淺談物業(yè)管理中的信息化管理應(yīng)用

【摘要】管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化管理企業(yè)的需要。企業(yè)傳統(tǒng)的物業(yè)管理和記錄方式已不再適應(yīng)改革和發(fā)展的需要，突變的信息和適時的查詢，資源共享的要求。物業(yè)管理信息化建設(shè)要提供客戶服務(wù)，加強設(shè)備管理，實現(xiàn)收費管理，便于集中采購與管理，為用戶提供良好物業(yè)環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】信息化管理；物業(yè)管理；應(yīng)用

引言

隨著我國對物業(yè)管理工作越來越重視，物業(yè)公司呈現(xiàn)市場化、集約化、規(guī)模化發(fā)展進程，且物業(yè)公司的管理結(jié)構(gòu)日趨壯大。與此同時，內(nèi)部溝通、成本控制以及管理難度的增加，對信息化建設(shè)提出迫切需求，通過提升信息化資源的共享利用率，可有效提高物業(yè)管理的工作效率，為用戶提供更好的服務(wù)。而建立一個完善的管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)物業(yè)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

一、物業(yè)管理現(xiàn)狀

物業(yè)管理作為社會生產(chǎn)大分工下出現(xiàn)的與人民群眾生活水平密切相關(guān)的新型服務(wù)行業(yè)，憑借著專業(yè)、細致的服務(wù)，保障了管轄區(qū)域物業(yè)穩(wěn)定運行，創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟效益和社會效益。目前，多數(shù)基層物業(yè)管理企業(yè)存在著“誰開發(fā)，誰管理”的現(xiàn)狀，大部分物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)公司是隸屬關(guān)系。新成立的物業(yè)管理公司缺少專業(yè)的物業(yè)管理人員，多以銷售樓盤為主，對于業(yè)主缺乏主動服務(wù)意識，管理模式陳舊，管理效率低下，缺乏創(chuàng)新意識和信息化管理的思維。不積極轉(zhuǎn)變向標準化、規(guī)范化、全面化、復(fù)合型服務(wù)企業(yè)發(fā)展的思路，不根據(jù)業(yè)主的需求挖掘新型的服務(wù)市場?；鶎游飿I(yè)管理因服務(wù)流程不夠規(guī)范、服務(wù)范圍過于單一、服務(wù)水平不高，已經(jīng)制約了物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展。

二、信息化建設(shè)在物業(yè)管理中的功能

1、提高物業(yè)管理工作效率

在物業(yè)管理中，由于涉及的信息量非常大，包括業(yè)主信息、員工信息、樓宇信息以及工作值班信息等，而傳統(tǒng)物業(yè)管理中的信息記錄多采取紙質(zhì)文件，帶來諸多重復(fù)建設(shè)工作，降低了工作效率，同時無法保證數(shù)據(jù)的可靠性。信息化管理，則可有效避免這些問題，通過信息系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)，可以重復(fù)利用，提高應(yīng)用效率。

2、促進物業(yè)管理的流程化管理

信息化建設(shè)給物業(yè)管理企業(yè)提供了科學(xué)的管理與業(yè)務(wù)流程平臺，有利于物業(yè)管理的科學(xué)化、專業(yè)化、組織結(jié)構(gòu)扁平化，既提高了物業(yè)管理效率，又對物業(yè)管理結(jié)構(gòu)產(chǎn)生深遠影響。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，物業(yè)管理企業(yè)還可促進企業(yè)優(yōu)秀員工的素質(zhì)提高，將其個人專業(yè)知識的積累轉(zhuǎn)換為管理知識積累，并融入管理流程與業(yè)務(wù)流程中，更重要的是在企業(yè)運營管理過程中，注入規(guī)范、高效、精確的職工自我學(xué)習(xí)因子，促進物業(yè)管理企業(yè)專業(yè)技能水平的提高，并為用戶提供更好的服務(wù)，獲得良好口碑。

3、提高物業(yè)管理企業(yè)的整體競爭力

首先，信息化管理給物業(yè)管理者提供了更科學(xué)、更恰當?shù)慕?jīng)營管理模式，以客觀、公正的手段促進企業(yè)及員工管理意識與管理行為的增強，進而促進員工團隊合作意識的提高，促進企業(yè)依照制定的管理模式運行。其次，信息化建設(shè)利于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間建立良好的關(guān)系，縮短雙方距離，便于物業(yè)管理企業(yè)更好地把握市場，提高工作效率與工作質(zhì)量。再次，物業(yè)管理信息化還可快速建立員工績效考核方法，提高員工服務(wù)的能動性與積極性，加上科學(xué)的決策與管理，可實現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)與各部門、各員工間的有效協(xié)調(diào)與融合，最終提升企業(yè)應(yīng)變能力與整體競爭力。

三、實現(xiàn)物業(yè)管理信息化的總體要求

作為可以科學(xué)反映物業(yè)管理個性化的信息系統(tǒng)軟件，首先應(yīng)確保良好網(wǎng)絡(luò)、程序語言、數(shù)據(jù)庫及兼容操作平臺等條件，這也是物業(yè)管理公司成功步入管理信息化的第一步。同時涉及的具體問題，如信息系統(tǒng)的具體功能模塊數(shù)量、輸出報表的最終形式等問題也不容忽視。但是管理系統(tǒng)中的下屬模塊軟件等問題的確定應(yīng)該在下一階段才具體確定，這是由于物業(yè)信息管理系統(tǒng)必須經(jīng)過前期開發(fā)涉及、中期調(diào)整改進、后期使用維護等一系列過程，方可完善，是一個不斷推進、相互作用的互動過程。因此，不能苛求物業(yè)管理系統(tǒng)在策劃建設(shè)初期就得以完善。

另外，在策劃、選購軟件以及中期洽商改進過程中，還應(yīng)充分考慮信息軟件的適宜性、擴展性與兼容性，并確保軟件內(nèi)容與物業(yè)公司的整體工作安排一致，以及后期使用的操作便捷性與維護簡單化，以實現(xiàn)資源共享、無紙化辦公、固化管理過程、規(guī)范化流程管理等目標，為用戶提供高效服務(wù)。通過信息化建設(shè)在物業(yè)管理中的應(yīng)用，給物業(yè)項目提供了更大的升值和利潤空間。

四、信息化在物業(yè)管理服務(wù)中的應(yīng)用

1、提供客戶服務(wù)

通過工作流的驅(qū)動方式，更好地為客戶服務(wù)。加強工程配套以及相關(guān)部門間的協(xié)作，實現(xiàn)客戶服務(wù)功能流程化。通過信息化的應(yīng)用，可有效提高物業(yè)工作效率及客戶滿意度。另外，通過數(shù)字化管理、呼叫中心以及短信平臺等方式，加強物業(yè)與客戶之間的互動和交流，提高服務(wù)質(zhì)量。

2、加強設(shè)備管理

設(shè)備管理既可記錄物業(yè)中心每個設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、基本屬性、檢測參數(shù)以及配件附件情況等信息，也可用于編制設(shè)備檢測計劃與保養(yǎng)計劃，再通過有效執(zhí)行計劃，確保各項設(shè)備處于良好的運行狀態(tài)，降低維修成本，提高設(shè)備的使用效率。

3、實現(xiàn)收費管理

收費管理系統(tǒng)可同時支持多種類型物業(yè)的管理，支持各種收費項目與標準，支持各種儀表，支持總表分攤計算、公攤表、現(xiàn)金收款、預(yù)收款、銀行托收繳款等多項內(nèi)容，并可代替核算物業(yè)各項費用，真正實現(xiàn)物業(yè)管理的全面經(jīng)濟化。

4、便于集中采購與管理

可實現(xiàn)物業(yè)所需的集中采購，加強統(tǒng)一供應(yīng)商、統(tǒng)一價格體系，降低物業(yè)管理的采購成本，并實現(xiàn)物料消耗過程中的跟蹤管理，避免物料浪費，防止產(chǎn)生信息漏洞，降低物業(yè)支出成本。

5、為用戶提供良好物業(yè)環(huán)境

信息化管理系統(tǒng)可實現(xiàn)物業(yè)管理人員的輪班、巡邏檢查、換崗、來訪者信息記錄等歸檔工作，便于對工作人員的安排與督查，加強安全管理，同時對于客戶的車輛可實現(xiàn)定位停車，方便物業(yè)對車輛的管理及物業(yè)環(huán)境管理。

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