淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

【摘 要】當(dāng)前的檔案管理工作存在諸多的問(wèn)題：人員對(duì)于檔案管理不夠重視，缺乏責(zé)任感；檔案管理的觀念落后，認(rèn)識(shí)不清；不知道檔案管理的作用，工作時(shí)沒(méi)有從實(shí)際出發(fā)等。因此，要想更好地規(guī)范現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學(xué)合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計(jì)劃；從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，更新管理觀念，促進(jìn)管理人員責(zé)任感的形成，激發(fā)其工作熱情，進(jìn)而提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，使其更加符合法律要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；規(guī)章制度；管理方案

引言

隨著我國(guó)現(xiàn)代化水平的不斷提高，改革與創(chuàng)新不斷深化、新科學(xué)新技術(shù)的日新月異及社會(huì)主義事業(yè)的迅速發(fā)展，科技檔案的內(nèi)容日益復(fù)雜，更加豐富。因此，加強(qiáng)科技檔案的管理，創(chuàng)新管理模式就顯得非常必要和迫切。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

1、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報(bào)、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。

2、隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動(dòng)的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。

3、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對(duì)于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實(shí)行對(duì)內(nèi)以價(jià)值計(jì)算服務(wù)水平，對(duì)外走經(jīng)營(yíng)之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過(guò)渡。

5、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨(dú)立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法

1、完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國(guó)政府針對(duì)檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動(dòng)搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過(guò)程提供了有力的幫助。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識(shí)，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用。

2、認(rèn)真組織，責(zé)任明確

一個(gè)新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)的基礎(chǔ)，是企業(yè)運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新是一個(gè)重要的新課題。在舊的經(jīng)濟(jì)模式下，企業(yè)檔案部門長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)，等待用戶的查找，是個(gè)被動(dòng)角色，在由各種各樣的剛性約束的限制下，影響了檔案信息的開發(fā)利用，造成信息資源的浪費(fèi)。在現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，信息瞬間轉(zhuǎn)變的情況下，可以決定公司跌宕起伏。為企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，必須高度重視以信息為中心的文件的各種信息資源，而開發(fā)，以歷史和現(xiàn)實(shí)結(jié)合檔案信息才能準(zhǔn)確地觀察其發(fā)展變化的方向，然后牢牢把握企業(yè)的發(fā)展機(jī)遇。因此，一個(gè)新的企業(yè)檔案信息管理機(jī)制的建立，充分開發(fā)檔案信息中心的各種信息，是現(xiàn)代企業(yè)生存與發(fā)展的需要。同時(shí)要為檔案部門配置具有良好政治覺(jué)悟、較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案管理人員，確保檔案部門的穩(wěn)定，工作分配到人，責(zé)任明確到個(gè)人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度對(duì)企業(yè)各個(gè)部門形成有效的資料搜集、整理、立卷及歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。

3、提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

在選用檔案管理人員的時(shí)候，也要對(duì)從事管理工作相關(guān)的人員提高一些職業(yè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，盡量選擇一些懂得業(yè)務(wù)，有專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)的人員從事此項(xiàng)工作。改變過(guò)去由管理人事的人員去兼職檔案工作的模式，這樣可以使專門從事檔案管理工作的人員有更多的時(shí)間去學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)和相關(guān)的工作內(nèi)容，更好地提高檔案管理水平。以保證檔案管理工作不再像從前一樣的隨時(shí)就去更換人員，避免管理混亂的局面再次出現(xiàn)。在日常的工作中，要不斷地提高從事檔案管理工作人員的理論水平、業(yè)務(wù)能力和道德修養(yǎng)。作為檔案管理人員，要不斷地學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)的檔案管理方面的知識(shí)，并將它更加充分靈活地應(yīng)用到實(shí)際工作中，結(jié)合所在單位實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容，學(xué)習(xí)好本單位工作的方式方法，更好地提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。最后，作為一名檔案管理人員，必須有非常高的道德修養(yǎng)，要更好地完成檔案管理工作。首先要對(duì)自己所從事的工作有很強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，每份經(jīng)手的檔案檢查都要十分仔細(xì)，保證存檔資料準(zhǔn)確完整，并做好相應(yīng)的整理工作。每個(gè)單位都要制定好相關(guān)的工作制度，定期進(jìn)行檢查。以今后的工作中，要努力實(shí)現(xiàn)科技信息化管理，努力提高檔案管理工作的實(shí)效和應(yīng)有的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。

4、制定出符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理方案

現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時(shí)代的繼續(xù)發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期的檔案管理工作以及如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸總出工作的特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識(shí)儲(chǔ)備量，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機(jī)器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

5、采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國(guó)家和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可以推進(jìn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，并且對(duì)于企業(yè)來(lái)講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過(guò)檔案來(lái)把握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本活動(dòng)規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價(jià)值，這同時(shí)也是檔案管理工作存在的價(jià)值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價(jià)值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來(lái)完成對(duì)于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時(shí)在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點(diǎn)。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利；對(duì)于一些利用價(jià)值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，對(duì)于檔案管理工作中不完善的地方及時(shí)地改進(jìn)，更正管理錯(cuò)處。

6、加強(qiáng)檔案管理工作的資金投入，提高工作人員積極性

各部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作也要有一個(gè)充分的組織和部署，并設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，同時(shí)安排專業(yè)的工作人員從事此項(xiàng)管理，做到有深度，抓好落實(shí)。要經(jīng)常進(jìn)行督促檢查，了解和關(guān)心檔案管理工作者的工作情況，要讓檔案管理工作人員能夠得到相應(yīng)的福利待遇和升職的機(jī)會(huì)。通過(guò)這些，一定會(huì)使檔案管理人員的工作積極性有所提高，使他們能更加努力地去對(duì)自身工作負(fù)責(zé)，從而促進(jìn)檔案管理工作更快更好地向前發(fā)展。要給檔案管理工作予以相應(yīng)的資金安排。對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作，應(yīng)適當(dāng)撥付一定的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，要把它納入每一年的財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算當(dāng)中。

7、服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握二個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過(guò)去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

8、深化檔案管理的資源開發(fā)和利用。檔案和檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是檔案的服務(wù)利用。隨著改革開放的不斷深化和政府職能的逐步轉(zhuǎn)變，隨著全民綜合素質(zhì)的不斷提高，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解，不再僅僅局限于檔案的憑證依據(jù)作用，而是充分利用檔案這種特殊載體所蘊(yùn)藏的大量信息，進(jìn)一步深層次的進(jìn)行研究開發(fā)利用，更好地為社會(huì)服務(wù)。進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息開發(fā)利用，促進(jìn)了檔案文化創(chuàng)新，為社會(huì)公眾提供了專業(yè)性、知識(shí)性的檔案信息，滿足了社會(huì)各界的查檔需求，使統(tǒng)計(jì)檔案信息資源在社會(huì)化服務(wù)工作中發(fā)揮了重要作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展要求，完善檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，以科學(xué)合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，提升其重要性，也可以推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開拓新局面。

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