信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理研究

【摘 要】本文首先講述了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的概述，然后介紹了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化的問題分析，接著分析了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理措施。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)；工程監(jiān)理；檔案管理

一、前言

檔案管理是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中一系列的資料，記載著信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的各種內(nèi)容。對(duì)檔案的管理必須科學(xué)高效。因此，檔案管理中的信息化建設(shè)是必不可少的。

二、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的概述

1、發(fā)展現(xiàn)狀

我國在2003年1月3日頒布了《電子政務(wù)工程技術(shù)指南》，此指南明確指出：“同一個(gè)工程建設(shè)和監(jiān)理必須是相互獨(dú)立的機(jī)構(gòu)分別承擔(dān)且監(jiān)理單位要在承建單位之前進(jìn)行介入，監(jiān)理單位明確后，建設(shè)單位才可以進(jìn)行工程建設(shè)?！庇纱丝梢?，國家相關(guān)的政府部門已經(jīng)意識(shí)到了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的重要作用。但由于我國起步較晚，很多企業(yè)在進(jìn)行信息化工程前，會(huì)主動(dòng)要求監(jiān)理介入并以此減少項(xiàng)目失敗風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)，但這種現(xiàn)象僅僅在經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，比如北京、上海、天津等地區(qū)常見，在一些經(jīng)濟(jì)落后的地區(qū)，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理幾乎是不存在的，甚至有的偏遠(yuǎn)地區(qū)根本對(duì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的理念一無所知，那么檔案管理更加無從談起。由此，我們可以看出不同地區(qū)對(duì)其理念的認(rèn)知程度是有很大差別的。

2、監(jiān)理檔案管理工作在信息系統(tǒng)工程的重要性

在信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目中監(jiān)理檔案管理工作是非常重要的，它是監(jiān)理方在進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)中所形成的文字性記錄，其是判斷監(jiān)理工作是否做到位重要的憑據(jù)之一。所以，在信息系統(tǒng)工程建設(shè)的過程中，無論工作多么繁雜都必須對(duì)當(dāng)前的建設(shè)活動(dòng)進(jìn)行文字性的記錄。通過文字記錄及相關(guān)數(shù)據(jù)來說話，是切實(shí)做好信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的重中之重。

3、監(jiān)理資料檔案對(duì)于建設(shè)方的重要性

信息系統(tǒng)工程單位首要要求就是對(duì)監(jiān)理檔案進(jìn)行有效的管理。建設(shè)方將信息系統(tǒng)工程交付給監(jiān)理進(jìn)行負(fù)責(zé)后，也是要定期進(jìn)行工程進(jìn)度跟蹤和監(jiān)督的，而跟蹤和監(jiān)督的主要依據(jù)就是監(jiān)理的檔案資料，這些資料包含著信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的詳細(xì)情況，建設(shè)方通過對(duì)檔案、數(shù)據(jù)的查閱來對(duì)工程進(jìn)行全面的了解，并可以對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的處理和整改。

4、監(jiān)理資料檔案對(duì)于承建方的重要性

在工程建設(shè)中，當(dāng)工程出現(xiàn)問題時(shí)，建設(shè)方、承建方及監(jiān)理方三個(gè)單位的相關(guān)人員要對(duì)工程問題進(jìn)行排查，而此時(shí)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案資料則成為了排查時(shí)最重要的依據(jù)，不僅能夠維護(hù)監(jiān)理及建設(shè)單位的合法權(quán)益，也能夠最大限度的保證承建方的經(jīng)濟(jì)不受損失。所以，承建方要盡力配合監(jiān)理的檔案管理工作，一旦發(fā)生問題，檔案管理的完善度是其不受經(jīng)濟(jì)損失的最根本保障。

三、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化的問題分析

1、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)缺乏了解，參與度較低

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理經(jīng)過幾年的高速發(fā)展，由于市場(chǎng)需求的多樣化以及監(jiān)理單位及監(jiān)理人員自身能力的差異，監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化整體結(jié)構(gòu)出現(xiàn)分化：一類是監(jiān)理單位和監(jiān)理人員重視信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的標(biāo)準(zhǔn)化工作，形成了擁有自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專有技術(shù)、實(shí)力強(qiáng)大的監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)體系。其監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)模較大，管理規(guī)范，能集中在某一項(xiàng)或多項(xiàng)專業(yè)工程領(lǐng)域，從事著從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究到初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、選擇承包商、監(jiān)督管理施工、直至工程竣工驗(yàn)收甚至包括項(xiàng)目后評(píng)估的項(xiàng)目全過程的管理和技術(shù)咨詢服務(wù)；另一類是完全不了解信息系統(tǒng)工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)理單位和監(jiān)理人員，其監(jiān)理工作主要在施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施旁站、或僅僅實(shí)施施工階段的質(zhì)量、投資、安全等某一專項(xiàng)監(jiān)管的監(jiān)理人員。

2、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不能完全滿足實(shí)踐的需要

從現(xiàn)有的信息系統(tǒng)監(jiān)理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來看，其核心內(nèi)容主要是按照相應(yīng)的信息系統(tǒng)工程的特點(diǎn)及其對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，粗略介紹該類信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的任務(wù)和要點(diǎn)，并套用通用監(jiān)理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以指導(dǎo)實(shí)際的監(jiān)理工作，但在現(xiàn)實(shí)監(jiān)理工作中，缺乏可操作性和對(duì)具體監(jiān)理項(xiàng)目的適應(yīng)性。

3、標(biāo)準(zhǔn)體系不夠完善，配套標(biāo)準(zhǔn)不夠健全

信息系統(tǒng)監(jiān)理的主要業(yè)務(wù)范圍涉及信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)、信息應(yīng)用系統(tǒng)的新建、升級(jí)、改造工程。根據(jù)國內(nèi)信息系統(tǒng)監(jiān)理的實(shí)踐來看，信息系統(tǒng)監(jiān)理涵蓋計(jì)算機(jī)工程、網(wǎng)絡(luò)工程、通信工程、結(jié)構(gòu)化布線工程、智能大廈工程、軟件工程、系統(tǒng)集成工程以及有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息化建設(shè)的工程及項(xiàng)目。當(dāng)前，我國尚無一套完善的信息化項(xiàng)目監(jiān)理制度，相應(yīng)的監(jiān)理法規(guī)、監(jiān)理內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等也都沒有制定，特別是收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)問題，大多數(shù)用戶采用協(xié)商解決。因而影響了監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，所形成的標(biāo)準(zhǔn)較少，配套標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施工作困難。

四、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理研措施

1、靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目各方溝通，避免中間環(huán)節(jié)

溝通交流的方式多種多樣，具體來說，主要分為電子郵件溝通、電話溝通和經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通三種。在這三種方式中只有善于靈活應(yīng)用才會(huì)達(dá)到良好溝通的效果。具體針對(duì)本項(xiàng)目而言，采用的溝通形式主要由三種：一、每周一次進(jìn)度評(píng)審。在完成項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目組每周都會(huì)組織一次進(jìn)度評(píng)審，而在達(dá)到一個(gè)里程碑式的階段時(shí)，項(xiàng)目組都會(huì)通過舉行正式進(jìn)度評(píng)審會(huì)，對(duì)之前已完成的工作進(jìn)行總結(jié)并對(duì)規(guī)劃下一步工作。二、搭建開放式論壇。為更好的方便項(xiàng)目組成員能隨時(shí)的暢所欲言，該文作者專為項(xiàng)目組搭建了一個(gè)開放式論壇，各成員可以隨時(shí)留言，而后大家共同討論。三、公布各成員電子信箱。通過公布各成員電子信箱，各成員間可私下大膽地交流實(shí)際中遇到的問題，相互間提供建議和參考。作者通過公布信箱，收集到了很多信息可運(yùn)用與決策過程中，同時(shí)作者回答的一些普適性的問題對(duì)其他成員也有較大的借鑒意義。

2、發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋

良好的溝通是成功的開始，在項(xiàng)目組成員間討論時(shí)，作者就恰如其分的注意了這一點(diǎn)。具體來說，如交流過程中對(duì)方說話時(shí)不隨意打斷，整個(gè)交流過程中保持心平氣和的語氣，當(dāng)遇到困難或者問題時(shí)，從不同角度、不同方向思考解決的方案，當(dāng)成員間迷惑時(shí)，運(yùn)用一些通俗易懂的實(shí)例予以說明。在溝通氣氛緊張時(shí)，作者能用詼諧幽默的語言緩解緊張的氣氛，整個(gè)過程中做到能贊美、能變通、能幽默。同時(shí)，良好的傾聽素質(zhì)也是必要的，這可以通過恰當(dāng)肯定的面部表情體現(xiàn)出來，當(dāng)然，溝通過程中適當(dāng)?shù)姆答佉驳谋夭豢缮俚?，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，該文作者特別注意了反饋談訪的內(nèi)容與書面考評(píng)意見的一致，不避重就輕，從而達(dá)到良好溝通效果。

3、召開高效的項(xiàng)目會(huì)議

項(xiàng)目會(huì)議是為確保項(xiàng)目信息的有效溝通、跟蹤項(xiàng)目研究進(jìn)展、制定下階段項(xiàng)目計(jì)劃、解決當(dāng)前面臨的問題、最終確保項(xiàng)目按計(jì)劃完成而進(jìn)行的一種有效手段。本項(xiàng)目中，主要召開的項(xiàng)目會(huì)議主要由：一、項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)，參會(huì)人員為項(xiàng)目當(dāng)事人，會(huì)議目的為鼓舞士氣、明確目標(biāo)、統(tǒng)一思想。二、每周一次項(xiàng)目例會(huì)，參會(huì)人員為項(xiàng)目各方負(fù)責(zé)人，會(huì)議目的為檢查項(xiàng)目進(jìn)度、查找問題并針對(duì)各問題制定相應(yīng)解決措施。三、每月一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，會(huì)議目的為總結(jié)本月工作完成情況，制定下一月工作計(jì)劃。四、項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，項(xiàng)目組全體成員參加，會(huì)議目的為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，完成項(xiàng)目功勞分配。五、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)會(huì)議，參會(huì)人員為各方專家，會(huì)議目的為學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)整個(gè)研究過程進(jìn)行總結(jié)。當(dāng)然，高效會(huì)議的召開其前期工作也是必不可少的，如確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。 為讓項(xiàng)目組成員間建立一個(gè)共同的項(xiàng)目目標(biāo)和協(xié)調(diào)一致的行為準(zhǔn)則，該文作者通過對(duì)本項(xiàng)目的管理及實(shí)施過程的詳細(xì)分析，制定了一套適合本項(xiàng)目活動(dòng)過程的模型，該模型最基本的要求是要能讓項(xiàng)目各方都能充分的理解模型所表達(dá)的內(nèi)涵，從而使得項(xiàng)目各方都能理解自己在項(xiàng)目中與各成員間的相互關(guān)系，然后認(rèn)可并接受這種關(guān)系。作者參照UML的分析和表達(dá)方法，設(shè)計(jì)了一個(gè)項(xiàng)目管理模型，該模型中項(xiàng)目成員間消息傳遞的順序和關(guān)系通過使用順序圖和協(xié)作圖來表示，項(xiàng)目成員間的聯(lián)系和流程通過使用一系列帶泳道的活動(dòng)圖來表示；最后，定義了一個(gè)針對(duì)GIS工程的技術(shù)、管理文檔的屬性、功能要求的信息和文檔管理模型。通過對(duì)上述項(xiàng)目管理模型分析的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目組得以在具體實(shí)施計(jì)劃中制定具體的信息管理、信息通信、配置管理、組織協(xié)調(diào)的有效機(jī)制。

4、建立有效的信息管理機(jī)制

有效的信息管理機(jī)制是保證項(xiàng)目管理UML模型能夠?qū)崿F(xiàn)的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，本項(xiàng)目組即規(guī)定所有參研人員都要求按照UML模型標(biāo)準(zhǔn)編制文檔，并將文檔交于信息管理員統(tǒng)一歸檔。項(xiàng)目組同時(shí)規(guī)定，每一階段的項(xiàng)目驗(yàn)收或者里程碑階段的驗(yàn)收皆以是否及時(shí)完成文檔編制為第一評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，未按標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)完成文檔編制的不予簽署意見。此外，信息管理員也應(yīng)及時(shí)將監(jiān)理專題報(bào)告、監(jiān)理周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更文件等文檔及時(shí)分發(fā)給。三方的聯(lián)系人

本軟件自投入運(yùn)行以來，規(guī)范了船閘工作人員的工作行為，確保了船舶過閘的秩序最大限度實(shí)現(xiàn)公開、公平、公正，同時(shí)系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)擋檔功能，一系列措施的實(shí)施提高了閘室空間利用率和船閘運(yùn)行效率，大大降低船閘的運(yùn)行成本，從而從根本上減少了船舶待閘的時(shí)間，減少了各閘船之間的矛盾，因?yàn)榈玫搅藦V大船員的一致好評(píng)。

在該信息系統(tǒng)項(xiàng)目研發(fā)中，由于采用了以上的方法，使參建各方形成了較好的合作關(guān)系，使項(xiàng)目得以順利完成，并且達(dá)到預(yù)定的質(zhì)量和進(jìn)度要求，重新回顧該項(xiàng)目開發(fā)過程，項(xiàng)目的成功離不開良好的溝通管理。

五、結(jié)束語

加強(qiáng)檔案的信息化管理是提高工作效率的途徑，在管理的過程中要根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行分析，不斷完善檔案管理的方法，這樣才能為工程的監(jiān)理工作提供保障。

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