淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

【摘 要】當(dāng)前的檔案管理工作存在諸多的問題：人員對于檔案管理不夠重視，缺乏責(zé)任感；檔案管理的觀念落后，認(rèn)識不清；不知道檔案管理的作用，工作時沒有從實際出發(fā)等。因此，要想更好地規(guī)范現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要堅持與時俱進的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學(xué)合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計劃；從現(xiàn)實出發(fā)，更新管理觀念，促進管理人員責(zé)任感的形成，激發(fā)其工作熱情，進而提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，使其更加符合法律要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；規(guī)章制度；管理方案

引言

隨著我國現(xiàn)代化水平的不斷提高，改革與創(chuàng)新不斷深化、新科學(xué)新技術(shù)的日新月異及社會主義事業(yè)的迅速發(fā)展，科技檔案的內(nèi)容日益復(fù)雜，更加豐富。因此，加強科技檔案的管理，創(chuàng)新管理模式就顯得非常必要和迫切。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

1、市場經(jīng)濟體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實活動服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機構(gòu)設(shè)置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。

2、隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。

3、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對于提升企業(yè)的核心競爭力。

4、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內(nèi)以價值計算服務(wù)水平，對外走經(jīng)營之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過渡。

5、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。

二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法

1、完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。

2、認(rèn)真組織，責(zé)任明確

一個新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立是實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)的基礎(chǔ)，是企業(yè)運行機制的創(chuàng)新是一個重要的新課題。在舊的經(jīng)濟模式下，企業(yè)檔案部門長期處于封閉狀態(tài)，等待用戶的查找，是個被動角色，在由各種各樣的剛性約束的限制下，影響了檔案信息的開發(fā)利用，造成信息資源的浪費。在現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，信息瞬間轉(zhuǎn)變的情況下，可以決定公司跌宕起伏。為企業(yè)適應(yīng)市場經(jīng)濟的變化，在競爭中站穩(wěn)腳跟，必須高度重視以信息為中心的文件的各種信息資源，而開發(fā)，以歷史和現(xiàn)實結(jié)合檔案信息才能準(zhǔn)確地觀察其發(fā)展變化的方向，然后牢牢把握企業(yè)的發(fā)展機遇。因此，一個新的企業(yè)檔案信息管理機制的建立，充分開發(fā)檔案信息中心的各種信息，是現(xiàn)代企業(yè)生存與發(fā)展的需要。同時要為檔案部門配置具有良好政治覺悟、較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案管理人員，確保檔案部門的穩(wěn)定，工作分配到人，責(zé)任明確到個人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度對企業(yè)各個部門形成有效的資料搜集、整理、立卷及歸檔進行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。

3、提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

在選用檔案管理人員的時候，也要對從事管理工作相關(guān)的人員提高一些職業(yè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，盡量選擇一些懂得業(yè)務(wù)，有專業(yè)知識和素質(zhì)的人員從事此項工作。改變過去由管理人事的人員去兼職檔案工作的模式，這樣可以使專門從事檔案管理工作的人員有更多的時間去學(xué)習(xí)檔案方面的知識和相關(guān)的工作內(nèi)容，更好地提高檔案管理水平。以保證檔案管理工作不再像從前一樣的隨時就去更換人員，避免管理混亂的局面再次出現(xiàn)。在日常的工作中，要不斷地提高從事檔案管理工作人員的理論水平、業(yè)務(wù)能力和道德修養(yǎng)。作為檔案管理人員，要不斷地學(xué)習(xí)，了解先進的檔案管理方面的知識，并將它更加充分靈活地應(yīng)用到實際工作中，結(jié)合所在單位實際業(yè)務(wù)內(nèi)容，學(xué)習(xí)好本單位工作的方式方法，更好地提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。最后，作為一名檔案管理人員，必須有非常高的道德修養(yǎng)，要更好地完成檔案管理工作。首先要對自己所從事的工作有很強烈的責(zé)任意識，每份經(jīng)手的檔案檢查都要十分仔細(xì)，保證存檔資料準(zhǔn)確完整，并做好相應(yīng)的整理工作。每個單位都要制定好相關(guān)的工作制度，定期進行檢查。以今后的工作中，要努力實現(xiàn)科技信息化管理，努力提高檔案管理工作的實效和應(yīng)有的價值，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。

4、制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案

現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，隨著計算機技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量，加強管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現(xiàn)其價值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實性。

5、采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的進步，并且對于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

6、加強檔案管理工作的資金投入，提高工作人員積極性

各部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也要有一個充分的組織和部署，并設(shè)立專門的機構(gòu)，同時安排專業(yè)的工作人員從事此項管理，做到有深度，抓好落實。要經(jīng)常進行督促檢查，了解和關(guān)心檔案管理工作者的工作情況，要讓檔案管理工作人員能夠得到相應(yīng)的福利待遇和升職的機會。通過這些，一定會使檔案管理人員的工作積極性有所提高，使他們能更加努力地去對自身工作負(fù)責(zé)，從而促進檔案管理工作更快更好地向前發(fā)展。要給檔案管理工作予以相應(yīng)的資金安排。對檔案管理這項工作，應(yīng)適當(dāng)撥付一定的項目經(jīng)費，要把它納入每一年的財政經(jīng)費預(yù)算當(dāng)中。

7、服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握二個方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務(wù)形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

8、深化檔案管理的資源開發(fā)和利用。檔案和檔案工作的出發(fā)點和落腳點就是檔案的服務(wù)利用。隨著改革開放的不斷深化和政府職能的逐步轉(zhuǎn)變，隨著全民綜合素質(zhì)的不斷提高，人們對檔案的認(rèn)識和理解，不再僅僅局限于檔案的憑證依據(jù)作用，而是充分利用檔案這種特殊載體所蘊藏的大量信息，進一步深層次的進行研究開發(fā)利用，更好地為社會服務(wù)。進一步加強了檔案信息開發(fā)利用，促進了檔案文化創(chuàng)新，為社會公眾提供了專業(yè)性、知識性的檔案信息，滿足了社會各界的查檔需求，使統(tǒng)計檔案信息資源在社會化服務(wù)工作中發(fā)揮了重要作用。

結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)現(xiàn)階段的社會發(fā)展要求，完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，以科學(xué)合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發(fā)揮檔案管理的價值，提升其重要性，也可以推動社會經(jīng)濟的進步和發(fā)展。因此，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時俱進，從而實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開拓新局面。

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