高檔案管理水平推進現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展

【摘 要】檔案中所隱藏的豐富信息在我們社會生活中的各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用，提高檔案管理工作水平，推進現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展就需要改變以前的傳統(tǒng)工作理念，形成正確的檔案管理意識。

【關(guān)鍵詞】提高檔案管理水平；推進管理工作；檔案管理

1、檔案管理的含義

檔案管理也被成為是檔案工作，是由檔案館或是檔案室直接對檔案實體跟檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理主要包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯以及研究、提供利用這八項工作，又可以分為6個環(huán)節(jié)，分為基礎工作跟利用工作兩部分。由于現(xiàn)代的檔案管理工作已經(jīng)成為了比較復雜的系統(tǒng)，因此也有按照多層次進行劃分的方法。其中第一層次分檔案實體管理跟檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)下面又會分成若干層次的小系統(tǒng)。檔案的實體管理主要分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案的信息開發(fā)分為檔案信息的加工跟輸出兩部分，信息加工是由編制目錄、文獻匯編以及編寫參考資料構(gòu)成的。整個檔案管理系統(tǒng)跟其子系統(tǒng)在運行過程中都會形成反饋機制。隨著檔案關(guān)聯(lián)的現(xiàn)代化發(fā)展，對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。檔案管理的最終目的是為了給社會實踐服務提供檔案信息，設置出了檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。每一項工作都不可分離，有著他們一定的程序結(jié)構(gòu)，他們組成了一個有機整體，給實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)增添功能發(fā)揮出他們的作用，彼此之間互相聯(lián)系和制約。

2、檔案管理工作中存在的誤區(qū)

長久以來，大部分的人員跟領(lǐng)導干部在檔案管理認識上存在著一定的誤區(qū)，他們單純的將檔案管理工作看成是簡單的抄寫跟資料管理的事務性工作，并不是企業(yè)主要的工作內(nèi)容，并不能夠給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟利益收入，檔案管理人員只需要管理好，不遺失、不泄漏檔案機密，就可以簡單的應付企業(yè)資料的查檔或是外調(diào)，這樣造成了檔案管理人員以及領(lǐng)導層次人員對檔案管理工作的認識偏差，無法適應現(xiàn)代管理的需求。我國對于檔案管理方面并沒有設置專門的檔案管理培訓，檔案管理人員對于檔案的歸類整理以及裝訂等管理流程并不熟悉，缺乏正確的檔案收集意識，在一定程度上影響了檔案的管理水平。由于領(lǐng)導階層人員對檔案管理的不重視，導致了檔案管理部門并沒有配備齊全的管理設施，損害了檔案的整理存放以及收集等工作。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展進步，檔案管理工作的內(nèi)容跟形式也逐漸在發(fā)生變化，比如說在數(shù)字化沖擊下，檔案管理的工作形式有原先傳統(tǒng)的手工式工作模式慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C器識別的電子檔案，管理模式也逐漸通過單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式發(fā)展成為現(xiàn)代的知識管理模式。

3、提高檔案管理水平，促進檔案管理工作發(fā)展的措施

（1）提高檔案管理人員的工作素質(zhì)，增強干部檔案工作隊伍的建設，要挑選具有責任心，政治作風嚴謹?shù)娜藛T從事檔案管理工作。加強他們的道德思想教育，檔案管理工作知識的培訓，領(lǐng)導階層人員要多關(guān)心他們的日常生活工作，讓他們在工作過程中能夠充分的發(fā)揮出他們對工作的熱情以及積極主動側(cè)創(chuàng)新思維能力。檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的成敗，因此提高檔案管理人員的自身素質(zhì)變得很重要。在提升自身專業(yè)水平的同時要積極參加技能培訓等能夠提高專業(yè)水平的活動中，熟悉檔案管理工作的基本要求跟工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量跟效率。積極發(fā)展檔案管理事業(yè)，讓檔案管理更加的科學規(guī)范，能夠提供有利的信息資源給社會。

（2）提高檔案管理的信息儲存利用以及信息開發(fā)能力。縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等行動技術(shù)的采用，能夠提高檔案信息的存貯密度，減少存貯空間，給日益增多的檔案的存儲和管理提出了有效的解決措施，增強了檔案部門的儲存能力，加大了存貯的信息量，成為社會存貯回溯性信息的基地。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計分析等。在這些業(yè)務中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。應用計算機技術(shù)進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實現(xiàn)多次重復利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。

（3）加強檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個班組存在，在開展具體的工作時，首先要向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應引起重視并應認真克服。

（4）總結(jié)：隨著我國檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提高，檔案工作要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的要求，不斷更新舊的觀念，不斷的加強檔案管理，提升檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和技能，積極探索運用現(xiàn)代科學化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，充分的發(fā)揮出檔案管理的資源優(yōu)勢，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，促進社會主義的和諧社會建設。

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