工程項(xiàng)目檔案的管理驗(yàn)收工作

【摘 要】工程項(xiàng)目檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、磁介、等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要；工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作也是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；檔案驗(yàn)收；歸檔

工程項(xiàng)目檔案主要包括工程項(xiàng)目的項(xiàng)目建議書、可行性研究、立項(xiàng)批文、項(xiàng)目建設(shè)許可、征地資料、招標(biāo)資料、工程合同、勘察設(shè)計(jì)資料、施工圖預(yù)算、設(shè)計(jì)變更、設(shè)備材料采購(gòu)資料、現(xiàn)場(chǎng)簽證、工程監(jiān)理資料、項(xiàng)目試車資料、竣工驗(yàn)收資料等文件資料。做好工程項(xiàng)目檔案的收集、編撰、管理和使用，使檔案資料全面、完整、規(guī)范、通用，對(duì)于工程建設(shè)的順利進(jìn)行和工程建設(shè)后順利交付生產(chǎn)、使用以及為工程項(xiàng)目將來的維修、擴(kuò)建、改造等都有著十分重要的作用。

1、工程項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)：

工程項(xiàng)目檔案反映工程建設(shè)的全過程，是其專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，從項(xiàng)目的提出、論證到開工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，一直處于動(dòng)態(tài)，具有動(dòng)態(tài)性。工程項(xiàng)目檔案包含的內(nèi)容多、范圍廣、數(shù)量龐大。因此工程項(xiàng)目檔案的形成渠道多，來源廣泛，它包括了從項(xiàng)目立項(xiàng)、工程招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的全部文件材料。

一個(gè)工程項(xiàng)目往往有多個(gè)參建單位，工程項(xiàng)目檔案的管理不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，它從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成，是一項(xiàng)需要密切配合的工作。建設(shè)單位和各參建單位需要分工協(xié)作，共同完成，以保證整個(gè)工程的檔案管理工作科學(xué)、有序的進(jìn)行。

2、工程項(xiàng)目檔案工作的組織管理

建設(shè)單位為項(xiàng)目工程的法人主體，是項(xiàng)目建設(shè)包括檔案管理工作在內(nèi)的各項(xiàng)組織工作的核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)的總體責(zé)任。因此各參建單位應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一是將項(xiàng)目檔案管理工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確分管檔案工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；將項(xiàng)目檔案的收集、管理納入工程建設(shè)計(jì)劃；納入各承辦機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考核措施，不讓項(xiàng)目檔案的管理只停留在形式上和文件上。

二是建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專、兼職檔案工作人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織管理體系；建立健全項(xiàng)目檔案的各項(xiàng)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使項(xiàng)目檔案工作有章可循；配備保證項(xiàng)目檔案工作正常開展的設(shè)備、設(shè)施，以及實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要條件。

三是將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理。項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目的招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，要建立專門條款，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件材料責(zé)任及完成目標(biāo)，將各自形成的文件材料及時(shí)歸檔，明確監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目文件材料的監(jiān)督和審查工作。

四是監(jiān)督和指導(dǎo)各參建單位將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；制定檔案分類方案，對(duì)項(xiàng)目檔案整編標(biāo)準(zhǔn)提出要求并進(jìn)行質(zhì)量審核。

3工程項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行

項(xiàng)目文件管理及檔案驗(yàn)收、移交歸檔是工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，應(yīng)貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)過程的各個(gè)階段，實(shí)施工程項(xiàng)目文件、檔案管理與工程建設(shè)同步管理。

工程項(xiàng)目文件的收集、整理，檔案的移交歸檔與工程的立項(xiàng)準(zhǔn)備、工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，使對(duì)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)貫穿與項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，其工作情況納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。才能保證項(xiàng)目管理檔案的完整與系統(tǒng)。檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行主要做好以下幾個(gè)方面：

一是在項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段，從工程項(xiàng)目的提出開始，檔案人員就及時(shí)介入，建檔工作即應(yīng)開始。前期文件應(yīng)該包括四類：圍繞立項(xiàng)形成的文件材料。包括立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、項(xiàng)目概算、項(xiàng)目批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書等；設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。包括地質(zhì)水紋勘察報(bào)告等；設(shè)計(jì)文件。包括初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算等；工程項(xiàng)目管理文件。包括征用土地批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷協(xié)議和環(huán)保、消防、水、電、暖等供應(yīng)協(xié)議等。

二是在項(xiàng)目建設(shè)的施工階段，檔案人員應(yīng)該與工程技術(shù)人員密切配合，幫助工程技術(shù)人員按照歸檔規(guī)則規(guī)范整理檔案資料，做好檔案資料的甄別、收集歸檔工作。

這個(gè)工作包含三類文件：施工準(zhǔn)備與施工文件。主要有承包發(fā)包合同、開工報(bào)告、施工執(zhí)照、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工方案、規(guī)劃、施工預(yù)算、原材料及構(gòu)件出場(chǎng)證明、質(zhì)量鑒定及材料試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更洽商單、施工日記、施工大事記、事故處理報(bào)告、施工總結(jié)、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程分項(xiàng)質(zhì)量檢查等；設(shè)備及管線、電氣儀表安裝施工文件。包括施工方案、焊接試驗(yàn)報(bào)告、安裝調(diào)試記錄

三是竣工驗(yàn)收階段，檔案人員應(yīng)與工程監(jiān)理人員、技術(shù)管理人員密切配合，以確?？⒐るA段檔案的質(zhì)量。這個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料有竣工驗(yàn)收申請(qǐng)、竣工報(bào)告、竣工會(huì)議文件，竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料、驗(yàn)收鑒定書、工程決算書、審計(jì)報(bào)告等。

4、工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理工作

工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，檔案人員務(wù)必監(jiān)督指導(dǎo)工程單位技術(shù)人員進(jìn)行自查，同時(shí)組織參建單位、各職能部門的有關(guān)負(fù)責(zé)人員和技術(shù)人員、檔案工作人員預(yù)驗(yàn)收。首先檢查各專業(yè)、各階段檔案內(nèi)容是否齊全、整編是否規(guī)范、是否為原件。其次要檢查簽字蓋章手續(xù)是否完備。第三要檢查文字、圖表、聲像及電子文件等材料質(zhì)量是否符合歸檔要求。

5、工程項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量管理的要求

歸檔的項(xiàng)目材料一般為原件，必須符合國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，并且內(nèi)容必須真、準(zhǔn)確，與項(xiàng)目實(shí)際相吻合。要采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，材料中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖紙一般采用藍(lán)圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰。竣工圖應(yīng)為新藍(lán)圖，所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工章，利用施工圖改繪竣工圖的，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，變更部分超過1/3的，應(yīng)該重新繪制竣工圖。

組卷應(yīng)該遵循形成規(guī)律，保證卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。當(dāng)一個(gè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程材料應(yīng)該按照單位工程組卷。最終要求工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案的完整按照《國(guó)家重大工程項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）所確定的內(nèi)容，將工程項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)該歸檔的文件、資料歸檔，確保各種文件原件齊全。檔案的準(zhǔn)確是指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。

結(jié)束語(yǔ)：

筆者深知工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)產(chǎn)，是工程建設(shè)者智慧的結(jié)晶，工程項(xiàng)目文件的形成和收集應(yīng)納入工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)，并落實(shí)到各參建單位和各級(jí)技術(shù)人員、檔案人的職責(zé)范圍內(nèi)，控制好建設(shè)工程全過程文件材料的形成和積累，才能保證工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

1、《國(guó)家重大工程項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002

2、中華人民共和國(guó)電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》DL/T241-2012