小微企業(yè)怎樣運(yùn)用EXCEL進(jìn)行工資核算

張斕

[摘 要] 工資核算是企業(yè)日常管理工作之一，工資費(fèi)用也是產(chǎn)品成本的重要組成部分。對(duì)于小規(guī)模企業(yè)，手工核算占用財(cái)務(wù)人員大量的精力和時(shí)間且容易出錯(cuò)，而使用Excel進(jìn)行工資管理不但成本低廉，維護(hù)簡(jiǎn)單，且能滿足企業(yè)靈活多變的實(shí)際需求。使用IF函數(shù)對(duì)職級(jí)工資進(jìn)行嵌套，并使用自動(dòng)填充柄向下填充，獎(jiǎng)金使用鏈接公式并自動(dòng)填充，應(yīng)發(fā)合計(jì)用SUM函數(shù)完成后向下填充，用IF函數(shù)求出病事假扣款、所得稅，最后用IF函數(shù)求得實(shí)發(fā)工資。既降低了財(cái)務(wù)軟件的購置成本，也減輕了財(cái)務(wù)人員日常工作量。

[關(guān)鍵詞] 小微企業(yè);EXCEL運(yùn)用;工資核算

[中圖分類號(hào)] F230 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B

工資核算;是每個(gè)單位財(cái)會(huì)部門最基本的業(yè)務(wù)之一，不僅關(guān)系到職工切身利益，;也是直接影響產(chǎn)品成本的重要因素。對(duì)于小規(guī)模企業(yè)，手工核算占用財(cái)務(wù)人員大量的精力和時(shí)間且容易出錯(cuò);使用專業(yè)的工資管理軟件則成本相對(duì)較高，且當(dāng)工資項(xiàng)目頻繁調(diào)整、員工頻繁變動(dòng)時(shí)，由于通用工資管理軟件可供修改的權(quán)限有限，需專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。而使用Excel進(jìn)行工資管理不但成本低廉，維護(hù)簡(jiǎn)單，且更能適應(yīng)企業(yè)靈活多變的實(shí)際需求，從而有效提高工資核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

使用Excel進(jìn)行工資處理，通過基本信息等項(xiàng)目設(shè)置和工資計(jì)算項(xiàng)目公式設(shè)定，企業(yè)能夠系統(tǒng)管理員工的工資數(shù)據(jù)，輕松計(jì)算個(gè)人所得稅、匯總工資數(shù)據(jù)、完成工資分?jǐn)偟裙ぷ鳌?/p>

以本市小型工業(yè)企業(yè)固橋預(yù)應(yīng)力機(jī)具、錨具公司為例，運(yùn)用Excel建立工資表，內(nèi)容如下圖1：

工資表

表中職工基本信息如編號(hào)、姓名、性別、年齡、部門、人員類別、基本工資等，依據(jù)實(shí)際情況直接錄入即可。需計(jì)算的項(xiàng)目主要運(yùn)用IF函數(shù)完成。

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false），意為執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果，通常使用IF函數(shù)對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。其中Logical_test表示邏輯判斷值或表達(dá)式，Value_if_true是logical_test為TRUE時(shí)應(yīng)執(zhí)行的結(jié)果，Value_if_false則是logical_test為FALSE時(shí)應(yīng)執(zhí)行的結(jié)果。

具體設(shè)置如下：

一、職級(jí)工資

根據(jù)公司規(guī)定，行政管理崗職級(jí)工資1100元，車間管理崗1200元，工人1300元，此時(shí)選定H2單元格，運(yùn)用IF函數(shù)嵌套，公式為IF（F2=“管理”，1100，IF（F2=“工人”，1300，1200）），完成后使用自動(dòng)填充柄向下填充。意為人員類別為“管理”者職級(jí)工資1100，“工人”1300，余者1200。

二、獎(jiǎng)金

獎(jiǎng)金是固橋公司根據(jù)員工工作績(jī)效制定的工資計(jì)算附加項(xiàng)目，選取與工資表同工作簿的空白工作表建立獎(jiǎng)金表，根據(jù)當(dāng)月實(shí)際情況錄入數(shù)據(jù)并計(jì)算出應(yīng)發(fā)獎(jiǎng)金項(xiàng)目，然后返回工資表獎(jiǎng)金字段下I2單元格，輸入等號(hào)，選取獎(jiǎng)金表中應(yīng)發(fā)獎(jiǎng)金字段下G2單元格，按回車鍵完成鏈接公式。意為工資表中獎(jiǎng)金數(shù)據(jù)來源于獎(jiǎng)金表中應(yīng)發(fā)獎(jiǎng)金項(xiàng)目。最后使用自動(dòng)填充柄向下填充。

三、應(yīng)發(fā)合計(jì)

應(yīng)發(fā)合計(jì)為工資表中所有增項(xiàng)之和，可使用SUM函數(shù)完成后向下填充。

四、病事假扣款

（一）事假扣款

固橋公司規(guī)定請(qǐng)假天數(shù)不超過10天者，按日工資*請(qǐng)假天數(shù)扣除（日工資為應(yīng)發(fā)合計(jì)除以月工作天數(shù)22天），超過10天，工人扣完應(yīng)發(fā)合計(jì)項(xiàng)，余者扣除應(yīng)發(fā)合計(jì)的85%。公式為IF（K2<=10，K2*J2/22，IF（F2="工人"，J2，J2*0.85））。

（二）病假扣款

固橋公司規(guī)定病假天數(shù)不超過10天者，工人扣除應(yīng)發(fā)合計(jì)的20%，非工人扣除應(yīng)發(fā)合計(jì)的10%;超過10天，工人扣除應(yīng)發(fā)合計(jì)的50%，非工人扣除應(yīng)發(fā)合計(jì)的40%。公式為IF（M2=0，0，IF（M2>=10，IF（F2=“工人”，J2*50%，J2*40%），IF（F2=“工人”，J2*20%，J2*10%））），完成后向下填充。意為病假0天，扣0元;病假超過10天為工人者扣應(yīng)發(fā)合計(jì)的50%，余者40%;小于10天為工人者扣應(yīng)發(fā)合計(jì)的20%，余者10%。

公式首先考慮病假天數(shù)為0時(shí)不扣款，因?yàn)楫?dāng)IF函數(shù)判斷病假天數(shù)小于10天這個(gè)條件時(shí)還存在0天這一可能性，如果不預(yù)先加以限制，計(jì)算結(jié)果仍會(huì)執(zhí)行20%或10%的扣率。前述事假扣款則不存在此問題，因其扣款公式中與天數(shù)有相乘的關(guān)系，天數(shù)為0，扣款自然為0。

本月00003號(hào)職工請(qǐng)事假3天，00008號(hào)職工病假7天，錄入請(qǐng)假天數(shù)后，根據(jù)已設(shè)置公式，工資表相應(yīng)數(shù)據(jù)即會(huì)發(fā)生變動(dòng)。

五、扣款合計(jì)、應(yīng)發(fā)工資

扣款合計(jì)為工資中除代扣稅外所有減項(xiàng)之和，固橋公司目前只有病事假扣款為減項(xiàng)，二者相加即可。表中應(yīng)發(fā)工資項(xiàng)目=所有增項(xiàng)之和（應(yīng)發(fā)合計(jì)）-所有減項(xiàng)之和（扣款合計(jì)）=J2-O2。

六、所得稅

依據(jù)最新個(gè)人工資薪金所得稅稅率表，運(yùn)用IF函數(shù)，公式為：

IF（（P2-3500）<=0，0，IF（（P2-3500）<=1500，（P2-3500）*0.03，IF（（P2-3500）<=4500，（P2-3500）*0.1-105，IF（（P2-3500）<=9000，（P2-3500）*0.2-555，IF（（P2-3500）<=35000，（P2-3500）*0.25-1005，IF（（P2-3500）<=55000，（P2-3500）*0.3-2755，IF（（P2-3500）<=80000，（P2-3500）*0.35-5505，（P2-3500）*0.45-13505）））））））。

此為IF函數(shù)自身嵌套，意為P2單元格應(yīng)發(fā)工資數(shù)額不超過起征點(diǎn)3500元時(shí)，不扣稅;超出起征點(diǎn)的部分小于等于1500時(shí)，對(duì)超出部分使用3%的稅率;超出額大于1500小于等于4500時(shí)，對(duì)超出部分使用10%的稅率并扣除速算扣除數(shù)105……以此類推直至完成公式。

七、實(shí)發(fā)工資

實(shí)發(fā)工資=應(yīng)發(fā)工資-所得稅=P2-Q2

完成了表中工資計(jì)算工作后，通常財(cái)務(wù)部門還需根據(jù)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行工資費(fèi)用分配，編制相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。

此時(shí)，可在表中人員類別旁插入一列，根據(jù)人員類別設(shè)置相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，運(yùn)用IF函數(shù)求得相應(yīng)費(fèi)用歸結(jié)項(xiàng)目，公式為：IF（F2=“管理”，“管理費(fèi)用”，IF（F2=“工人”，“生產(chǎn)成本”，“制造費(fèi)用”）。

最后，依據(jù)數(shù)據(jù)透視表工作向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，將部門拖至列字段、會(huì)計(jì)科目拖至行字段、應(yīng)發(fā)工資拖至數(shù)據(jù)項(xiàng)即可。通過數(shù)據(jù)透視表，可以隨時(shí)查詢按部門或者是其他項(xiàng)目來分類匯總的工資費(fèi)用的歸屬情況。

建立好某月工資表后，表中很多基本數(shù)據(jù)如標(biāo)題行、編號(hào)、姓名和部門、基本工資、職級(jí)工資等列的具體內(nèi)容，都不會(huì)發(fā)生大的變化，可以留待下月復(fù)制后直接利用，只需將會(huì)發(fā)生變化的諸如病事假天數(shù)、獎(jiǎng)金表中的時(shí)數(shù)、績(jī)效等數(shù)據(jù)清零即可。

依照上述操作步驟，小微企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以輕松借助Excel完成工資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)單高效，方便靈活，既降低了財(cái)務(wù)軟件的購置成本，也減輕了財(cái)務(wù)人員日常工作量。

[參 考 文 獻(xiàn)]

[1]馬琳.Excel會(huì)計(jì)應(yīng)用典型實(shí)例[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011

[2]郜向茹.巧用Excel提升工資管理數(shù)據(jù)處理能力[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013（22）

[3]莊小歐.Excel在工資管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（33）

[責(zé)任編輯：劉玉梅]endprint