簡析人事檔案管理存在的問題及對策

李峰利

摘 要：人事檔案是在勞動(dòng)、人事以及組織等人事管理的過程中形成的，主要記錄、反映個(gè)人的健康情況、品德思想、工作業(yè)績以及業(yè)務(wù)能力等，是管理和考察員工的主要依據(jù)。隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，勞動(dòng)用工制度在不斷完善以及變化，導(dǎo)致人事檔案在管理中出現(xiàn)了一定問題和矛盾。本篇文章主要分析了人事檔案管理的意義、目前存在的問題以及對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；存在的問題；對策

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國企業(yè)人事檔案管理工作有顯著改變。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場的不斷深入改革，將“雙向選擇”作為特征的人才招聘更加頻繁，人才流動(dòng)的頻繁導(dǎo)致了企業(yè)原有人事檔案管理工作中出現(xiàn)了一定弊端。人事檔案怎樣與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)改進(jìn)落戶的管理體制，將社會(huì)服務(wù)職能充分發(fā)揮，已經(jīng)成為了新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期必須解決的重要問題。

一、人事檔案概述

（一）含義。我國人事管理制度中最核心的內(nèi)容就是人事檔案管理，主要是記錄企業(yè)員工的工作情況、主要經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、思想品德以及政治面貌等的文件材料[1]。是以個(gè)人資歷、學(xué)歷以及身份掛鉤的證據(jù)和社會(huì)組織關(guān)系、社會(huì)保障以及工資待遇等相互掛鉤，在法律上具有一定法律意義，是記載人生軌跡的主要依據(jù)。員工在職稱申報(bào)、轉(zhuǎn)正定級、開具相關(guān)證明以及養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理等都需要查閱、使用人事檔案進(jìn)行核對。

（二）人事檔案特征。人事檔案的主要特征是真實(shí)性、全面性、變動(dòng)性以及機(jī)密性。真實(shí)性是因?yàn)槿耸聶n案是錄用人才以及選拔干部的主要依據(jù)，人事檔案內(nèi)容在當(dāng)事人生涯中有重要作用，所以人事檔案需要和社會(huì)對人才的需求相互對應(yīng)，需要全面、真實(shí)地記錄個(gè)人的實(shí)踐和經(jīng)歷，為用人單位提供可靠、真實(shí)的依據(jù)。全面性是指人事檔案既包括個(gè)人工作經(jīng)歷又包括成長經(jīng)歷以及家庭情況等信息，所以人事檔案是儲存?zhèn)€人信息的資料庫，可以全面反映出個(gè)人全貌。變動(dòng)性是指人事檔案的資料不是一成不變的，隨著員工工作經(jīng)歷的延伸會(huì)不斷形成反映新信息的材料文件，所以人事檔案生成過程中還要對新材料進(jìn)行補(bǔ)充收集。機(jī)密性是指人事檔案中反映著員工工作期間的個(gè)人功過以及內(nèi)心隱秘等情況，所以人事檔案屬于企業(yè)機(jī)密，任何人都不能私自保留以及泄露人事檔案材料。

二、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）管理檔案的意識淡薄。企業(yè)的人事檔案是全面了解員工工作情況以及正確選擇干部的重要基礎(chǔ)，對企業(yè)人事工作的質(zhì)量以及效率造成直接影響[2]。但是當(dāng)前一些企業(yè)管理檔案的意識比較淡薄，無法根據(jù)相關(guān)的要求制定管理檔案的制度規(guī)章，或者管理人事檔案的人員有法不依，企業(yè)的人事檔案隨意存放甚至長期無人管理。企業(yè)管理檔案的意識淡薄主要表現(xiàn)在：把部分員工的人事檔案以及材料丟失，沒有及時(shí)傳遞人事檔案，員工已經(jīng)調(diào)離本工作崗位但是人事檔案卻沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)定傳遞到員工工作的新單位，將人事檔案當(dāng)做普通郵件寄送，不加密封鋼印或者將檔案交給員工本人攜帶，導(dǎo)致丟失、篡改等現(xiàn)象。

（二）管理人事檔案信息化程度低。隨著電子信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)對人事檔案信息化管理的要求逐漸升高。但是在實(shí)際管理人事檔案的過程中對人事檔案信息化管理水平還無法達(dá)到信息化管理水平，對管理人事檔案的系統(tǒng)缺乏了解，無法順利展開工作。同時(shí)還由于一些先進(jìn)的技術(shù)手段無法在人事檔案管理的工作中充分利用，不能把計(jì)算機(jī)的功能發(fā)揮。通過對人事檔案的信息進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在管理人事檔案的工作中僅使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理查閱不僅有較大工作量，還對檔案長久保存造成不利。

三、對策

（一）促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化。促進(jìn)人事檔案的規(guī)范化管理主要有以下措施：第一點(diǎn)，企業(yè)要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視，成立管理檔案小組，組員之間相互協(xié)調(diào)將企業(yè)人事檔案在管理中出現(xiàn)的問題解決，并且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案管理工作進(jìn)行全面檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，出現(xiàn)問題及時(shí)改正。第二點(diǎn)，建立健全人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，因?yàn)槿耸聶n案管理的制度是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，如果不建立相應(yīng)管理規(guī)章制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無章可循。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理是管理制度發(fā)展與改革的需求和我國對社會(huì)主義建設(shè)的重要部分，同時(shí)也是適應(yīng)逐漸增多的檔案信息的需求。對檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)需要企業(yè)管理部門將人事檔案管理的實(shí)效性逐漸提高。將人事檔案管理的要求就是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，使用掃描儀以及計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代設(shè)備對檔案的資料整理后輸入到計(jì)算機(jī)中，通過相應(yīng)計(jì)算機(jī)處理把聲像、圖片以及文字等資料轉(zhuǎn)變成相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)格式以及紙質(zhì)格式并存。

結(jié)語：總而言之，企業(yè)人事檔案管理的工作內(nèi)容比較系統(tǒng)，是一項(xiàng)系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作。在新的社會(huì)管理形勢下，只有將檔案管理人員的素質(zhì)提高，把人事檔案管理形式及時(shí)更新，才可以推進(jìn)和促進(jìn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要及時(shí)將人事檔案的管理機(jī)制完善，充分使用人事檔案管理中的政策制定出改進(jìn)方案，為企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 莫若琦，楊力. 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J]. 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2012，（05）：153-155.

[2] 姜慶芝. 干部人事檔案管理工作中存在的問題及對策思考[J]. 內(nèi)蒙古氣象，2012，（02）：38-39.