事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

摘 要 隨著信息高速公路的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案信息化管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。將現(xiàn)代科技運(yùn)用于人事檔案的管理，能夠有效地快速地處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息，因此被越來(lái)越多的公司和企業(yè)所接納。合理有效地進(jìn)行人事檔案的信息化管理，可以達(dá)到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 信息化管理

一、大力推行事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）大大提高了工作效率

以前事業(yè)單位的檔案管理多采用紙質(zhì)方式，抄抄寫(xiě)寫(xiě)，核對(duì)數(shù)據(jù)，采用人工方式，既繁瑣，又容易出錯(cuò)，而且保存以及查找都特別不方便。耗費(fèi)大量人力，付出更多的資金，卻得不到更好的結(jié)果。閱讀處理冗長(zhǎng)的文件，勞神傷財(cái)，甚至大大影響工作效率。而采用事業(yè)單位人事檔案的信息化管理，對(duì)信息進(jìn)行加工，分類(lèi)，細(xì)化，分析，整理的過(guò)程，減少了紙質(zhì)的使用，同時(shí)也減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，更方便查找和分析，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的集成化處理，一舉多得。

（二）利于信息的交流與分享

原始的紙質(zhì)文檔，記載的信息多，雜，亂，很多信息都被閑置甚至是忽略掉了。信息交流的時(shí)候更麻煩，需要花費(fèi)大量的人力，財(cái)力校對(duì)信息，分類(lèi)，挑揀出有效信息，然后進(jìn)行整理，才能進(jìn)行交流。一般都必須整理出厚厚的文件。而采用大型計(jì)算機(jī)以后，信息的交流和分享可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。而且，信息本來(lái)就已經(jīng)分類(lèi)好存盤(pán)，挑揀起來(lái)也輕松很多。數(shù)字化管理，現(xiàn)代化設(shè)備，讓交流暢通無(wú)阻。只需攜帶小小的U盤(pán)，大量數(shù)據(jù)都可以輕松帶走，方便快捷。

（三）文件的保存更安全

采用紙質(zhì)文檔保存，紙質(zhì)本身的缺陷，人為地一點(diǎn)點(diǎn)小疏忽，都可能讓重要的數(shù)據(jù)模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數(shù)據(jù)，既能生動(dòng)準(zhǔn)確地用多種方式記錄并保存數(shù)據(jù)，增加保密又可以確保數(shù)據(jù)保存的安全性?？朔思堎|(zhì)文件會(huì)因?yàn)榧垙埖母喽斐蓴?shù)據(jù)丟失的缺點(diǎn)，所以被越來(lái)越多的人所接受。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的方式

（一）提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)

檔案管理人員每天都要處理大量的數(shù)據(jù)，圖像，文字等信息，用以往的紙質(zhì)文件肯定十分繁瑣，而采用信息化管理之后，工作量大大減輕，效率也發(fā)的提高，準(zhǔn)確性也有了很大的改善。要積極鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們采用現(xiàn)代化的方式管理信息，提高他們對(duì)數(shù)字化管理信息的熟悉程度，鼓勵(lì)他們?cè)诂F(xiàn)有的技術(shù)上加強(qiáng)創(chuàng)新，用發(fā)展的眼光看待問(wèn)題，解決問(wèn)題，讓檔案管理更方便，更快捷，更上一層樓！

（二）加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化開(kāi)放管理

建立健全檔案的現(xiàn)代化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文件整理成一個(gè)體系，體系下再分門(mén)別類(lèi)，便于查找和分析。同時(shí)，將可以公開(kāi)的檔案資料透明化，員工出勤情況，公司業(yè)績(jī)排名，企業(yè)繳稅情況等，全都可以透明公開(kāi)，既可以加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督，又可以加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和分析，便于信息的進(jìn)一步集成。同時(shí)，可以激勵(lì)和監(jiān)督員工的行為，鼓勵(lì)他們做好事，干實(shí)事。公開(kāi)透明的檔案，可以提高辦事水平。

三、做好檔案現(xiàn)代化管理的方式

（一）讓創(chuàng)新意識(shí)扎根于檔案管理人員心中

檔案記錄著企業(yè)的很多重要資料，即使采用現(xiàn)代化管理，查找起來(lái)也是有些費(fèi)力。所以，我們一定要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上加強(qiáng)創(chuàng)新，不斷開(kāi)創(chuàng)出更方便更快捷更人性化的新模式，讓檔案管理成為一件輕松的事情。培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意思鼓勵(lì)他們開(kāi)創(chuàng)新的思路，新的方案，可以讓檔案管理更人性化，減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，讓檔案管理的前景越來(lái)越好。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)教育和能力培訓(xùn)

要想讓檔案管理做的越來(lái)越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。員工的素質(zhì)提升可以保證工作的更好進(jìn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，包括綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，文件分類(lèi)以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時(shí)，加強(qiáng)宣傳，鼓勵(lì)他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德培養(yǎng)，敦促他們恪守職業(yè)道德。公平公正，實(shí)事求是，對(duì)自己的工作保持高度的警惕性，真實(shí)地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好！

（三）建立健全法制，讓信息化檔案管理更合理化

制度的支持能夠保障新措施的更好執(zhí)行。隨著信息化檔案管理的普及，新的刑事案件層出不窮。國(guó)家應(yīng)該修改或者制定相關(guān)的法律，保障事業(yè)單位的合法權(quán)利，讓他們被侵權(quán)時(shí)可以通過(guò)法律武器保護(hù)自己。同時(shí)，健全法制加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的秩序性和規(guī)范性，讓信息化檔案管理逐漸走上正軌，而且能夠造福全社會(huì)。

信息化管理檔案，是一種必然之勢(shì)。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的信息化處理，讓事業(yè)單位的管理更方便更快捷更合理。我們必須加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化處理的規(guī)劃化和合理化，結(jié)合實(shí)際，不斷調(diào)整事業(yè)單位人事檔案信息化處理信息的辦法，才是我們現(xiàn)在應(yīng)該堅(jiān)持的重中之重。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉維秦.檔案管理信息化建設(shè)探討[J].青春歲月，2011（24）.

（作者單位：中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局油氣資源調(diào)查中心）