醫(yī)院行政查房優(yōu)化方案及應用效果分析

□陳美芬CHEN Mei-fen 王傳光WANG Chuan-guang 謝劍鋒XIE Jian-feng 邊樂超BIAN Le-chao

行政查房作為醫(yī)院的一項基礎管理制度，體現(xiàn)了醫(yī)院領導和行政職能部門為臨床一線服務的管理理念，也是職能部門和臨床一線溝通、聯(lián)系的有效橋梁[1]。2014年，筆者所在醫(yī)院對行政查房模式進行優(yōu)化和改進，將倡導“服務基層，支持一線”的宗旨貫穿于行政查房中，使查房中發(fā)現(xiàn)的問題做到件件有反饋，事事有落實，取得很好的效果，現(xiàn)將結果及體會報道如下。

資料與方法

1.資料。將2014年1月至2015年5月在本院開展行政查房工作情況作為研究對象。以醫(yī)院辦公室為行政查房組織部門，明確行政查房7項主要內容，按規(guī)定的工作流程及職責開展工作，對存在的問題分門別類落實到相關科室。醫(yī)院將考核結果與年終綜合目標考核相掛鉤。

2.優(yōu)化方法

2.1 制定行政查房工作優(yōu)化方案，確定查房主要內容，成立領導小組，明確要求，設計流程圖及相關隱患整改跟蹤、問題追蹤表格，確保行政查房規(guī)范化、制度化。

2.2 確定行政查房的主要內容。（1）院容院貌，控煙工作，院區(qū)交通秩序；（2）職工儀表儀容，文明禮貌，服務流程和質量；（3）節(jié)能環(huán)保，工作、值班環(huán)境整潔以及病媒生物防制；（4）勞動紀律；（5）安全生產(chǎn)：消防安全生產(chǎn)責任制落實情況，以及水、電、氣、飲食的安全管理；放射類物品、危險化學品、特種設備、車輛的安全管理；在建重點建設項目安全管理；環(huán)境設施、設備運行方面的安全管理；（6）科室各類整改措施落實及隱患排查整治情況；（7）收集各科室需要院部協(xié)調解決的問題。

2.3成立行政查房組。成立以院長為組長、其他院領導為副組長、相關職能科室負責人為成員的行政查房領導小組和11個分片檢查小組。由6人組成分片檢查小組，由領導小組各副組長擔任組長，1名職能科室負責人擔任副組長，3名職能科室中層干部作為成員。根據(jù)醫(yī)院布局將院區(qū)劃分為11個片區(qū)，每個檢查小組負責一個片區(qū)，并定期交換檢查。

圖1 確定行政查房工作流程圖

圖2 行政查房現(xiàn)場工作及處理流程圖

3.監(jiān)測項目。將行政查房工作的7個主要檢查項目進行登記、記錄、分類處理，按工作流程、問題處理流程落實安排相關工作；并將2014年開展行政查房的結果及內容錄入EXCEL表中，最后根據(jù)問題的種類分類統(tǒng)計并進行數(shù)據(jù)分析。

結果

1.質量持續(xù)改進，督促整改效果提升。通過優(yōu)化行政查房方案實施，所有查房工作由醫(yī)院辦公室組織落實，并且由分管院領導參與其中，要求每個小組每月安排一次查房工作。自2014年至2015年5月醫(yī)院累計開展檢查183次；共查出問題798件，其中反饋相應責任部門、科室問題689件，單列請示問題23件，次月整改問題556件，隔月整改遺留問題131件，客觀上難以整改3件，問題整改率99%。自2015年1月至2015年5月行政查房問題數(shù)量總體逐步下降，且疑難大問題的查出率較2014年顯著降低，足見行政查房在持續(xù)改進過程中的實效，問題數(shù)量在不斷減少，為各科室、各部門解決了實際問題。

2.明確責任部門，促進工作作風改進。2014年1月到12月中，行政查房共發(fā)現(xiàn)662個問題，涉及責任部門（科室）共61個，其中問題數(shù)量超過10個的部門（科室）有8個，問題的發(fā)現(xiàn)率占總量的72.5%。2015年1月至5月，行政查房共發(fā)現(xiàn)136個問題，涉及責任部門（科室）共31個，其中問題數(shù)量超過8個的部門（科室）有7個，問題的發(fā)現(xiàn)率占總量的52.1%。這些問題重點集中在總務處、基建科、保衛(wèi)處、設備處、信息中心等部門。

3.監(jiān)管力度加大，服務質量提升。通過優(yōu)化行政查房方案實施，將科主任、護士長在工作中未能發(fā)現(xiàn)的問題在行政查房工作中查出，促進了科主任、護士長對科室的監(jiān)管力度和責任心。各科室職工儀容儀表、文明禮貌服務、勞動紀律、服務流程和服務質量等方面更加規(guī)范。同比在2014年7月至12月問題發(fā)現(xiàn)率較1月到6月發(fā)現(xiàn)問題率下降38.1%。2015年1月至5月的問題查出數(shù)較2014年1月至5月的查出數(shù)顯著降低，2015年問題發(fā)現(xiàn)率較2014年降低了51.2%。

體會

1.做好方案設計，確保行政查房的制度化、規(guī)范化。無規(guī)矩不成方圓，行政查房涉及醫(yī)院醫(yī)療、教學、后勤等部門管理的實際情況，系統(tǒng)龐大、問題繁瑣，需要有嚴密的制度設計來規(guī)范行政查房[2]，保證行政查房的有效運行，對于行政查房需要做什么、怎么做要有詳細而具體的規(guī)定。因此，醫(yī)院特別出臺行政查房工作方案，用制度來規(guī)范行政查房，用制度來管理行政查房，加強管理的制度化、規(guī)范化，確保行政查房領導小組、檢查小組、責任科室嚴格按照方案規(guī)定執(zhí)行，做到不走過場。

2.結合年度考核，確保問題解決有壓力，整改有動力。在遺留問題中如果是科主任或部門負責人執(zhí)行不到位一直未得到改善的，將納入科室年度考核內容，作為科室年終考核的重要依據(jù)。由此，給責任科室或部門帶來壓力，也帶來主動解決問題的動力?？己耸且环N評定手段，也是一種督導、激勵機制[4]。行政查房通過與科室年度考核相結合，防止責任人疲于應付，促進加強科室內部管理，也防止科室之間相互推卸責任，做到問題解決落實到負責人，最終確保問題得到切實有效的解決。

3.遵循PDCA循環(huán)，確保問題追蹤及時有效。本研究中，行政查房工作重點針對上月行政查房中有關問題的落實整改情況給予追蹤、督查，并專門制定行政查房問題相關督查表多份，定期“回頭看”，確保查房問題、遺留問題跟蹤到位，及時解決，防止出現(xiàn)“隔夜飯”。將存在問題通過OA上報相應的分管院領導，為院領導提供一手資料；對于未整改落實到位的問題跟蹤到位，按照PDCA循環(huán)模式直至問題解決。形成第一月檢查發(fā)現(xiàn)問題，科室整改；第二月督查，遺留問題再反饋；第三月總結、遺留問題再解決的三月一循環(huán)的行政查房模式[3]。

4.編印查房簡報，確保查房在總結中不斷持續(xù)改進。為不斷總結經(jīng)驗、成果，及時掌握行政查房問題變化，適應醫(yī)院不斷發(fā)展的新要求，持續(xù)改進行政查房管理模式，讓每一次行政查房既能推動科室整改工作，又能為其他科室起到警醒、提示、借鑒、示范的作用，院辦每月定期編印《行政查房問題匯總與持續(xù)改進》簡報，內容包括：《行政查房隱患整改跟蹤表》、《行政查房督查表》、《遺留問題處置意見表》、《遺留問題處置督查表》、單列請示問題。簡報供全院各科室對照學習、改進不足、完善工作，以便擴大行政查房的影響和效果。

總之，行政查房優(yōu)化方案的落實和應用，為醫(yī)院管理中及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，找出新隱患，提出改進措施，確保問題得到切實有效的解決，不斷的持續(xù)質量改進提供了新的思路，將PDCA循環(huán)在行政查房工作中全面施展，是一種有效提高醫(yī)院行政精細化管理的新舉措，值得推廣應用。

1 王麗.落實行政查房制度提高醫(yī)院管理水平[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2012,12(4):105-106

2 徐利民，趙順.淺談醫(yī)院后勤管理工作[J].大家健康(學術版)，2013:7(12)：291-292

3 朱慧捷.一體化管理體系運行要遵循PDCA循環(huán)[J].低溫建筑技術，2007,(3):122-123

4 高燕玉.創(chuàng)新人才評價和激勵機制的實踐與思考[J].中國衛(wèi)生人才，2010，(2):60-61