聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題及對策

聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題及對策

山東工商學(xué)院

【摘""要】目前部分高校人事檔案管理工作存在管理體制不規(guī)范、檔案管理意識淡薄和歸檔材料質(zhì)量不高等問題，造成檔案管理信息化的開發(fā)與利用不足。筆者認(rèn)為應(yīng)從思想上確立高校人事檔案管理工作的地位、確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案、建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍等方面努力，使高校人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路。

【關(guān)鍵詞】聘用制""檔案管理""問題""對策

【中圖分類號】G647"""""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A"""""""""""【文章編號】1674-4810（2015）13-0033-02

高校聘用制是學(xué)校與教師在平等自愿、相互選擇的基礎(chǔ)上，以聘用合同的形式把任職資格、崗位職責(zé)與任職期限等環(huán)節(jié)同雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)組合而成的教師管理與任用制度。高校聘用制的核心內(nèi)涵是：高校在教師管理中引入競爭激勵機(jī)制，建立教師能進(jìn)能出、能上能下、擇優(yōu)聘任、以崗定薪的用人機(jī)制。

高校人事檔案為教師的聘用、培養(yǎng)、晉升提供可靠的遵循依據(jù)，關(guān)系到高校人事工作及每位教職工的切身利益。隨著高校聘用制改革的深入，對人事檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。聘用制下的高校人事檔案工作如何提高自身發(fā)展，更好地為人事部門及每位教職工做好后勤保障服務(wù)，是每位高校檔案管理工作者都應(yīng)思考的問題。

一"聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案具有真實(shí)性、原始性和其他任何材料不可取代的依據(jù)與憑證作用，它記載著教職工的綜合信息。然而，目前大部分高校人事檔案管理工作存在著管理體制不規(guī)范、檔案管理意識淡薄與歸檔材料質(zhì)量不高等問題，這在某種程度上造成了檔案管理信息化的開發(fā)與利用不足。

1.管理體制不規(guī)范，檔案管理意識淡薄

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。聘用制下對高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是時(shí)下人們對人事檔案的形象描述。一方面，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重要性只停留在表面上，對人事檔案的具體工作未落實(shí)到行動上，片面地認(rèn)為聘用制只需要做好基本的個人信息統(tǒng)計(jì)，收集起來的人事檔案沒有認(rèn)真審核，整理材料時(shí)也不仔細(xì)核對細(xì)節(jié)信息，依舊堅(jiān)持傳統(tǒng)的管人管檔的觀念，沒把思想調(diào)整到用人用檔的新思路上來。這種錯誤觀念勢必會重創(chuàng)聘用制高校教師的工作積極性、激發(fā)各種人事矛盾，并最終影響到高校各項(xiàng)工作的順利開展。

第二，職工歸檔意識不強(qiáng)。教職工自身對人事檔案也存在不重視和管理意識淡薄的問題。高校人事檔案的封閉式管理，給人一種很神秘的感覺，造成教職工對檔案的作用意識差。有些教職工對自己的檔案不了解，也不關(guān)心。例如，有的教師畢業(yè)多年后都沒有將其在職教育時(shí)的成績表和畢業(yè)證復(fù)印件交到檔案室備案;甚至有人將檔案放在家中多年，已不知將檔案丟至何處。這不僅違反了檔案管理的規(guī)定，降低了檔案的嚴(yán)肅性，也不能及時(shí)更新個人信息，給人事檔案管理與統(tǒng)計(jì)工作增設(shè)了障礙。

2.歸檔材料質(zhì)量不高

第一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。檔案工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及各個學(xué)科領(lǐng)域，管理技術(shù)復(fù)雜。隨著高校聘用制改革的深入，現(xiàn)行的高校檔案實(shí)體分類已經(jīng)無法包含新內(nèi)容，故此，其對檔案管理人員的要求也越來越高。目前很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案工作是高校行政工作中無關(guān)緊要的常規(guī)工作，只要有人在崗保管即可，不需要花費(fèi)太多人力、物力和財(cái)力，致使很多檔案管理工作人員都是“半路出家”，一部分是過去的機(jī)關(guān)行政人員，一部分是教學(xué)、圖書館或部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)人員。他們都是在上一代檔案管理員那里學(xué)習(xí)后出師，沒經(jīng)過系統(tǒng)性的專業(yè)檔案學(xué)習(xí)，其工作中往往會出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)工作處理不準(zhǔn)確等問題，導(dǎo)致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

第二，檔案收集內(nèi)容單一。高校人事檔案根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求收取履歷表、自傳、鑒定與考核等九大類材料，造成檔案內(nèi)容千人一面，缺乏具有個人亮點(diǎn)的依據(jù)材料。諸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研學(xué)術(shù)成果、綜合能力與專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料未列入收集范圍內(nèi)，導(dǎo)致組織在考察干部時(shí)，不能從人事檔案中找到客觀的、具有個人特色的檔案材料。這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引

進(jìn)、考核、評級，以及師資隊(duì)伍建設(shè)的要求不相符。

第三，歸檔信息存在“水分”。由于人事檔案管理嚴(yán)格，在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時(shí)手續(xù)繁雜。隨著聘任制的執(zhí)行，高校人才流動也愈發(fā)頻繁。為了留住人才或爭議糾紛，高校常?？哿羧耸聶n案。而教職工為了自由流動，往往選擇放棄檔案，去尋找更適合自己的單位。在新的單位，為了滿足相關(guān)要求又重新建立個人檔案，這些“新鮮出爐”的檔案，缺乏原始的職稱評審材料和必要的監(jiān)督，存在的“水分”較多，人事部門在工齡計(jì)算、退休時(shí)間核實(shí)、工資薪級晉升與人才考察等方面存在諸多難題。更有甚者為了符合相關(guān)人才條件而弄虛作假，造成了“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“克隆檔案”、“人質(zhì)檔案”等現(xiàn)象，給現(xiàn)行的人事檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

3.檔案管理信息化的開發(fā)和利用不足

目前，大部分高校人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，信息化技術(shù)運(yùn)用較少。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工來完成檔案的收集與歸類工作。一方面人工書寫和整理既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯，另一方面人工查找資料具有查閱困難、進(jìn)程緩慢等弊端，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。由于缺乏相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和操作人員，計(jì)算機(jī)的主要作用只是簡單的信息錄入和文字處理以及信息檢索功能，未曾真正利用這些設(shè)備建立個人電子檔，并未真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化，降低了檔案質(zhì)量與工作效率。

二"聘用制下高校人事檔案管理工作的對策

高校人事檔案管理工作目的在于通過對人事信息的良好管理，盤活人才資源，構(gòu)建合理的人才隊(duì)伍，為高校選賢任能，從而提升高校的教學(xué)與科研水平。人事檔案的合理利用能夠有效地防止和避免不講德才條件、只憑主觀臆斷和個人喜好選拔人才和聘用干部的情況。應(yīng)從以下四個方面使高校人事檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化：

1.確立聘用制下高校人事檔案管理工作的重要地位

首先，加強(qiáng)校內(nèi)對檔案管理重要性的宣傳力度，通過舉辦相關(guān)講座、交流會等活動進(jìn)行宣傳，還可以充分利用高校特有的媒體如校園報(bào)紙、網(wǎng)頁及廣播等形式擴(kuò)大宣傳，以增強(qiáng)全體教職工的檔案意識。其次，建立健全各項(xiàng)規(guī)章和獎懲制度。高校應(yīng)在《檔案法》的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)細(xì)則，明確人事檔案工作的職責(zé)范圍，成立由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作小組，將人事檔案工作常態(tài)化，進(jìn)而將相關(guān)工作要求落到實(shí)處。最后，將人事檔案管理工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的考核內(nèi)容，明確獎懲制度，提高其工作積極性，切實(shí)做好人事檔案管理工作。

2.維護(hù)人事檔案的權(quán)威性，確保其內(nèi)容的真實(shí)性

人事檔案全面地、歷史地記錄著一個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，為其人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”。檔案內(nèi)容所反映的信息與個人升學(xué)、工資計(jì)算與職務(wù)晉升等有密切聯(lián)系，同時(shí)間接反映出教職工的工作態(tài)度。因此，防止個人檔案材料的不全和造假對維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性極其重要。檔案管理的收集工作是整個流程中的重要步驟。首先，必須嚴(yán)格遵守檔案管理工作的流程，只有正規(guī)組織渠道收集的材料才可歸檔;其次，要充分發(fā)揮人事檔案管理的監(jiān)督作用，認(rèn)真核查比對準(zhǔn)備接收的新材料，若發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)請當(dāng)事人限期及時(shí)補(bǔ)交;最后，重視人事檔案材料的日常審核工作，嚴(yán)格把關(guān)人事檔案三齡二歷（年齡、工齡、黨齡;學(xué)歷、工作經(jīng)歷），遇到有問題的檔案應(yīng)及時(shí)復(fù)核、糾正并備案。

3.實(shí)現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

高校是傳道授業(yè)、知識傳遞的重要平臺，所以在先進(jìn)知識與科技領(lǐng)域，應(yīng)該有開拓創(chuàng)新的精神。高校應(yīng)在人事檔案信息化管理方面起示范作用。首先，在保證人事信息安全、限定查詢關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上，授權(quán)查閱檔案。通過人事檔案的授權(quán)查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題;其次，在解決檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上，充分利用高校優(yōu)勢，開發(fā)操作簡易、安全高效的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，建立人事檔案的信息體系，促進(jìn)高校人事檔案管理的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)人才信息的交流與共享。這樣不僅可以提高管理人員的工作效率，也有利于信息的查找與統(tǒng)計(jì)，同時(shí)避免了轉(zhuǎn)遞過程中紙質(zhì)檔案的損壞，加強(qiáng)了對教職工檔案材料的信息管理，更有利于人才的流動。

4.建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

高校人事檔案的正規(guī)化、簡單化與信息化管理需要一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。首先，針對我國高校普遍缺乏檔案管理專業(yè)人才的情況，在每年人才的引進(jìn)計(jì)劃中，應(yīng)當(dāng)酌情考慮引進(jìn)新型檔案管理專業(yè)人才以充實(shí)人事檔案管理隊(duì)伍。其次，在引進(jìn)專業(yè)人才的同時(shí)，重視對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，通過邀請專家授課、組織專業(yè)學(xué)術(shù)講座與安排視頻教學(xué)等方式進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，以提高人事檔案管理人員水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)偏重應(yīng)用，如《EXCEL在高校人力資源管理中的應(yīng)用》，從實(shí)際需要出發(fā)、學(xué)以致用，最大限度地提高工作效率。最后，穩(wěn)定檔案人員的崗位。人事檔案工作具有較強(qiáng)的連續(xù)性，檔案管理人員長期積累的經(jīng)驗(yàn)對工作效率及其流程有較大影響。因此，要積極關(guān)注人事檔案人員的思想動態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的問題，增強(qiáng)其歸屬感，調(diào)動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護(hù)檔案隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)與穩(wěn)定。

三"結(jié)束語

高校聘用制的實(shí)施打破了教師職務(wù)的終身制，能夠有效促進(jìn)教師的合理流動，消除教師論資排輩的陳舊觀念，調(diào)動廣大教師的工作積極性，提高高校的辦學(xué)效益。在聘用制的新形勢下，高校人事檔案管理工作既有機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)，需要檔案工作人員不斷解放思想、調(diào)整思路與工作方法，盡快形成具有創(chuàng)新性的先進(jìn)人事檔案管理模式與制度，為高校的改革和全面發(fā)展做好充分準(zhǔn)備，以更好地為教師、為社會提供便捷與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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〔責(zé)任編輯：林勁〕