醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對(duì)策研究

摘 要：文章首先分析了醫(yī)院開展檔案管理工作過程中存在的問題，總結(jié)為管理意識(shí)有待增強(qiáng)、工作開展方式落后，管理人員技能水平偏低等方面。在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)探討檔案管理問題的有效解決對(duì)策，并針對(duì)管理形式提出一些積極有效的建議，為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案管理對(duì)策

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題

醫(yī)院開展檔案管理工作期間，由于重視程度不足，在管理方式上存在明顯的落后現(xiàn)象，資料信息的使用安全得不到保障，如果不對(duì)檔案管理形式做出創(chuàng)新調(diào)整，會(huì)對(duì)醫(yī)院面向社會(huì)開展醫(yī)療服務(wù)造成影響，只有明確現(xiàn)存問題才能制定出積極有效的解決方案。下面將檔案管理工作中存在的問題做出總結(jié)。

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

首先是檔案管理意識(shí)使用并沒有等到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部的足夠重視?；鶎庸ぷ魅藛T約束能力差，并沒有在任務(wù)開展期間嚴(yán)格要求自己，將信息安全作為管理任務(wù)中的重點(diǎn)內(nèi)容，服務(wù)意識(shí)偏低，檔案的安全性雖然得到了保障，但正常使用卻受到了阻礙。檔案管理任務(wù)開展期間，缺乏有效的監(jiān)管制度，在工作形式上也存在明顯的不規(guī)范。傳統(tǒng)管理方式使得檔案使用效率偏低，信息化技術(shù)并沒有得到廣泛的應(yīng)用。檔案使用過程中也是依靠單一的方式來進(jìn)行，紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間存放容易損壞，開展醫(yī)療服務(wù)過程中信息更新時(shí)間不夠及時(shí)，造成資料中的信息失真，增大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理方式落后

醫(yī)院運(yùn)營(yíng)期間會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，基層工作人員對(duì)這部分信息資料的定義不嚴(yán)格，一些無用的信息也被存入到檔案管理系統(tǒng)中，增大了工作任務(wù)量，使用過程中這部分無用信息也會(huì)對(duì)資料所搜帶來影響。計(jì)算機(jī)設(shè)備雖然在檔案管理中得到應(yīng)用，但效果并不理想，基層工作人員操作系統(tǒng)的熟練程度達(dá)不到要求，系統(tǒng)運(yùn)行期間出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)也不能及時(shí)有效的解決，增大了檔案使用風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理制度不健全，管理效率不高

尚未形成完善的管理體系，也是造成管理工作難以開展的明顯因素，在工作期間，所執(zhí)行的管理標(biāo)準(zhǔn)不同，基層檔案員通常是依照經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，發(fā)現(xiàn)問題后沒能及時(shí)的與上級(jí)管理部門溝通。問題因素逐漸堆積后，造成嚴(yán)重的安全隱患。

（四）檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高

檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒有納入計(jì)劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

（五）檔案工作硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，目前基本上是手工收集、檢索，所以信息量小，不利于檔案資源的利用和開發(fā)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

醫(yī)院的檔案管理應(yīng)充分利用病案中的信息，推廣優(yōu)秀成果，為提高醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。醫(yī)院檔案管理的改革創(chuàng)新必須要樹立新的檔案管理理念，創(chuàng)新和完善管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級(jí)醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時(shí)，要通過會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作的重要性，從而使醫(yī)院的全體人員都充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識(shí)，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動(dòng)為醫(yī)學(xué)、科研活動(dòng)提供各種咨詢服務(wù)。

（二）重視檔案的開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

檔案管理的最終目的就是提供利用。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，更好地為醫(yī)院臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。另外，還要加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

（三）健全管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。管理制度是各項(xiàng)管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴(yán)格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。因此，要根據(jù)醫(yī)院的需要，對(duì)各項(xiàng)檔案管理辦法進(jìn)行修改和補(bǔ)充，使檔案管理制度更加完善和行之有效。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響到檔案的管理水平。因此，醫(yī)院應(yīng)將檔案人員的培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。二是深入調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)檔案管理水平的提高。三要改變觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，盡快實(shí)現(xiàn)服務(wù)主體由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

（五）加大投入，更新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要條件。一方面，要更新檔案管理設(shè)備；另一方面，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)和行政管理檔案，以方便使用者及時(shí)查找、閱讀。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)管理，可以減少檔案存放的空間，擴(kuò)大信息容量，提高工作效率，且保密性強(qiáng)。

三、小結(jié)

提升檔案管理工作水平必須循序漸進(jìn)，不能急于求成，只有按照務(wù)實(shí)、創(chuàng)新、高效的原則和嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的一體化、專業(yè)化、電子化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015（01）.

[2]陳忠海，婁晶晶.檔案學(xué)碩士研究生教育存在問題與對(duì)策研究述評(píng)[J].檔案學(xué)通訊，2013（07）.