部操作轉(zhuǎn)為各業(yè)務(wù)客體獨(dú)立操作，使原有的到財(cái)務(wù)部門排隊(duì)辦事變成隨時(shí)隨地在網(wǎng)上辦理，財(cái)務(wù)部門審批處理后經(jīng)費(fèi)直接劃轉(zhuǎn)的形式，開通網(wǎng)上報(bào)賬、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放網(wǎng)上提交委托等遠(yuǎn)程手段。

綜上所述，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息溝通問題可以按照以下思路：財(cái)務(wù)部門對內(nèi)構(gòu)建以溝通為文化的組織氛圍，從組織架構(gòu)、管理模式的變革入手，對外積極推動高校財(cái)務(wù)集中核算、分級管理、信息資源實(shí)時(shí)共享、以跨部門溝通為主的管理體制；通過網(wǎng)絡(luò)信息手段實(shí)現(xiàn)信息共享和信息資源的整合，對財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)重新規(guī)劃和設(shè)計(jì)，各項(xiàng)流程重新梳理，實(shí)現(xiàn)跨部門流程一體化平臺，財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)管理流程無縫銜接，簡化財(cái)務(wù)流程；財(cái)務(wù)部門重新定位，信息化進(jìn)程跨入數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段，把部分財(cái)務(wù)人員從日常簡單但繁瑣的記賬工作中脫離出來，投入更多的人力到資源配置、提供服務(wù)、財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面中，形成高校內(nèi)部良性運(yùn)作的管理溝通循環(huán)系統(tǒng)。

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（作者單位：暨南大學(xué)財(cái)務(wù)與國有資產(chǎn)管理處）