信息技術應用環(huán)境下園區(qū)公務車輛安全管理與運行成本控制的實施

劉學輝

隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，車輛的人均擁有率不斷攀升，人們消費水平和消費結構的變革，逐漸讓車輛由“奢侈品”轉(zhuǎn)變?yōu)槌鲂械摹氨仨毱贰薄６c此相呼應則是日益龐大的車輛數(shù)目，日漸擁堵的道路環(huán)境、交通事故的高發(fā)、不斷緊張的車位和人們澆不息的購車熱情。這些伴隨著車輛增加而來的各類問題，不僅讓道路交通管理部門頭疼不已，也讓城市建設部門不斷增建的高架橋望塵莫及。如單位車輛所在的公司企業(yè)或是私家車主所居住的住宅區(qū)，即車輛的最終?？课恢没蜉^為穩(wěn)定的?？康攸c，也更容易利用現(xiàn)代化的信息技術手段將車輛的管理歸口縮小到不同的園區(qū)，從而將管理任務有效分解，提高對人員、車輛的有效監(jiān)督與管理，降低車輛運行成本提高和園區(qū)車輛停靠安全等問題。

一、園區(qū)車輛安全管理的構成要素分析

1、車輛信息管理系統(tǒng)的應用。時代的進步使系統(tǒng)化車輛管理軟件逐步得到推廣，更多的管理輔助性技術手段在車輛管理過程中得到應用，降低了人為干預的可能性，安全性明顯提高，車輛管理變得更為高效便捷。區(qū)別于傳統(tǒng)車輛管理方式，現(xiàn)在信息技術的應用，正逐步替代傳統(tǒng)粗放型的管理模式，改變著人們的觀念，單純依靠人工手動操作、統(tǒng)計、計費的傳統(tǒng)車輛管理方式正悄然發(fā)生變化，車輛管理過程中由于粗放式管理方式所帶來的效率低、安全隱患多等弊端逐漸顯現(xiàn)，高效的系統(tǒng)管理手段正被越來越多的認同和使用。在海南112個2008年后建設的各類園區(qū)的調(diào)查統(tǒng)計中，有接近5成的園區(qū)已經(jīng)應用車輛管理軟件對所轄園區(qū)車輛進行管理，可見以計算機和網(wǎng)絡為基礎的車輛管理方式正逐漸被各園區(qū)車輛管理者所重視。信息技術所帶來的的車輛管理系統(tǒng)強大信息承載和信息檢索功能，極大地降低了人員投入成本和工作人員的工作強度，有效地提高了工作效率降低了因人為手動操作所帶來的耗時、擁堵等待等問題，通過信息管理和監(jiān)控手段，還可以有效的將各類園區(qū)內(nèi)的車輛的屬性和特征進行錄入、實時監(jiān)控，實現(xiàn)對車輛從入園到出園的全方位管理。尤其對于單位公務車輛來說，應用更為便捷高效。如，車輛基礎信息的錄入、車輛使用情況、保養(yǎng)維修情況的登記、各階段數(shù)據(jù)報表的生成、車輛保險記錄、信息提示、車輛跟蹤等。此外，信息系統(tǒng)的應用、網(wǎng)絡即時互通性和以工號或?qū)嵜卿浵到y(tǒng)的操作模式和權限修改限制大大降低了人為作弊的可能性，為園區(qū)車輛的管理的有序安全提供了技術支持。

2、車輛檔案的建立是園區(qū)車輛管理的基礎構成要件。把控好車輛檔案信息的真實性、準確性、完整性、有效性是保障園區(qū)車輛安全的重要環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)的錄入是信息技術得以運用的基礎，是車輛管理運行的工作前提，包括駕駛員資格審查和信息的錄入，如姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、學歷、身份證號碼、家庭住址、駕照證件號碼、駕照發(fā)放時間、駕照有效期限等；車輛信息的錄入，如車輛的品牌、車輛型號、車體顏色、車架號碼、發(fā)動機編號、保養(yǎng)周期、年檢記錄、維修記錄、車輛油耗、車輛的出場日期、車輛行駛的公里數(shù)等；車輛運行成本的錄入，如車輛保險支出、車輛的維修費用支出、車輛的保養(yǎng)費用支出、車輛的油耗支出、車輛的年檢費用支出、車輛的違章罰款、車輛的停車費用支出等等；車輛保養(yǎng)記錄，如車輛是否定期保養(yǎng)、保養(yǎng)項目登記、保養(yǎng)日期、保養(yǎng)維護人姓名、保養(yǎng)時段的車輛行駛公里數(shù)等。

通常車輛信息的收集、整理、錄入、分類與管理都是通過園區(qū)車輛管理的固定部門或管理機構來完成的，如企事業(yè)單位的保衛(wèi)處、商業(yè)住宅區(qū)的物業(yè)等等。為方便車輛信息的采集和車輛檔案建立后的使用，可以將其分為園區(qū)內(nèi)部車輛管理和園區(qū)車輛出入管理兩部分，這就意味著要對出入園區(qū)的車輛根據(jù)具體情況劃分類別。諸如，園區(qū)內(nèi)的固定用戶車輛，這類車輛的持有人多數(shù)為單位或園區(qū)內(nèi)的固定住戶；園區(qū)內(nèi)的短期住戶，這類車輛表現(xiàn)為短時期內(nèi)的固定?？颗c出入，但一段時期內(nèi)具有?？康南鄬Ψ€(wěn)定性；園區(qū)內(nèi)的臨時車輛出入，這類車輛表現(xiàn)為臨時性?？刻卣?，一般不會超過12小時。當然，這僅僅以車輛在園區(qū)內(nèi)的停靠時間來做分類依據(jù)的，就園區(qū)車輛的管理部門來說，可能還會關注車輛和駕駛員的更多信息，如車型大小、車輛品牌、車輛顏色、車輛持有人、車輛是否為本地車輛等等信息，這就需要車輛管理部門在進行及時有效的車輛信息采集和分類整理工作的同時也要及時更新車輛及人員的最新數(shù)據(jù)，建立起完整的園區(qū)內(nèi)出入車輛的信息庫，為車輛管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析和車輛出入安全提供準確的信息依據(jù)。

3、嚴謹規(guī)范的車輛管理制度是車輛安全管理的保障。為盡量規(guī)避人為因素導致的各類失誤或漏洞，提高服務水平和管理質(zhì)量，園區(qū)車輛管理部門會建立較為完整的車輛使用規(guī)范及管理制度，有些企事業(yè)單位則通過更為精細的規(guī)范來對車輛進行管控，如車輛進出通行證的審批、車輛違章及事故責任駕駛員追查制度，車輛使用及駕駛員操作手冊等，對車輛和人員的操作與管理量化到細節(jié)，盡量降低人為的影響因素。一般來說，園區(qū)車輛的管理應分為“私車”與“公車”兩類，前者為個人持有者，除車進出管理和費用交納外，這類車輛的維修、保養(yǎng)等均不涉及園區(qū)所轄單位內(nèi)的車輛管理部門的管理范疇。后者因?qū)賵@區(qū)所轄的企事業(yè)單位所有，駕駛員也屬被雇傭者，往往是具有一定規(guī)?；驍?shù)量的，要保障這些人員和車輛在運行過程中的安全有序，園區(qū)車輛管理部門這類車輛的管理相對于私人所有的私家車輛的管理則更為具體和精細。因此，規(guī)范嚴謹?shù)能囕v管理制度是重要的約束手段。

二、園區(qū)車輛成本控制的構成要素分析

1、引入現(xiàn)代信息技術對園區(qū)車輛運行進行成本管控

電子計算機、通訊技術、數(shù)據(jù)信息處理技術的發(fā)展，使車輛管理系統(tǒng)在各類園區(qū)逐步得到推廣，成為了園區(qū)車輛管理過程中重要的成本控制工具。與此同時，車輛管理的精細化需要對與車輛相關的各類信息的處理量逐漸增多，對信息的處理手段、效率和要求也越來越高，及時有效地將各類信息進行匯總、分析已經(jīng)逐漸演化為車輛管理過程中的重要信息決策和管理政策落實的依據(jù)，信息技術在車輛管理運行中的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)。

這些優(yōu)勢可以通過對傳統(tǒng)車輛管理方式和基于信息技術建立起來的車輛管理系統(tǒng)進行簡單的對比來說明這個問題。通常情況下，車輛所停靠的園區(qū)多為露天的封閉或半封閉場地，出入口較為固定，一般均有保衛(wèi)人員進行進出登記與管理。以車輛出入園區(qū)的傳統(tǒng)管理方式來說，車輛從入園到出園多數(shù)要經(jīng)歷領取憑證、入園停靠、交回憑證、出園計費或直接出園等基礎步驟，這些操作步驟多數(shù)以人為方式進行操作，技術含量低、人員數(shù)量多、手動操作效率低、查詢修改不便、出錯概率高、監(jiān)督性弱、車輛管理人員工作強度大、亦作弊、難以對出入車輛數(shù)目進行統(tǒng)計和跟蹤等諸多弊端和安全隱患，更重要的是無法保證人為操作所導致的成本提高、利潤流失、資產(chǎn)損耗等問題。相對于傳統(tǒng)車輛管理方式來說，車輛管理系統(tǒng)的應用則優(yōu)勢明顯，它為管理部門和車主提供了高效查詢的車輛出入信息保障服務，提升了車輛運行和安全管理水平，實現(xiàn)了對車輛行車的動態(tài)和靜態(tài)管理，以及車輛事故追查等技術保障。其系統(tǒng)報表自動生成功能和檢索歸類匯總功能則大大降低了人員投入成本、提升了對車輛不同時間段和運行周期內(nèi)各類成本的核算，如車輛違章情況、油耗支出、過路過橋費用支出、車輛保險支出、車輛耗損計算等等數(shù)據(jù)的分析與整理，為降低成本提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。

2、提高管理者技能和水平是成本控制的有效途徑

市場經(jīng)濟和全球一體化的經(jīng)濟環(huán)境，使得各領域的競爭不斷加劇，企業(yè)對于依靠高效的管理方式、精細化的管理手段來實現(xiàn)提高效率和成本控制的需求不斷提升。就公務車輛自身的特點而言，其不同于私家車輛，公務車所轄的單位往往擁有多種車型和一定數(shù)目的車輛及相應數(shù)量的駕駛?cè)藛T構成的管理組織。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，公務車輛需求不斷增加，其所轄園區(qū)公務車輛的運行成本也逐漸為園區(qū)的企業(yè)所重視，園區(qū)車輛管理作為其提高效率、控制成本的重要內(nèi)容正面臨著各種嘗試。目前，大多數(shù)單位所轄園區(qū)的車輛使用還停留在粗放型的人工管理階段，對人力、物力、財力浪費嚴重，管理效率較低，存著較多安全隱患。尤其在車輛調(diào)度和管控上較為松散，無法實現(xiàn)車輛使用的最大化效益，駕駛員積極性和工作狀態(tài)不佳現(xiàn)象普遍存著。因此，具有敏銳判斷能力、高效組織協(xié)調(diào)能力、卓越管理才能的管理者或管理團隊得到各方的重視。

在車輛運行成本控制方面，一個具備基本車輛管理技能和成熟高效的管理者或管理團隊至關重要，這點主要體現(xiàn)在兩方面。首先，表現(xiàn)在管理技能方面。一個高效的管理者或管理團隊能夠在思想方式、工作效率、工作方法、協(xié)調(diào)處理等方面潛移默化地發(fā)揮管理成本控制的作用，能夠通過合理的管理手段降低因車輛閑置或維修不及時導致的資源浪費，減少因車輛運行和調(diào)配不暢導致的工作延誤和投訴增加以及服務水平不高、服務態(tài)度不佳帶來的各類問題，有利于單位業(yè)務運行的暢通、組織內(nèi)部人員環(huán)境的和諧，從而成為車輛管理系統(tǒng)運行外的重要補充。其次，通常故障發(fā)生后送修前，車輛管理者或團隊內(nèi)富有經(jīng)驗的工作人員，多會通過經(jīng)驗校驗來對車輛故障的大致位置和嚴重性作出預判，以確保車輛在送修過程中不至于因路程過長或操作不當加重車輛損壞程度，這就需要管理者自身具備一定水平的車輛維修的基本常識和車輛故障判斷技能，并通過這些經(jīng)驗性的常識和個人能力對管理制度的制定和車輛行駛狀況、車輛故障等做到心中有數(shù)，從而降低因庫存不足或配件遲滯所帶來的車輛運行管理上的資源浪費，縮短維修維護周期，降低車輛管理和維修成本，提高管理效益和車輛運行效益，在安全行駛范疇內(nèi)最大限度延長車輛使用壽命，保障車輛的運行成本和使用安全，提高車輛使用的效益。

由于公務車輛的管理涉及車輛使用管理、車輛調(diào)度管理、車輛檔案管理、車輛保養(yǎng)維修管理、駕駛員管理等方面，任何一個環(huán)節(jié)的都是提高效率和提升服務質(zhì)量的重要組成部分。就技術手段來說，現(xiàn)代化的車輛管理軟件是重要的技術保障，可以實現(xiàn)將與車輛管理相關的大量數(shù)據(jù)的錄入、分析，GPS行車定位系統(tǒng)的應用也使得車輛系統(tǒng)管理人員對于管理車輛的運行狀態(tài)、運行軌跡了如指掌，大大降低因人為因素所致的車輛及人員資源的損耗和浪費。相對于管理人員來說，則要不斷提高個人管理水平和綜合素養(yǎng)，掌握和學習不同環(huán)境和管理狀態(tài)下的車輛管理技能。就制度層面來看，規(guī)范性的制度和可操作性強的行車指導手冊是提高行車管理效率，強化人員和車輛管理的重要保障。由此可見，信息技術在車輛管理中的應用是降低車輛運行成本、確保車輛運行安全的重要手段，是與多種要素緊密相關的，要實現(xiàn)車輛管理的有效運行就需要有嚴謹優(yōu)化的工作流程、有序的車輛調(diào)度、高效的服務水平和服務質(zhì)量是提升車輛管理水平和效率的有序途徑。

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