跨國公司檔案信息開放利用情況芻議

Ineke+Deserno

摘 要：跨國公司的檔案信息具有重大的歷史和社會價(jià)值，它們在公司記憶的形成過程中發(fā)揮著非常重要的作用，同時(shí)又是我們所處時(shí)代集體記憶的一部分，為我們當(dāng)前的文化和社會認(rèn)同的形成提供了重要的信息。文章從驅(qū)動因素、面臨的挑戰(zhàn)、當(dāng)前的法規(guī)制度三方面闡述了跨國公司檔案信息開放利用的情況，并給出了當(dāng)前跨國公司檔案信息開放利用的一些途徑。

關(guān)鍵詞：跨國公司；企業(yè)檔案；開放利用

Abstract：International business archives are of great historical and social importance and play a very important role in the formation of company memory. At the same time， as a part of the collective memory of the time， international business archives provide important information for the formation of cultural and social identity. This article discusses the current situation of opening up access to international business archives from the drivers， challenges and the regulatory framework. Meanwhile， some suggestions on opening up access to international business archives are provided.

Keywords：International Business； Business Archives； Open up Access

經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程加速了貿(mào)易壁壘的消失，為企業(yè)活動向全球擴(kuò)展打開了一扇大門。全球化和私有化使得很多社會力量不再集中于政府機(jī)構(gòu)，先前依據(jù)信息自由法案可以獲取的信息，現(xiàn)在掌握在私有企業(yè)手中。越來越多的人認(rèn)為跨國公司不僅應(yīng)該對其股東負(fù)責(zé)，還應(yīng)該對那些可能受其影響，或者對其決策和行動感興趣的人或群體負(fù)責(zé)。[1]因此，對跨國公司檔案信息開放利用的呼聲也越來越高。

1 跨國公司檔案信息開放利用的驅(qū)動因素

檔案作為一種記錄，記載了企業(yè)過去的經(jīng)營管理活動和決策，對集體記憶、個人記憶及社會記憶的構(gòu)建起到了很大的作用。許多跨國公司建立了檔案設(shè)施，并向公眾開放了他們的檔案資源。跨國公司檔案信息開放利用的驅(qū)動因素包括兩方面，一是來自企業(yè)自身的考慮，二是來自外界的推動。

第一，跨國公司的信息公開透明有助于維護(hù)企業(yè)的公眾形象。有些公司因訴訟纏身或其他不良行為備受國際媒體廣泛報(bào)道和譴責(zé)，比如媒體曾廣泛報(bào)道福特汽車公司、美國國際商用機(jī)器公司和通用汽車公司在德國的子公司可能與納粹暴行牽連。這些跨國公司的應(yīng)對方式可能不同，但開放企業(yè)檔案信息會增強(qiáng)企業(yè)作為一個有擔(dān)當(dāng)公民的良好形象。

第二，檔案信息開放利用有助于增強(qiáng)社會大眾對企業(yè)的了解，提升企業(yè)的知名度。企業(yè)歷史是提升跨國公司聲譽(yù)、品牌和形象的強(qiáng)大工具。如果企業(yè)明白它對地區(qū)、國家乃至國際社會歷史的影響力，明白企業(yè)品牌對社會的價(jià)值，就會向社會大眾開放企業(yè)檔案?？煽诳蓸?、雀巢以及卡夫食品等餐飲公司都有建設(shè)完善的檔案館，并且都向外界開放利用檔案信息。

第三，外部學(xué)者的研究需求和社會大眾的興趣也是跨國公司檔案信息開放利用的驅(qū)動因素之一。一些社會學(xué)者因?yàn)檠芯克?，或者公眾出于自身興趣，會向跨國公司提出利用檔案信息的請求。而跨國公司對社會承諾要履行公民責(zé)任和義務(wù)，因此，在不損害自身利益的基礎(chǔ)上，會向其提供部分檔案信息。此外，企業(yè)還會因?yàn)橥獠繉ζ髽I(yè)信息公開透明的要求而開放自己的檔案利用。

2 跨國公司檔案信息開放利用工作的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案工作很大程度上取決于高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。高層領(lǐng)導(dǎo)的支持與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況有著十分緊密的聯(lián)系。若企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況良好，領(lǐng)導(dǎo)通常會對檔案給予較大的經(jīng)濟(jì)支持，企業(yè)的檔案開放利用工作通常也就做得好。當(dāng)企業(yè)遭遇經(jīng)濟(jì)危機(jī)時(shí)，高層領(lǐng)導(dǎo)無暇他顧，作為非核心業(yè)務(wù)的企業(yè)檔案工作也會面臨風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何讓公司領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)重視檔案開放利用工作，加強(qiáng)對檔案工作的經(jīng)濟(jì)支持，是跨國公司檔案工作者今后面臨的一個挑戰(zhàn)。

現(xiàn)行文件管理工作中存在的過度積壓問題，是跨國公司檔案信息開放利用面臨的另一挑戰(zhàn)。企業(yè)開展文件管理工作僅僅是為了保存那些法律上要求保存的文件，對于其他資料通常置之不管或直接銷毀，這就會造成整理和鑒定工作的積壓，給檢索和利用造成許多困難。企業(yè)在文件管理上通常采用零碎的辦法，加之文件管理者缺乏文件保管的責(zé)任心，給保衛(wèi)文化記憶的檔案專業(yè)人員帶來了挑戰(zhàn)，尤其是當(dāng)企業(yè)已經(jīng)被另一家企業(yè)合并，企業(yè)的文件和檔案開放利用工作就會變得更加復(fù)雜。[2]

檔案保管政策的缺乏也是橫在跨國公司檔案信息開放利用道路上的一道難題。企業(yè)文件的管理滯后于公共文件管理。公共文件的管理受益于國家檔案館或其他文件和檔案管理權(quán)威機(jī)構(gòu)出臺的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和指南。企業(yè)文件管理政策的重點(diǎn)是依法保管的文件，主要是財(cái)務(wù)類文件。而對于企業(yè)的證據(jù)型文件，有些企業(yè)并未意識到其歷史價(jià)值，因此會按慣例銷毀這些文件，這就可能給未來學(xué)者、政策制定者和公眾利用檔案信息造成困難。安然（Enron）事件（是指2001年發(fā)生在美國的安然公司破產(chǎn)案）以及相關(guān)丑聞和帕瑪拉特（Parmalat）事件（是指2003年發(fā)生在意大利乳品巨頭帕瑪拉特公司的財(cái)務(wù)丑聞），使全世界的文件和檔案管理者明白了文件保管對大型機(jī)構(gòu)有效管理、責(zé)任行使和企業(yè)透明度方面的重要作用。但是，企業(yè)文件保管的相關(guān)指南卻少之又少?，F(xiàn)有的指南主要是側(cè)重文件的合法性方面（如《薩班斯·奧克斯利法案》，是美國立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī)），這就給企業(yè)的檔案管理工作，尤其是檔案開放利用工作帶來了很大的影響。

3 跨國公司檔案信息開放利用的法規(guī)制度

盡管許多跨國公司開展了檔案工作，但他們的檔案并非一直對公眾開放，這其中法規(guī)制度的缺失是一個重要的因素。沒有任何國家或國際法規(guī)強(qiáng)制要求企業(yè)開放其歷史或現(xiàn)行文件?，F(xiàn)有的法律大都僅涉及政府機(jī)構(gòu)的信息公開方面，僅有《南非信息自由法案》延伸到了企業(yè)信息開放利用方面（2000年的《南非信息自由法案》中作了一項(xiàng)特殊規(guī)定，如果私有部門的文件對人民權(quán)利的行使和保護(hù)有價(jià)值，那么個人和政府機(jī)構(gòu)可以利用這些屬于私有部門的文件）。在安然集團(tuán)和帕瑪拉特集團(tuán)的財(cái)務(wù)和管理丑聞之后，美國《薩班斯·奧克斯利法案》和歐盟的八項(xiàng)公司法指令增強(qiáng)了對財(cái)會信息披露的要求。對公司可持續(xù)發(fā)展以及私有部門社會影響力的關(guān)注，推動了企業(yè)信息披露方面的國家和國際法規(guī)的出臺，如環(huán)境信息（《奧爾胡思協(xié)議》）、營養(yǎng)標(biāo)識以及化學(xué)物泄漏等方面。除此之外，還沒有任何跨國公司檔案和文件信息獲取的綜合性制度?，F(xiàn)有信息利用的規(guī)定并不強(qiáng)制要求企業(yè)披露信息，正如福德（Fode）和芬克（Fink）所言，現(xiàn)有的法規(guī)要求太過保守，“或多或少局限于高層決策的內(nèi)容和信息”。[3]

檔案開放利用法規(guī)制度的缺失不僅影響跨國公司眾多檔案的對外開放，還影響著已開放檔案在利用法規(guī)方面的多元化。根據(jù)筆者針對50個最大的跨國公司網(wǎng)站和企業(yè)檔案館名錄所作的綜述中，30家企業(yè)里只有4家在其網(wǎng)站公布了其檔案的開放利用政策。許多沒有公開檔案利用政策的企業(yè)表示，可以按照研究者的需求向其提供相關(guān)的政策信息。這30家企業(yè)中，大多數(shù)表示在檔案開放利用方面有所限制，利用者通常只能通過約定獲取檔案信息。

4 跨國公司檔案信息開放利用的途徑

第一，公眾想利用跨國公司檔案信息需要經(jīng)過一番研究探索，通常會先了解其保存在什么地方。公共機(jī)構(gòu)的檔案按照法律規(guī)定要存入國家或地方檔案館（以下稱為公共檔案館），而跨國公司檔案如果保存起來并開放利用，就會散布在不同的地方。一些檔案可能保存在跨國公司內(nèi)的總公司或下屬公司；有些跨國公司檔案則可能保存在經(jīng)授權(quán)的檔案機(jī)構(gòu)中，比方大學(xué)檔案館、研究機(jī)構(gòu)或遺產(chǎn)基金會（以下稱為企業(yè)檔案室），例如：墨爾本大學(xué)檔案館、格拉斯哥大學(xué)檔案館和企業(yè)文件中心等。還有的檔案可能作為國家或地區(qū)文化遺產(chǎn)的一部分，保存在法律授權(quán)可以收集個人檔案的機(jī)構(gòu)。當(dāng)一個企業(yè)被合并或兼并后，檔案的收集和利用就變得愈發(fā)困難。大多數(shù)情況下，這部分檔案會轉(zhuǎn)移到新的企業(yè)，但也有時(shí)候這些檔案會保存在某個企業(yè)檔案室或公共檔案館中。

第二，跨國公司檔案工作者意識到其檔案的復(fù)雜性，制定了企業(yè)檔案館藏指南，方便用戶利用檔案信息。通常情況下，用戶可從四個不同方面獲得研究幫助：一是企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的研究成果和網(wǎng)站（西門子公司和寶馬汽車公司檔案館網(wǎng)站）；二是（企業(yè)）檔案館協(xié)會的研究指南或登記簿（如，美國檔案工作者協(xié)會編制的《美國和加拿大企業(yè)檔案館名錄》、英國企業(yè)檔案館理事會編寫的《企業(yè)檔案館名錄》）；三是公共檔案館協(xié)會制作的企業(yè)檔案館研究指南或登記簿（如《澳大利亞檔案館名錄》、《丹麥國家企業(yè)檔案館指南》、《英國國家檔案館企業(yè)歷史起源》）；四是企業(yè)檔案室的研究成果（如班森福特研究中心、哈佛商學(xué)院商業(yè)收藏、《墨爾本大學(xué)檔案館收藏指南》）。

第三，為改變跨國公司檔案開放利用的現(xiàn)狀，國家企業(yè)檔案館協(xié)會和社會團(tuán)體還積極參與了對跨國公司檔案利用的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，制定企業(yè)檔案管理指南，給企業(yè)提供建議，在提高檔案開放利用意識方面發(fā)揮了積極作用。企業(yè)檔案館協(xié)會還與國家檔案館相互協(xié)作，研究出合適的策略，讓跨國公司領(lǐng)導(dǎo)明白他們有進(jìn)行檔案保管和開放利用的義務(wù)。

第四，作為社會文化遺產(chǎn)的保管者，企業(yè)檔案工作者、公共檔案館工作者、企業(yè)檔案館協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)檔案室領(lǐng)導(dǎo)與社會決策者進(jìn)行了對話，共同商議企業(yè)檔案保管和開放利用的策略。近來，在英國國家檔案館、英國檔案工作者協(xié)會以及英國企業(yè)檔案理事會等機(jī)構(gòu)的支持下，英國啟動了“企業(yè)檔案國家戰(zhàn)略”。作為英國企業(yè)檔案的重要進(jìn)展之一，該戰(zhàn)略“旨在提升企業(yè)檔案的形象，確保其既能為企業(yè)所用，也能為研究所用，并且館藏能體現(xiàn)未來英國經(jīng)濟(jì)活動的多元化”。[4]

5 結(jié)論

跨國公司檔案信息開放利用是企業(yè)透明度和理解現(xiàn)代歷史的需要，政府和政策制定者可以利用檔案來評價(jià)跨國公司檔案對社會的影響。此外，通過利用檔案，普通公民可以：更好地了解現(xiàn)在和過去的事件；利用現(xiàn)在和過去跨國公司的活動信息來幫助他們作出有關(guān)就業(yè)、消費(fèi)、土地或家庭采購方面的決定；他們可以了解到跨國公司的更多信息，包括公司歷史、公司對國家或地區(qū)的影響和貢獻(xiàn)，以及公司、個人和社會的關(guān)系。

對于跨國公司自身來講，開放檔案信息利用有助于推動積極的社會參與、企業(yè)文化和品牌建設(shè)，衡量企業(yè)的業(yè)績及其對社會的貢獻(xiàn)。因此，開放企業(yè)檔案是好事。正如萊斯利·里士滿（Lesley Richmond）所言，“不了解企業(yè)就不了解20世紀(jì)和21世紀(jì)的現(xiàn)代社會”。[5]

注：本文編譯自The Value of International Business Archives： the Importance of the Archives of Multinational Companies in Shaping Cultural Identity，作者為荷蘭學(xué)者Ineke Deserno.

參考文獻(xiàn)：

[1] Calland R. Prizing open the profit-making world[M]//Florini A. The right to know transparency for an open world. New York： Columbia University Press， 2007： 271～302.

[2] Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[3]Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[4] The National Archives of UK. National Strategy for Business Archives （England and Wales）[R/OL]， 2009-07 [2014-12-25].http：//www.businessarchivescouncil. org.uk/materials/national_strategy_for_business_archives_1.pdf/.

[5]Richmond L. The memory of society： business[J]. Comma. Int J Arch， 2002， 1-2： 113-119.

（作者單位：四川大學(xué) 來稿日期：2015-02-17）