論檔案安全管理的重要性

摘 要：紙質(zhì)檔案安全管理是檔案管理工作的生命線，是檔案賴以生存的重要保障，我們必須重視它。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；安全；管理

檔案安全管理是檔案管理機(jī)構(gòu)為避免或減緩不安全因素給檔案帶來損害、損壞甚至毀滅性后果，而有計劃、有組織地學(xué)習(xí)檔案安全管理理論知識、制定一系列安全管理策略和實施切實可行的保護(hù)措施的過程。檔案安全管理自始至終貫穿于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)中，檔案管理者應(yīng)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段對檔案加強(qiáng)管理，實現(xiàn)檔案安全、可靠、可利用的目標(biāo)。

在日常的檔案管理工作中，根據(jù)對庫存檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析：紙質(zhì)檔案占檔案總量的99.04%，永久和長期保管的紙質(zhì)檔案又占檔案總量的47.1%，要想管理好它們?nèi)蝿?wù)艱巨、責(zé)任重大！在從事檔案管理工作中，我一直在思考一個看似簡單、操作卻十分復(fù)雜的問題：如何把這些有價值的紙質(zhì)檔案完好無損地管理好、利用好，使檔案的壽命得以延長？在一般環(huán)境條件下，我們經(jīng)?？吹接性S多紙張會發(fā)生諸如老化、發(fā)黃、發(fā)脆、磨損、霉蝕、字跡退色和模糊不清等現(xiàn)象，原因何在？怎樣杜絕紙質(zhì)檔案出現(xiàn)類似的問題？通過學(xué)習(xí)，我認(rèn)識到：只有用科學(xué)的管理方法，從紙質(zhì)檔案形成的初期到收集、整理、保管、利用各階段，加強(qiáng)管理，嚴(yán)格把關(guān)，才能避免因無知、疏忽給紙質(zhì)檔案帶來的損壞。因此，重視紙質(zhì)檔案安全管理勢在必行，刻不容緩。

紙質(zhì)檔案安全管理包括紙質(zhì)檔案實體安全、生存環(huán)境安全、設(shè)備安全、檔案專業(yè)人員須具有的素質(zhì)等多方面，其中紙質(zhì)檔案實體安全是紙質(zhì)檔案安全管理的基石。

一、紙質(zhì)檔案實體安全

紙質(zhì)檔案的實體是紙張和字跡，紙質(zhì)檔案耐久性的表現(xiàn)形式是紙張和字跡的耐久性，紙張和字跡的耐久性直接關(guān)系到紙質(zhì)檔案的壽命和使用價值。

（一）紙質(zhì)檔案紙張的耐久性

1.影響紙張的耐久性--紙張屬性

紙張的耐久性與造紙植物纖維原料的質(zhì)量與化學(xué)成分有關(guān)，還與紙張的生產(chǎn)過程有關(guān)。據(jù)專家對紙質(zhì)研究分析的結(jié)論是：纖維長、長寬比大、均一性好、壁腔比小、雜細(xì)胞少、纖維素含量高、木素含量低的紙張強(qiáng)度大、耐久性好。

在日常工作中，我們接觸的紙張種類大致有：新聞紙、印刷紙、書寫紙、打印紙、有光紙和干法靜電復(fù)印紙、耐久紙、制圖紙、描圖紙和曬圖紙等，這么多種類的紙張并非都能成為紙質(zhì)檔案紙張用材，必須按紙張的耐久性選擇紙質(zhì)檔案用紙。

（1）新聞紙：主要用于印刷報紙、雜志、書刊等，其原料是木素，纖維粗短脆硬，均一性差，耐久性差，易發(fā)黃變脆，不能作為紙質(zhì)檔案用紙。

（2）書寫紙：適用于練習(xí)簿、記錄本、表格、賬簿及其它書寫用紙，其兩面光滑，組織均勻，不透明，施膠度很高，白度高，色澤均勻，較耐久，可作短期紙質(zhì)檔案用紙選材。

（3）干法靜電復(fù)印紙：主要用于靜電復(fù)印、計算機(jī)打印、傳真記錄等，其原料采用100%漂白木槳生產(chǎn)，色澤潔白、紙面平滑、挺度適宜，耐久性一般，可作中長期紙質(zhì)檔案用紙選材。

（4）耐久紙（包括：最耐久紙--可保存500年以上；一般耐久紙--可保存200年以上）：專供紙質(zhì)檔案用紙，可作永久性紙質(zhì)檔案用紙選材，其原料采用優(yōu)良纖維（漂白麻槳和漂白木槳），中性施膠劑內(nèi)部施膠，碳酸鈣加填，耐久性很好。

（5）描圖紙：是用于描圖的專用紙。描圖紙的特點是透明度高、耐刮，刮后畫墨勻整、不擴(kuò)散。其原料是100%的漂白亞硫酸鹽木漿，紙漿需要進(jìn)行高黏狀打漿，施膠時增加了多種膠料成分，耐久性差。因此，在保管底圖時必須加以重視。

2.影響紙張的耐久性--紙張的老化

紙張老化是指紙張在環(huán)境因素的作用下，其化學(xué)成分發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的變化，性能下降的過程。紙張的老化影響紙張的耐久性。紙張的老化表現(xiàn)在紙張發(fā)黃、強(qiáng)度下降、易碎（呈粉末狀）等方面。

（1）紙張老化的內(nèi)部原因有兩種：

①紙張老化是主要的化學(xué)成分（纖維、半纖維和木素）與水、氧化劑發(fā)生水解、氧化、光解等化學(xué)反應(yīng)形成的。因此，任何植物纖維紙張都有可能發(fā)生老化。

②紙張在生產(chǎn)過程中在其內(nèi)部形成一定的有害物質(zhì)，主要包括：a、制漿過程中殘留的酸；b、漂白過程中殘留的氧化劑；c、施膠過程中酸性施膠時加入的明礬；d、造紙用水帶來的酸性；e、整個制漿造紙過程中帶來的金屬離子等。這些有害物質(zhì)都是加速紙張的老化的因子。

（2）紙張老化的外部原因是環(huán)境因素，主要包括溫度、濕度、光線、酸、氧化劑和微生物等因素。這些因素會引起或加速紙張的化學(xué)成分發(fā)生水解、氧化和光解反應(yīng)，引起或加速紙張老化。

紙質(zhì)檔案紙張老化是自身不可逆轉(zhuǎn)的化學(xué)變化過程，我們要根據(jù)紙質(zhì)的特性，用科學(xué)的方法和技術(shù)手段加以預(yù)防、阻斷、延緩紙張老化速度。

（二）紙質(zhì)檔案字跡材料的耐久性

1.影響紙質(zhì)檔案字跡材料的耐久性—字跡屬性

紙質(zhì)檔案字跡材料是檔案中記錄信息的材料。字跡的耐久性是指字跡形成之后，在周圍環(huán)境因素的影響下，保持原有色澤及清晰度的能力。保持“原有色澤”是指字跡不退色，不變色；保持“清晰度”是指字跡不擴(kuò)散，耐磨損。字跡的耐久性是字跡色素成分的耐久性決定的；同時，字跡色素與紙張纖維結(jié)合也影響字跡的耐久性。

傳統(tǒng)的檔案字跡材料有墨和墨汁、墨水、油墨、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆、印泥、印臺油、科技圖紙中的各種線條等；隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，不斷出現(xiàn)新型的字跡材料，如：靜電復(fù)印件、傳真件、計算機(jī)印件等。字跡材料的耐久性直接關(guān)系到檔案壽命的長短和利用價值。

（1）墨和墨汁字跡：墨和墨汁的色素成分是炭黑，炭黑的化學(xué)性質(zhì)十分穩(wěn)定，是最耐久的色素成分。因此，墨和墨汁是最耐久的字跡材料，可作檔案用字跡材料。

（2）墨水字跡：包括碳素墨水字跡、藍(lán)黑墨水字跡、純藍(lán)墨水和紅墨水字跡

①碳素墨水字跡：碳素墨水的色素成分為炭黑，它的黑度、著色力、遮蓋力都很高；對酸、堿、氧化劑等都具有很強(qiáng)的抵抗力；且耐光、耐熱。因此，碳素墨水是墨水中耐久性最好的字跡材料，可作檔案用字跡材料。

②藍(lán)黑墨水字跡：藍(lán)黑墨水的色素成分是顏料（色素成分較耐久），因此藍(lán)黑墨水屬于較耐久的字跡材料；缺點是字跡會隨時間的推移出現(xiàn)退色或泛黃的現(xiàn)象，可作短期檔案字跡材料。

③純藍(lán)墨水和紅墨水：純藍(lán)墨水和紅墨水的色素成分是染料（色素成分不耐久），因此這兩種墨水都屬于不耐久的字跡材料，不可作檔案字跡材料。

（3）油墨字跡：油墨是印刷文件必須使用的材料。檔案中常用的油墨一般為黑、藍(lán)、紅三種顏色。

①黑色油墨：黑色油墨的色素成分是炭黑，黑色油墨是最耐久的字跡材料，是檔案文件理想的字跡材料。

②藍(lán)色、紅色油墨：藍(lán)色、紅色油墨的色素成分是顏料，藍(lán)色、紅色油墨屬于較耐久的字跡材料，可作短期檔案字跡材料。

（4）圓珠筆字跡：圓珠筆油墨的色素成分多為有機(jī)染料，不耐光、不耐熱，耐酸堿性較差，圓珠筆字跡長期保存在溫度較高的環(huán)境條件下，會出現(xiàn)滲油和擴(kuò)散的現(xiàn)象。因此，圓珠筆屬不耐久字跡材料，不可作檔案字跡材料。

（5）中性筆字跡：合格的中性筆色素材料采用的是顏料，字跡較耐久，可作短期檔案字跡材料。但是，目前在市場上銷售的中性筆中，有部分是偽劣商品，其色素材料采用的是染料，字跡不耐久，不能作檔案用字跡材料。因此，為保證檔案長久保存，必須采用碳素墨水書寫，避免用中性筆書寫。

（6）復(fù)寫紙字跡：復(fù)寫紙的色層漿料由色料、油、蠟組成，復(fù)寫紙字跡容易發(fā)生擴(kuò)散，字跡不耐久，影響檔案的保管和利用，不可作檔案字跡材料。

（7）鉛筆字跡：鉛筆字跡在紙張上既沒有結(jié)膜，又不被吸收，只是填充或黏附在紙上，容易被摩擦掉，鉛筆屬不耐久字跡。因此，不可作檔案字跡材料。

（8）印泥和印臺油字跡：

①印泥：現(xiàn)在原子印章和印油已取代了老式印章和印泥，原子印油的色素成分是大紅粉、金光紅、立索爾紅、耐曬紅、永固紅等，它們屬于顏料，原子印章的印跡屬于較耐久的字跡材料。

②印臺油：印臺油中的色素成分是鹽基性染料，耐久性差，字跡屬于不耐久的字跡材料。

（9）復(fù)印圖線條：復(fù)印圖是用曬圖紙從底圖上復(fù)制的一種圖紙。主要有：重氮鹽復(fù)印圖和鐵鹽復(fù)印圖等。

①重氮鹽復(fù)印圖使用廣泛，優(yōu)點是感光速度快、顯影迅速、色調(diào)鮮艷；缺點是耐光性差，屬于不耐久字跡材料，應(yīng)避免在強(qiáng)光下長期使用。

②鐵鹽復(fù)印圖的色素成分是顏料，屬于比較耐久字跡材料。

（10）靜電復(fù)印件字跡：靜電復(fù)印件字跡的色素成分是炭黑，色素成分與紙張的結(jié)合方式是部分干燥結(jié)膜，屬于比較耐久字跡。

（11）傳真件字跡：包括有噴墨記錄字跡、靜電記錄字跡、感熱記錄字跡。

①噴墨記錄字跡耐久性較差，保存時間不長，在陽光的照射下會較快退色，不可作檔案保存。

②靜電記錄字跡的色素成分是炭黑，所以屬于比較耐久字跡材料。

③感熱記錄字跡的色素成分是染料，不耐光、不耐酸、不耐堿、耐熱性差。感熱記錄的傳真件，不能作為檔案保存。

（12）計算機(jī)打印件字跡：作為檔案保存的計算機(jī)打印件，最好選擇激光打印字跡材料。

根據(jù)以上字跡材料的耐久性質(zhì)，檔案的產(chǎn)生或形成部門必須在檔案材料形成的初期，對字跡材料的應(yīng)用加以重視，嚴(yán)格按照規(guī)定要求書寫檔案材料，避免造成不良后果。

2.影響紙質(zhì)檔案紙字跡耐久性—環(huán)境因素

字跡的耐久性與周圍環(huán)境有關(guān)的因素是：

（1）光—光是引起字跡發(fā)生退色的主要因素，以有機(jī)染料為色素成分的字跡，光對其影響更大。

（2）溫度—字跡色素的退變速度與溫度呈正相關(guān)，溫度超高，字跡的退變速度越快。

（3）濕度—環(huán)境濕度大，會使耐水性差的字跡發(fā)生擴(kuò)散，造成字跡模糊，潮濕會加速光、熱、氧化劑、酸、堿等因素對字跡耐久性產(chǎn)生影響。

（4）酸、堿—字跡的色素成分十分復(fù)雜，在酸、堿介質(zhì)的作用下，會使某些字跡變色或退色。

（5）氧化劑—破壞檔案字跡的氧化劑，主要是指空氣中含有的氧化性氣體，如NO2、O3、CL2等，它們具有氧化性，能與字跡色素中的發(fā)色團(tuán)發(fā)生作用，使色素中發(fā)色團(tuán)遭到破壞而退色。

（6）有害氣體—空氣中的有害氣體十分復(fù)雜，它們有的是酸性的有害氣體，有的是氧化性的有害氣體，它們可以通過各種途徑對字跡產(chǎn)生影響，造成色素成分被氧化導(dǎo)致字跡退色。

（7）灰塵—灰塵是影響字跡退色的因素之一。灰塵是固體雜物，表面多帶有棱角，沉降在檔案紙上，在檔案整理、保存、利用過程中，隨著移動和翻閱，引起灰塵對檔案紙張的摩擦，使紙張表面起毛，影響字跡的清晰度。

根據(jù)影響字跡耐久性的各種因素，為了保護(hù)好檔案字跡，延長其壽命，其一：在文件形成時，注意選擇耐久性好的書寫材料和印刷材料；其二檔案在保管過程中必須注意防光、防熱、防潮、防水、防塵、防有害氣體、防酸堿物質(zhì)接觸等。

二、紙質(zhì)檔案生存環(huán)境安全

環(huán)境因素對檔案的侵蝕從檔案生成到消滅整個周期都存在，根據(jù)紙張、字跡的屬性，為保障紙質(zhì)檔案壽命得以延長，必須對紙質(zhì)檔案生存環(huán)境加以控制。

（一）溫、濕度控制

檔案庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃（±2℃），相對濕度控制在45%-60%（±5%）。

（二）蟲霉防治與除塵

檔案館應(yīng)設(shè)消毒室或消毒箱，新接收的檔案材料必須經(jīng)過消毒、除塵才能入庫，配備吸塵器，安裝空氣過濾裝置等。

（三）防火、防盜

配備檔案專用的消防器材，安裝火警及防盜報警裝置，安裝防盜、防火門及監(jiān)控器。

（四）照明管理

檔案庫房須選用白熾燈，照度不超過100lx，安裝窗簾、擋光板，避免陽光直接照射檔案。

（五）防水

檔案館要防止?jié)B水、漏水現(xiàn)象發(fā)生，定時檢查庫房。

三、檔案庫房設(shè)備安全

防止或減緩檔案損壞的三個要素是按規(guī)定要求建筑庫房、安裝必須的設(shè)備、實施技術(shù)管理措施。檔案庫房中最基本的設(shè)備是空氣調(diào)節(jié)裝置、檔案裝具、防火和防盜裝置及照明裝置。

（一）空氣調(diào)節(jié)裝置是控制檔案溫、溫度的唯一工具。

（二）采用密集架柜存放檔案能夠保護(hù)檔案、防止灰塵、利用檔案方便。

（三）安裝滅火、防盜裝置，做到有備無患，防患于未然。

（四）安裝照明裝置要按照規(guī)定要求，選擇適合檔案需要的照明材料白熾燈。

四、檔案專業(yè)人員須具有的素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，要有工作責(zé)任心，要有安全管理意識，要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真細(xì)致地做好每一件檔案管理工作。

綜上所述，紙質(zhì)檔案安全管理是一個全過程的系統(tǒng)管理工程，每個環(huán)節(jié)都很重要，一刻都不能松懈。如果不重視紙質(zhì)檔案安全管理，檔案管理將成為無源之水，無本之木。所以，紙質(zhì)檔案安全管理是我們工作的方向和重中之重。

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