交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，交通工程項目逐漸增多，極大促進(jìn)了我國交通運輸事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，而加強(qiáng)檔案管理則是確保交通工程得以順利實施的關(guān)鍵。本文將對交通工程檔案日常管理存在的問題進(jìn)行分析，并針對這些問題提出解決對策，希望能夠為相關(guān)部門提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：交通工程；檔案管理；問題對策

交通工程檔案是指從項目建設(shè)開始到結(jié)束，將整個過程形成的檔案文件進(jìn)行分類、整理、并歸檔，進(jìn)而為工程建設(shè)提供依據(jù)與參考。項目檔案則包括建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位形成的基礎(chǔ)性材料、設(shè)計資料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能夠為項目提供有價值的參考、憑證或者依據(jù)。下面將對交通工程檔案日常管理存在的問題進(jìn)行具體分析。

一、交通工程項目檔案管理存在的問題

（一）檔案資料真實性缺失

在交通工程建設(shè)過程中，很多參與建設(shè)的施工單位對實體建設(shè)較為注重，卻對工程檔案資料形成與編制缺少關(guān)注度，錯誤的認(rèn)為工程檔案資料只要形式上過得去就行，只為了應(yīng)付工程檢查，臨時編制的記錄或者資料。施工單位內(nèi)部有一群專門的檔案編制人員，這些人員對工程施工流程與現(xiàn)場缺少了解，編寫出來的檔案資料缺少根據(jù)，常與現(xiàn)實脫節(jié)。比如，在測量數(shù)據(jù)資料收集時不能確保收集到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)、開工報告附件編寫過于流程化，土方填筑資料常出現(xiàn)錯填或者漏填等問題[1]。

（二）工程檔案與工程建設(shè)不同步

在完成分項工程以后，現(xiàn)場簽證和原始記錄不能與工程同步進(jìn)行。在進(jìn)行歸檔過程中，主要考慮檔案形成過程，側(cè)重于歸檔工作的開展。例如，在對灌注樁施工進(jìn)行記錄時，在樁基階段不能及時將原始記錄填到表中，而是將其記在個人記事本上，然后再進(jìn)行表格的統(tǒng)一整理；沒有及時對測量放樣、試驗檢測資料數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫，而是事后補(bǔ)充，很可能造成歸檔效率的降低。

（三）工程技術(shù)檔案歸檔與檔案管理規(guī)定不一致

在檔案立卷歸檔時，鑒于工程技術(shù)檔案與檔案管理相關(guān)規(guī)定不一致，不同的人對檔案的理解不同，也可能出于習(xí)慣，在分類檔案、歸檔時會出現(xiàn)較大差異。比如，在對一座橋梁進(jìn)行立卷過程中，有的工作人員會采用縱向歸檔，每個橋墩作為一個歸檔單位，其中包括這個橋墩的立柱、蓋梁、承臺、基礎(chǔ)等資料，而采用橫向歸檔法則是對所有橋墩中的立柱為一個單位，蓋梁又為另一個單位，以此類推[2]。

二、出現(xiàn)上述問題的原因

（一）檔案管理意識薄弱

在交通工程項目剛開始時，項目管理部就制定了相關(guān)法律法規(guī)，比如，《竣工檔案編制實施細(xì)則》或者《項目檔案管理辦法》等。但依然有技術(shù)人員或檔案管理人員缺乏基本的技術(shù)素養(yǎng)，未能進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對交通法規(guī)缺少足夠的認(rèn)識，不能對項目檔案進(jìn)行系統(tǒng)性、完整性的規(guī)劃與設(shè)計，與檔案資料編制目標(biāo)存在較大差距。

（二）沒有嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)程序

項目剛開始建設(shè)時，要先制定管理法規(guī)，依據(jù)專業(yè)法律法規(guī)制定獎懲措施，這樣才能使檔案管理更為規(guī)范，真正將檔案管理落實到位。但是，很多時候為了趕進(jìn)度忽視檔案管理，無形中也增加了后期檔案管理難度。

（三）部門間的規(guī)定不統(tǒng)一

工程技術(shù)部門有一套對技術(shù)檔案的管理辦法，而檔案管理部門又有一套管理辦法，二者不盡一致，各有說法，也是造成檔案整理返工的另一個原因。

三、解決對策

為了使檔案管理能夠全面、系統(tǒng)、及時的進(jìn)行，編寫出符合實際的文件資料，使管理水平提高可以采取本項目建設(shè)統(tǒng)一的方式，將合同管理納入其中，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的管理原則，是誰的責(zé)任就由誰來負(fù)責(zé)，杜絕出現(xiàn)責(zé)任相互推諉的情況。各單位資料質(zhì)量負(fù)責(zé)人要對檔案人員的工作進(jìn)行檢查督促，負(fù)責(zé)對檔案編制的指導(dǎo)與動態(tài)監(jiān)督[3]。

（一）建立檔案管理責(zé)任制

交通工程建設(shè)初期要構(gòu)建出由業(yè)主、監(jiān)理單位以及施工單位共同負(fù)責(zé)的檔案管理責(zé)任制，并要委托咨詢部門成立起文檔編制項目部，其作用是對檔案編制進(jìn)行指導(dǎo)。還要有專門的檔案室，設(shè)置人員負(fù)責(zé)日常管理工作，確立下來的制度要嚴(yán)格落實，參與建設(shè)的部門也要參與檔案編制與管理。檔案員要提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案管理能力，養(yǎng)成基本的檔案管理素養(yǎng)，構(gòu)建臨時文件管理制度，做好文件收集、編制、整理、立卷歸檔等各個環(huán)節(jié)的工作。例如以我省莆永高速公路為例，檔案管理組織結(jié)構(gòu)流程可參考下圖1：

圖1 直接參謀型網(wǎng)絡(luò)圖管理組織結(jié)構(gòu)

（二）及時建檔立卷，使項目檔案與施工同步

檔案編制部門要按照審批的程序進(jìn)行分項列表、整理，將各卷的樁號標(biāo)注上，將預(yù)立案卷的目錄形成，檔案管理員要對項目改進(jìn)有所了解，每完成一個項目環(huán)節(jié)以后，就要及時做好數(shù)據(jù)、信息、資料的收集、分類與歸檔。做好立卷，做好材料、設(shè)備、人員等的歸檔，始終堅持“隨時收集隨時歸檔”的原則，這樣才能確保檔案的真實性與完整性，在工作交接上也就更加順暢[4]。建設(shè)單位、監(jiān)理單位在工程交工驗收前，要對檔案資料進(jìn)行會審，在審核了全部檔案材料以后才能正式簽發(fā)交工證書。

（三）加強(qiáng)檔案編制的檢查管理力度

在項目開展的不同階段可實施動態(tài)管理，定期對全部的原始資料進(jìn)行檢查，對檔案資料的整理情況、電子文件的編制情況進(jìn)行整理，對竣工文件收集編制效果，資料真實性、準(zhǔn)確性以及規(guī)范性進(jìn)行檢查。

可以將項目檔案管理納入到項目管理條例中，因為檔案編制的數(shù)量與移交數(shù)量要保持一致，將更加有利于工程質(zhì)量的維護(hù)，減少出現(xiàn)檔案移交過程中出現(xiàn)的拖延情況。完成了工程交接以后就能夠與參與建設(shè)的單位一起進(jìn)行檔案匯編工作，使檔案得以進(jìn)一步完善。

（四）做好檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)與使用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，應(yīng)用在交通工程中的信息技術(shù)也在增多，極大提高了工程檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力。國內(nèi)某工程建設(shè)單位就使用了某公司研發(fā)的HDS公路工程竣工文檔管理系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)下對檔案進(jìn)行集中管理與分類處理，按照交通部下發(fā)的《交通工程竣工文件歸檔管理辦法》中的相關(guān)內(nèi)容，開設(shè)了7個模塊進(jìn)行檔案的動態(tài)收集，同時，系統(tǒng)能夠按照質(zhì)量要求，對電子檔案記錄進(jìn)行篩查，并對檔案的真實性進(jìn)行審核，真正實現(xiàn)了紙張檔案資料與電子文件的同步管理。由此，在未來的交通工程檔案日常管理中可以多應(yīng)用信息技術(shù)，開展信息化管理[5]。

（五）重視人員培訓(xùn)，增強(qiáng)日常工作上的交流

在竣工文件收集與管理上離不開專業(yè)人員的支持，缺少相關(guān)人員對工作的支持將使檔案管理工作陷入癱瘓，由此，不僅要保證檔案管理員的數(shù)量，更要不斷提升這些管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，可以選派專業(yè)人員到優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)、觀摩，各級領(lǐng)導(dǎo)要鼓勵其進(jìn)行創(chuàng)新與技術(shù)研究，不斷轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，體現(xiàn)自身價值。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代化生產(chǎn)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，交通工程檔案編制管理工作也提出了更高的要求，為了使檔案信息更加廣泛、準(zhǔn)確，滿足工程需要，就要依靠現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行編制與管理。工程檔案管理是工程建設(shè)中必不可少的工作，也是一項長久工作，工程檔案管理人員必須承擔(dān)起檔案管理的責(zé)任，將檔案管理與實際工作聯(lián)系起來，不斷提高工程檔案質(zhì)量，使檔案價值得以提高，為交通工程建設(shè)提供依據(jù)和服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙曉輝.建筑工程中加強(qiáng)工程檔案管理以及對其監(jiān)控措施的探討[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015（6）：1116-1116.

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