使用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)合并

董海桃

（山西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 長治 046011）

0 引言

OFFICE辦公組件中的Excel是一個(gè)電子表格軟件，它是一種通用的計(jì)算工具，非常容易操作。它以電子表格方式處理數(shù)據(jù)，對于表格數(shù)據(jù)的建立、編輯、訪問、查詢等操作很方便，可以像數(shù)據(jù)庫軟件一樣對記錄進(jìn)行添加、刪除、修改、排序、篩選和分類匯總等處理。另外它還提供大量系統(tǒng)函數(shù)，可用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等，特別適合財(cái)務(wù)會計(jì)等領(lǐng)域。但由于Excel具有復(fù)制函數(shù)的功能，使得它在編程方面的復(fù)雜度大大降低。

1 問題描述

在學(xué)院的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中通常有這樣的情況，每一學(xué)期都要收取一定的費(fèi)用，且每次收費(fèi)在不同的表中存儲，待一定時(shí)期時(shí)要查看每個(gè)學(xué)生的每次交費(fèi)情況，需要按學(xué)號將數(shù)據(jù)量較少的表合并到較大的表中。

2 重要函數(shù)

2.1 COUNTIF函數(shù)

COUNTIF函數(shù)是Microsoft Excel中對指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計(jì)數(shù)的一個(gè)函數(shù)。該函數(shù)的語法規(guī)則如下：

COUNTIF（參數(shù)1，參數(shù)2）

參數(shù)1：要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域

參數(shù)2：以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。

如果返回0，表示參數(shù)1所示的區(qū)域內(nèi)沒有滿足參數(shù)2給定條件的記錄。否則返回參數(shù)1所示的區(qū)域內(nèi)滿足參數(shù)2給定條件的記錄的條數(shù)。

例如：查找sheet1中A2單元格的內(nèi)容是否在sheet2中A1—C8區(qū)域內(nèi)，結(jié)果存放在sheet1的D2單元格內(nèi)。如圖1、圖2所示。

圖1 COUNTIF函數(shù)

圖2 交費(fèi)表

可以在sheet1的D2單元格內(nèi)使用以下公式：

=COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)，結(jié)果顯示1，表示在sheet2中A1到C8區(qū)域內(nèi)存在A2單元格的內(nèi)容。

2.2 IF函數(shù)

IF函數(shù)是對數(shù)值或公式進(jìn)行條件檢測的函數(shù)，它可以根據(jù)判斷條件的真假值的不同，執(zhí)行不同的表達(dá)式，從而返回不同結(jié)果。IF函數(shù)的語法規(guī)則如下：

IF(參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3)

參數(shù)1：以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件

參數(shù)2：當(dāng)參數(shù)1的條件為真時(shí)執(zhí)行的表達(dá)式

參數(shù)3：當(dāng)參數(shù)1的條件為假時(shí)執(zhí)行的表達(dá)式

例如：查找sheet1中A2單元格的內(nèi)容是否在sheet2中A1-C8區(qū)域內(nèi)，如果在，則顯示“在”，否則顯示“不在”，結(jié)果存放在sheet1的D2單元格內(nèi)。如圖3、圖4所示。

圖3 IF和COUNTIF的組合

圖4 VLOOKUP函數(shù)的使用

可以在sheet1的D2單元格內(nèi)使用以下公式：=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)，結(jié)果顯示“在”，表示COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)執(zhí)行的結(jié)果為非零，即為真，在sheet2中A1—C8區(qū)域內(nèi)有A2單元格的內(nèi)容。

2.3 VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP函數(shù)是一個(gè)按列（縱向）查找的函數(shù)，其結(jié)果是返回該列所需查詢列序所對應(yīng)的值；和VLOOKUP函數(shù)同類的函數(shù)還有HLOOKUP函數(shù)，但函數(shù)HLOOKUP是按行（橫向）查找的。

VLOOKU函數(shù)的語法規(guī)則如下：

VLOOKUP（參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3，參數(shù)4）

參數(shù)1：表示要查找的數(shù)

參數(shù)2：表示要在哪一個(gè)區(qū)域的第一列查找參數(shù)1

參數(shù)3：表示要返回的列序號

參數(shù)4:默認(rèn)值為TRUE，表示函數(shù)查找時(shí)是精確匹配，還是模糊（近似）匹配。如果參數(shù)設(shè)置為FALSE或0，則返回精確匹配，但如果找不到，則返回錯(cuò)誤值#N/A。如果參數(shù)設(shè)置為TRUE或1或不設(shè)置，將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于參數(shù)1的最大數(shù)值。

3 問題解決

解決此問題就是要將sheet1表的D列作為“交費(fèi)2”，對照合并sheet2的“交費(fèi)2”。即：在sheet1表中的A2單元格內(nèi)容為“142101”，在sheet2表中A列查找是否有“142101”，如果有，則將其對應(yīng)的第三列數(shù)據(jù)插入到sheet1表的D2單元格內(nèi)。

使用VLOOKUP函數(shù)解決此問題：

第一個(gè)參數(shù)：A2單元格

第二個(gè)參數(shù)：Sheet2表的A2到C8區(qū)域，表示為：Sheet2!$A$2:$C$8。此處A2:C8采用絕對地址，即字母和數(shù)字前面加了$符號，表示無論公式如何復(fù)制這個(gè)區(qū)域是不會變的。

第三個(gè)參數(shù)：選取第二個(gè)參數(shù)所表示區(qū)域的第幾列，選擇3，表示選取對應(yīng)的值的第3列數(shù)據(jù)。

第四個(gè)參數(shù)：這里要精確匹配，所以填0。

所以，公式為：=VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)

最后拖動句柄復(fù)制公式，結(jié)果如圖4、圖2所示。這時(shí)就會發(fā)現(xiàn)A3單元格的內(nèi)容在sheet2表中找不到，則D2單元格顯示#N/A。如果希望找不到數(shù)據(jù)對應(yīng)的單元格不顯示#N/A，而顯示0，則可以使用前面的兩個(gè)函數(shù)，=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)。

用公式VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)代替“在”，用0代替“不在”。則公式變?yōu)椋?/p>

=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3),0)如圖5所示，問題便可得到解決。

圖5 IF、COUNTIF和VLOOKUP函數(shù)綜合