淺析開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)

周 芳

(福建廣播電視大學(xué)，福建福州，350003)

高校數(shù)字檔案館(室)是指各高校檔案館(室)為適應(yīng)信息社會日益增長的需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對高校在教學(xué)、科研、管理等各個環(huán)節(jié)和工作中產(chǎn)生的具有檔案保存價值的數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。隨著北京、上海等“5+1”開放大學(xué)的掛牌，以及全國各省域電大開放大學(xué)建設(shè)的火熱推進，建設(shè)與開放大學(xué)相適應(yīng)的數(shù)字檔案館(室)也備受關(guān)注。本文以福建廣播電視大學(xué)(以下簡稱電大)為例，對開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)試作探析。

一、建設(shè)開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)的重要意義和必然要求

(一)建設(shè)數(shù)字檔案館(室)是開放大學(xué)檔案管理的內(nèi)在要求

1.由開放大學(xué)的性質(zhì)所決定。開放大學(xué)是一所建立在現(xiàn)有廣播電視大學(xué)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，面向社會成員，綜合運用現(xiàn)代信息技術(shù)、教育技術(shù)等多種手段，提供大容量資源、運作機制靈活、實施開放式教育的新型大學(xué)。它以舉辦高等學(xué)歷教育和服務(wù)終身教育體系建設(shè)作為自己的辦學(xué)目標，反映了高等教育開放辦學(xué)的實踐和探索，是高等教育適應(yīng)信息化發(fā)展的新形態(tài)。在這樣遠程開放、高信息技術(shù)和數(shù)字化校園的大背景之下，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理為主的封閉的檔案管理模式，顯然與之格格不入，也明顯不能適應(yīng)開放大學(xué)檔案管理的需要。

2.由開放大學(xué)的特點所決定。(1)開放大學(xué)既開展實行注冊入學(xué)、采用彈性學(xué)習(xí)年限和學(xué)分累積制度的學(xué)歷教育，又依托系統(tǒng)辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮遠程教育優(yōu)勢，開展多種形式的非學(xué)歷教育和培訓(xùn)；(2)通過整合優(yōu)化匯集各類教育資源，構(gòu)建全民終身學(xué)習(xí)服務(wù)平臺，為社區(qū)教育、職業(yè)教育、繼續(xù)教育、青少年教育、老年教育、農(nóng)村教育等提供學(xué)習(xí)支持服務(wù)；(3)建立學(xué)習(xí)成果認證體系，以學(xué)分積累與轉(zhuǎn)換為基礎(chǔ)，推動學(xué)校教育資源與社會教育資源的雙向開放，探索建立終身學(xué)習(xí)的“立交橋”，形成課程超市和學(xué)分銀行，逐步實現(xiàn)各級各類教育的學(xué)分互認、銜接溝通和融通開放；(4)統(tǒng)籌開發(fā)社會教育資源，開展多種形式的社區(qū)教育培訓(xùn)活動。所以，開放大學(xué)具有面廣、線長、生源多樣、辦學(xué)模式新等特點，在開放大學(xué)建設(shè)和發(fā)展過程中，所形成的檔案必然是量大面廣、形式新、內(nèi)容復(fù)雜多樣，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已遠遠不能滿足開放大學(xué)高速發(fā)展的需要，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子文件檔案化將成為開放大學(xué)檔案管理的趨勢，建設(shè)數(shù)字檔案管理平臺與校內(nèi)的各種平臺相銜接，多種媒體檔案方能得到全面地歸檔，檔案資源共享的利用效果才能得到充分地發(fā)揮，才能更好地體現(xiàn)開放大學(xué)終身教育支持服務(wù)體系，因此建設(shè)數(shù)字檔案館(室)才符合開放大學(xué)的內(nèi)在要求。

(二)建設(shè)數(shù)字檔案館(室)是信息時代的發(fā)展要求

隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，信息化建設(shè)已經(jīng)滲透我們工作、生活以及學(xué)習(xí)等各個方面，社會各界對檔案信息化的需求日顯突出。為順應(yīng)形勢，國家檔案局從2000年印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》首次提出“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”的奮斗目標，經(jīng)過2001年、2002年的青島、深圳、杭州等地的試點工作，并于2002年發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，2005年發(fā)布了《國家檔案局中央檔案館關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，提出“推進各級基礎(chǔ)檔案信息資源庫”。要求各級各類檔案館(室)要本著“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進檔案數(shù)字化的進程。到2010年，國家檔案局又進一步發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。為加強規(guī)范化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和管理系統(tǒng)，確保信息交換通暢和便于共享的數(shù)字檔案館建設(shè)提供了相對統(tǒng)一的標準。

(三)建設(shè)數(shù)字檔案館(室)是檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢

在當今快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已明顯不能適應(yīng)檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理的需求。隨著電大和開放大學(xué)辦學(xué)規(guī)模日益擴大，檔案收藏領(lǐng)域不斷拓展，檔案數(shù)量不斷增加。不僅紙質(zhì)檔案單純依靠手工進行管理和利用的效果達不到遠程需求，而且面對日益劇增的電子檔案的管理和利用的難度也越來越大，檔案信息資源得不到共享，檔案管理規(guī)范性不高，檔案利用的監(jiān)控性差。因此，搭建開放大學(xué)檔案數(shù)字化集成管理平臺，才能滿足檔案數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲集中化、資源共享化、管理動態(tài)化、權(quán)限規(guī)范化和遠程服務(wù)化的發(fā)展要求，以適應(yīng)檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。

二、電大系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀分析——以福建電大為例

(一)以人工查找為主

近幾年來，全國電大系統(tǒng)開放大學(xué)建設(shè)正如火如荼進行。但是，由于在建設(shè)之初，主要精力還在定框架、明任務(wù)、跑政策，還沒將檔案的信息化建設(shè)列入議事日程，全國電大系統(tǒng)內(nèi)的交流也不能暢通，在電大網(wǎng)站上沒有設(shè)置檔案管理在線模塊，檔案管理系統(tǒng)也還沒與校內(nèi)的任何平臺對接，檔案資源共享未能達到心理預(yù)期，利用檔案資料僅依靠人力查找，費工費時、效率低，且對紙質(zhì)原件造成損傷，更不能滿足信息時代師生、社會對檔案的快速利用需求。

(二)管理系統(tǒng)成為制約

檔案管理系統(tǒng)還停留在2001年引進的科怡檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)存在諸多缺陷。一是僅限于服務(wù)器(檔案室)與校部各部門客戶端之間的聯(lián)網(wǎng)?？蛻舳诵枰惭b專用的客戶端軟件，這不僅涉及到安裝的工作量，而且任何一臺電腦出問題，如病毒、硬件損壞，都需要進行重裝或維護。當系統(tǒng)軟件升級時，每一臺客戶機也必須重新安裝，所以維護和升級成本非常高。二是對服務(wù)器和客戶端的操作系統(tǒng)帶來限制。它僅適應(yīng)于Win98，不能用于win2000或XP，以及微軟其它新的操作系統(tǒng)，更不能適用于Linux、Unix等。三是系統(tǒng)承載的數(shù)據(jù)容量小。雖然可以為校內(nèi)檔案的文件級檔案管理提供平臺，但僅限于進行文件目錄著錄、原文掛接、目錄檢索以及簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，而對于全文檢索、數(shù)據(jù)傳遞、資源共享、大容量存儲，動態(tài)化管理等事項的功能還無法達到，即達不到方便快捷的預(yù)期。

(三)開展了有效的實踐探索

為了適應(yīng)信息時代的辦學(xué)要求，我們在有限的客觀條件下，積極堅持實踐探索，以提高檔案資源的利用率。2013年12月至2014年5月，福建電大進行了檔案信息化第一階段的嘗試，對查檔利用率極高的學(xué)生檔案《招生錄取花名冊》(1983年至2001年)進行信息著錄和掃描，首先依托科怡檔案管理系統(tǒng)，以案卷級的方式(分為主目錄和子目錄)著錄學(xué)生招生錄取的相關(guān)信息，然后再對紙質(zhì)原件進行掃描，最后以pdf方式掛接在科怡檔案管理系統(tǒng)主目錄的平臺上。但由于科怡檔案管理系統(tǒng)承載數(shù)據(jù)容量有限，數(shù)據(jù)掛接和利用時打開速度慢，查找利用的效率受到制約，檔案管理系統(tǒng)軟件的升級亟待跟進。

三、開放大學(xué)數(shù)字檔案館 (室)建設(shè)的途徑

(一)爭取領(lǐng)導(dǎo)重視、政策支持，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃

眾所周知，任何工作都需要領(lǐng)導(dǎo)重視、政策支持，檔案工作也不例外。領(lǐng)導(dǎo)是工作的推動者，政策是工作的推動力。開放大學(xué)檔案是記錄開放大學(xué)辦學(xué)建設(shè)歷程和辦學(xué)成就的歷史資料，是開放大學(xué)科研、教學(xué)和日常管理以及各項事業(yè)發(fā)展的重要憑證，更是開放大學(xué)可持續(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。開放大學(xué)的數(shù)字檔案館(室)建設(shè)需要得到領(lǐng)導(dǎo)重視和政策支持。一是領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息資源在完善開放大學(xué)學(xué)歷教育、非學(xué)歷教育以及全民終身教育服務(wù)體系中的優(yōu)勢和作用，強調(diào)和協(xié)調(diào)各部門對檔案工作的支持、配合。二是學(xué)校要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)的整體規(guī)劃中，做好數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的頂層設(shè)計。三是要在經(jīng)費、技術(shù)、人力投入和政策制度等方面給予支持。四是要在制定和執(zhí)行標準規(guī)范上，立足于檔案信息化與高校信息資源的共建共享、互聯(lián)互通，為進一步完善和提升檔案信息化管理打下基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。

(二)明確目標任務(wù)，分清階段步驟

1.做好需求分析。檔案信息化是數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的核心內(nèi)容，數(shù)字檔案館(室)是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。所以開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)必須從檔案信息化建設(shè)開始，做好需求分析，不僅要從檔案管理的角度分析檔案管理人員的需求，即從檔案的收、管、用等各個環(huán)節(jié)分析信息化建設(shè)的需求，如針對檔案信息收集建立檔案信息采集平臺，針對檔案信息資源管理建立檔案管理信息系統(tǒng)，針對安全保管構(gòu)建數(shù)字檔案備份基地，為滿足檔案利用和信息資源的共享開展檔案網(wǎng)站建設(shè)等需求。此外，還要從實際出發(fā)，厘清需求的輕重緩急，體現(xiàn)先急后緩、由重到輕、由淺入深、逐步推進的原則。

2.規(guī)劃與標準規(guī)范并行。開放大學(xué)檔案信息化、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)必須做好總體規(guī)劃和方案，確定長期、中期、短期目標，建設(shè)時按照總體規(guī)劃，分期分階段推進。同時在建設(shè)初期，在進行系統(tǒng)建設(shè)前，必須按照國家、地方的數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的標準規(guī)范、制度，結(jié)合開放大學(xué)實際情況，做好本校的標準規(guī)范和制度建設(shè)，這樣才能保證開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)順利推進和可持續(xù)發(fā)展。

(三)從實際出發(fā)，選擇適合的建設(shè)模式

1.從實際出發(fā)，“量體裁衣”。開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)依托開放大學(xué)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境，以先進的遠程信息技術(shù)平臺或校務(wù)信息管理服務(wù)平臺接口為結(jié)合點和切入點，集成建設(shè)適應(yīng)開放大學(xué)數(shù)字檔案管理、采集、利用需要的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，推動館(室)藏存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，促進與校內(nèi)各信息服務(wù)平臺的對接，共建共享、互聯(lián)互通，分層次多渠道提供檔案信息資源遠程利用和服務(wù)，以完善開放大學(xué)終身教育支持服務(wù)體系。

2.購置選擇要有前瞻性。目前的科怡檔案管理系統(tǒng)顯然無法勝任未來的數(shù)字化檔案管理，需要重新購置符合建設(shè)要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，構(gòu)建覆蓋全校的整個電子文件生命周期的開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)應(yīng)用系統(tǒng)，這樣才能面向電子文件全過程管理，以實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化；保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

(四)打造高素質(zhì)的人才隊伍

開放大學(xué)檔案信息化以及建設(shè)數(shù)字檔案館(室)是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要各種類型的人才支持，如管理型人才、技術(shù)型人才、研究型人才、業(yè)務(wù)型人才等，并且要發(fā)揮人才團隊協(xié)同作戰(zhàn)能力，高效優(yōu)質(zhì)地完成檔案信息化，以及數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的各項任務(wù)。同時，在管理團隊中必須有善于戰(zhàn)略謀劃、精于組織協(xié)調(diào)、能夠創(chuàng)新務(wù)實的領(lǐng)軍人物。

四、結(jié)語

開放大學(xué)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的需要，是建設(shè)完整的數(shù)字化校園平臺的需要，也是完善開放大學(xué)終身教育服務(wù)體系的需要。這項工作技術(shù)性強，涉及檔案工作各個環(huán)節(jié)。建設(shè)中要基于智能檢索技術(shù)和寬帶高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以建立檔案數(shù)字化綜合平臺為重點，以海量數(shù)據(jù)庫為支撐，以滿足檔案利用者和檔案管理者需求為目標，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理，提供方便快捷的多功能服務(wù)。建成后的數(shù)字檔案館(室)將成為開放大學(xué)檔案工作的平臺和檔案服務(wù)的窗口。

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