淺談地勘單位檔案管理的規(guī)范化

摘 要：地勘單位的檔案準(zhǔn)確且真實(shí)地記錄著各個歷史階段地勘工作變化的各類信息，完整的保存和管理這些檔案對于地勘單位未來的發(fā)展有著非常重要的作用，新時期人們意識到了地質(zhì)檔案的潛在價值，逐漸重視對地勘檔案管理的保護(hù)工作，基于此，本文主要闡述目前地勘基層單位檔案管理工作存在的問題，本文將圍繞如何更規(guī)范的管理地勘單位的檔案問題展開討論。

關(guān)鍵詞：地勘單位；地質(zhì)檔案；規(guī)范化；管理

地質(zhì)檔案記錄著國家地質(zhì)工作者一代代人民的探索成果，通過文字、圖表等各種方式詳細(xì)記錄著地質(zhì)科技活動，為國家經(jīng)濟(jì)、科學(xué)等的發(fā)展提供非常珍貴的參考借鑒資料。如何管理好、使用好地質(zhì)檔案成為擺在地勘單位面前的一個重要課題。地質(zhì)檔案是地勘單位的寶貴財產(chǎn)，它記載著地質(zhì)工作者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見證。檔案管理者要本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

一、地勘單位檔案管理的重要性

地勘檔案的基本價值主要體現(xiàn)在兩個方面：一是歷史發(fā)展的一個憑證，能夠?qū)v史的變遷和該部門在各個時期的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行準(zhǔn)確、詳細(xì)的記錄，而這種“憑證”的作用是無法進(jìn)行推翻的；二是對地質(zhì)工作者未來的發(fā)展有著參考作用。檔案中記錄著以前各種地質(zhì)科研項(xiàng)目和活動，能夠給以后開展各項(xiàng)活動作為參考資料，在地勘部門找礦以及資源管理及勘查開發(fā)等方面也有著借鑒作用。

二、地勘單位檔案管理存在的問題

經(jīng)過幾十年的發(fā)展，各地勘基層單位都積累了大量的地質(zhì)科技材料，如何管理好這些檔案，延長其使用壽命，是各地勘基層單位急需解決的問題。但是，一些地勘基層單位檔案管理存在庫房簡陋、設(shè)備不完善、規(guī)章制度不健全等突出問題。

（一）庫房比較簡陋，設(shè)施不完善

地勘基層單位的檔案庫房大多數(shù)都十分簡陋，不符合檔案庫房的要求。有一些地勘基層單位在辦公樓的底層隨便選幾間房屋作為檔案室，有的甚至在樓頂。這些庫房往往陰暗潮濕，通風(fēng)條件差，在防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲、防鼠等方面功能不足，這些不利的因素極易導(dǎo)致檔案的紙張褪色、變脆，發(fā)生字跡模糊、油跡擴(kuò)散現(xiàn)象，影響了檔案的保管和使用，大大縮短了檔案的使用壽命。大部分地勘基層單位檔案室基本設(shè)施不齊全，無通風(fēng)恒溫設(shè)備，而且大部分檔案室沒有配備專門的計(jì)算機(jī)，沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化。查閱檔案只能沿用傳統(tǒng)的手工操作，查閱一份材料要經(jīng)查歸檔臺賬，這樣就浪費(fèi)了大量的人力、物力，檔案室工作人員沒有更多的時間去編研，從而使檔案的信息功能沒有得到很好的開發(fā)。

（二）缺少專業(yè)檔案管理人才

缺少專職的檔案管理工作人員，在人員配置上也無法滿足實(shí)際要求，檔案管理人員大多是是兼職性質(zhì)，基本上是非檔案專業(yè)畢業(yè)，沒有專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)，也沒有進(jìn)行專業(yè)的管理培訓(xùn)，在工作的開展過程中處于迷茫狀態(tài)，想做不知如何做？或者想做沒時間做？

（三）管理體制不健全

由于國家體制改革，地勘基層單位的管理體制正發(fā)生變化，地勘單位由原來的垂直管理和國家投資轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的屬地化管理。由于地勘基層單位特殊性，其基礎(chǔ)差、底子薄、負(fù)擔(dān)重、市場化程度低，造成大部分地勘單位經(jīng)濟(jì)困難，因此，各基層單位無力改善現(xiàn)有的保管條件，但是資料保管現(xiàn)狀又急需改善，否則，地質(zhì)資料的毀損將越來越來嚴(yán)重。

三、地勘單位檔案管理的規(guī)范化策略

（一）完善硬件設(shè)施

檔案室?guī)旆康倪x址很重要，通常應(yīng)避免選擇在一樓或頂樓。并且在庫房應(yīng)增加計(jì)算機(jī)、空調(diào)、抽濕機(jī)、吸塵器、檔案消毒柜等設(shè)備，使保管環(huán)境可以人為地控制。只有做好“防”的工作才能從根本上解決這些存在的問題，從而最大限度延長檔案的壽命。

（二）改進(jìn)管理模式

改變傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理模式，使地質(zhì)檔案管理走向現(xiàn)代化。隨著地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展，地勘基層單位檔案的類型和數(shù)量也在不斷增加，但是傳統(tǒng)的手工管理模式已無法解決檔案工作中面臨的種種難題。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是一項(xiàng)工作量很龐大的工作。進(jìn)而使光盤以及磁性材料為載體的檔案所占比例急劇增加，它們的保管、使用與紙質(zhì)檔案相比，發(fā)生了根本性變化，如果檔案人員不提高業(yè)務(wù)水平，不補(bǔ)充知識，就無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。檔案數(shù)字化將是檔案管理的未來趨勢，因此，各地勘基層單位要加強(qiáng)此項(xiàng)工作。

（三）重視人才培養(yǎng)

堅(jiān)持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動地勘基層檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。目前，各地勘基層單位檔案室管理人員多為兼職，對于科技檔案的整理、編研、編目、開發(fā)、利用難以勝任。所以只有通過學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)知識，才能保證工作質(zhì)量，提高效能。因此，要重視人才的培養(yǎng)，在職人員通過各種途徑提高知識水平和業(yè)務(wù)能力，改善知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)地質(zhì)科技檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要。

（四）完善管理體制

由于地勘單位由原來的垂直管理和國家投資轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的屬地化管理后，其基礎(chǔ)差、底子薄、負(fù)擔(dān)重、市場化程度低，造成大部分地勘單位經(jīng)濟(jì)困難，導(dǎo)致了機(jī)構(gòu)銳減。致使各基層地勘單位沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，大多由辦公室管理，而辦公室由于工作了多人少，又會導(dǎo)致很少有精力去管理檔案工作。因此，應(yīng)成立一個專門的檔案室機(jī)構(gòu)，配備專職工作人員，進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理體制。

四、結(jié)語

建立并完善地質(zhì)勘查單位檔案行業(yè)管理制度是地質(zhì)工作發(fā)展的需求，作為服務(wù)于社會發(fā)展的地勘檔案管理部門管理人員，必須認(rèn)真做好自己的本職工作，確保文檔資料的保密性、準(zhǔn)確性、完整性，充分發(fā)揮檔案管理者自身的價值，為國家地質(zhì)找礦事業(yè)的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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