企業(yè)物資采購計(jì)劃管理的重要性及優(yōu)化措施：以熱電企業(yè)為例

摘要：對采購物資進(jìn)行計(jì)劃管理，在企業(yè)物資采購中具有重要的資源配置作用，能發(fā)揮有效的監(jiān)督職能并對庫存管理有重要的調(diào)節(jié)作用，同時(shí)在實(shí)施的措施上應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化。

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：2095-7238（2015）03-0082-04

DOI：10.3969/J.ISSN.2095-7238.2015.03.015

收稿日期：2015-01-10

熱電企業(yè)在購進(jìn)原材料時(shí)要實(shí)施有計(jì)劃的物資采購并保證及時(shí)、合理、有效地配置到生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，它是熱電企業(yè)物資采購供應(yīng)鏈中的源頭。俗話說得好：“萬事開頭難”。如果開的頭是個(gè)好頭，那么接下來的事必定能做好。計(jì)劃管理就是這樣：如果一個(gè)企業(yè)在購買原材料時(shí)沒有一個(gè)好的計(jì)劃，購進(jìn)的原材料必定會給生產(chǎn)經(jīng)營資源配置帶來壞的影響，甚至有可能不知道怎樣去購買原材料。一方面，計(jì)劃管理成功與否可以影響一個(gè)企業(yè)成本費(fèi)用的支出；另一方面，它反映了一個(gè)企業(yè)是否勤儉、節(jié)約、杜絕浪費(fèi)，乃至生產(chǎn)要素配置水平的高低。以上對從事物資計(jì)劃管理的人員提出了一個(gè)嚴(yán)肅的問題——應(yīng)該怎樣看待計(jì)劃管理在物資采購中的重要性。

采購計(jì)劃管理是一個(gè)企業(yè)把控制原材料數(shù)量或降低原材料價(jià)格及成本，作為節(jié)約生產(chǎn)要素提高企業(yè)效能的目標(biāo)而選擇的計(jì)劃管理模式。計(jì)劃管理在熱電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不是條條框框，而是發(fā)揮著重要的作用。

一、企業(yè)物資采購計(jì)劃管理的重要性

（一）計(jì)劃管理對企業(yè)生產(chǎn)用料有重要的資源配置作用

眾所周知，一個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)用料就好比這個(gè)企業(yè)的糧食和水，有了糧食和水，這個(gè)企業(yè)才能生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而創(chuàng)造出更多的產(chǎn)品。但是企業(yè)畢竟不是手工作坊，它需要追求利益最大化，需要在同行業(yè)競爭中立于不敗之地。那么，當(dāng)所有的機(jī)器、設(shè)備都運(yùn)轉(zhuǎn)起來的時(shí)候，提供多少糧食和水恰好能達(dá)到那個(gè)“點(diǎn)”？難道是糧食越多越好嗎？顯然不是。企業(yè)需要多少原料，需要什么樣的原料，要達(dá)到生產(chǎn)效益最大化還要追加多少原料，這些就是計(jì)劃管理的核心。其實(shí)，我們在生產(chǎn)經(jīng)營中想到這個(gè)核心并不難，難的是怎樣讓它發(fā)揮出有效的資源配置作用。

在整個(gè)物資管理中，要想發(fā)揮計(jì)劃管理的資源配置作用就要釋放它統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。這個(gè)能力可以由一個(gè)核心部門或某些專業(yè)技術(shù)人員來完成。以熱電企業(yè)為例：整個(gè)計(jì)劃管理建立于擬定、編制匯總、審核和下發(fā)的控制環(huán)節(jié)之上。計(jì)劃從生產(chǎn)環(huán)節(jié)提報(bào)開始就是一個(gè)擬定原材料需求計(jì)劃的過程：這個(gè)過程非常關(guān)鍵。它會直接影響生產(chǎn)原材料的使用效率，也就是說居家過日子需要多少柴米油鹽才合適，既要吃得飽還要吃得好更要杜絕浪費(fèi)。重點(diǎn)是杜絕浪費(fèi)的含義是什么？企業(yè)原材料計(jì)劃管理最頭痛的就是提報(bào)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。計(jì)劃不準(zhǔn)確，也就是我們的生產(chǎn)設(shè)備吃多少“糧食”把握不準(zhǔn)確的話，勢必造成資源的浪費(fèi)，同時(shí)一個(gè)企業(yè)如果在一定時(shí)期內(nèi)剩余材料增多就會直接影響這個(gè)企業(yè)的機(jī)會成本。而機(jī)會成本恰恰會給企業(yè)帶來不小的回報(bào)。舉個(gè)簡單的例子：熱電企業(yè)基礎(chǔ)管網(wǎng)建設(shè)所需的原材料基本都是大宗的保溫管、管件、閥門、補(bǔ)償器等，不難看出這些物料的價(jià)值占整個(gè)原材料成本的二分之一，高達(dá)幾千萬元的資金。如果提報(bào)計(jì)劃不準(zhǔn)確造成材料剩余，那就不是剩余幾個(gè)螺絲釘那么簡單。而且剩余材料的費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、存儲費(fèi)、人工費(fèi)和材料本身的價(jià)值等占用的資金，放棄的機(jī)會成本對一個(gè)中等規(guī)模的企業(yè)來說是非常多的。多到什么程度，簡單來說它是一個(gè)中等熱源廠全體人員的月工資或淡季的全部檢修費(fèi)用。因此，在熱電企業(yè)提報(bào)計(jì)劃階段就會有幾個(gè)比較重要的控制環(huán)節(jié)，比如：先由車間的材料員、技術(shù)人員或運(yùn)行設(shè)備責(zé)任人提報(bào)原材料需求計(jì)劃，因?yàn)樗麄儽容^熟悉檢修運(yùn)行設(shè)備的設(shè)備狀況。然后再經(jīng)車間的技術(shù)管理部門來初審計(jì)劃，從專業(yè)技術(shù)角度提出比較合理的設(shè)備“吃糧方案”。這樣整理出來的部門計(jì)劃就比較清晰了。各個(gè)部門提報(bào)的計(jì)劃會通過一個(gè)生產(chǎn)管理部門來審核，這就是安全生產(chǎn)部門。它在整個(gè)計(jì)劃管理過程中起著“指揮官”的作用。如果各個(gè)部門提報(bào)的需求計(jì)劃參差不齊或有差異，它會行使審核的權(quán)力來調(diào)節(jié)資源在各個(gè)生產(chǎn)部門間的配置。比如：兩個(gè)同類型的生產(chǎn)部門，同類型的生產(chǎn)設(shè)備提報(bào)的原材料數(shù)量不相同時(shí)，安全生產(chǎn)部門就會盡可能使提報(bào)的原材料在兩個(gè)部門間達(dá)到平衡和共享。上述每一個(gè)環(huán)節(jié)都有不同的權(quán)限和技能，但是這些環(huán)節(jié)不是獨(dú)立的，它們是相互配合相互溝通地存在著。任何一個(gè)環(huán)節(jié)脫離計(jì)劃管理的過程都會造成重大的影響。

（二）計(jì)劃管理在企業(yè)的物資采購管理中發(fā)揮著重要的監(jiān)督職能

首先，計(jì)劃管理通過用友財(cái)務(wù)軟件實(shí)施。其中提報(bào)計(jì)劃的關(guān)鍵是在用友系統(tǒng)存貨檔案中找到自己所需物料的編碼，編碼就是物料的“身份證”，是物料的唯一屬性證明。如果檔案中沒有編碼，則需要通過計(jì)劃管理部門給物料新增編碼，使系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)能夠共享使用。編碼給物料分配好身份后計(jì)劃就可以提報(bào)了。如果編碼編制得不準(zhǔn)確或錯(cuò)誤會直接影響計(jì)劃的準(zhǔn)確性，那么計(jì)劃再下達(dá)到采購部門，按計(jì)劃購買的物料就會是錯(cuò)的，會造成采購部門向供應(yīng)商退換貨和人工成本的增加，會造成采購部門不斷同生產(chǎn)部門和供應(yīng)商溝通，降低工作效率，增加人工成本。

其次，計(jì)劃管理通過三個(gè)步驟實(shí)施監(jiān)督管理職能，分別是訂單的執(zhí)行、合同的簽訂、物料到貨入庫。也就是物料從采購到入庫的完成都需要計(jì)劃管理去監(jiān)督。在每個(gè)環(huán)節(jié)上，計(jì)劃管理通過綜合統(tǒng)計(jì)訂單的月度計(jì)劃執(zhí)行情況、合同的跟蹤管理、倉庫管理的入庫統(tǒng)計(jì)記賬等具體實(shí)施監(jiān)督。從而保證物資采購計(jì)劃執(zhí)行的合規(guī)性。

第三，計(jì)劃管理通過有限授權(quán)和信息共享制度發(fā)揮監(jiān)督作用。它對物資采購監(jiān)督的一個(gè)重要方面就是能使采購決策的權(quán)力公開化、流程化、分散化，建立有限授權(quán)制度和決策信息共享制度，這是現(xiàn)代管理的基本要求，也是對采購管理人員的有效保護(hù)措施。因此，這一制度的建設(shè)理應(yīng)引起我們的高度重視。

（三）計(jì)劃管理在企業(yè)的庫存管理中發(fā)揮著重要的調(diào)節(jié)作用

與庫存資金及存貨保管有關(guān)的費(fèi)用開支，是大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營成本中的一項(xiàng)重要組成部分，因而它對企業(yè)經(jīng)營的效率具有舉足輕重的影響。對生產(chǎn)型企業(yè)來說，如果庫存的原料或易損零配件發(fā)生缺貨，則會導(dǎo)致停工停產(chǎn)現(xiàn)象，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。因此正確地進(jìn)行存貯決策，科學(xué)合理地制定庫存管理計(jì)劃，對于企業(yè)經(jīng)營是非常重要和必不可少的。 ［1］

計(jì)劃管理和倉庫管理是首尾呼應(yīng)的關(guān)系，著重體現(xiàn)在計(jì)劃管理通過核定庫存物料來調(diào)節(jié)倉庫存貨的多少，利用先進(jìn)先出法和加權(quán)移動平均法兩者的結(jié)合提高存貨周轉(zhuǎn)的效率。計(jì)劃管理通過建立物料編碼檔案使核定庫存有了檢索功能，企業(yè)通過計(jì)劃核庫能有效減少庫存，為財(cái)務(wù)管理提供了依據(jù)，最大限度提高原材料的利用效率，減低了庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)，減少了重復(fù)采購占用資金。

二、計(jì)劃管理措施的改進(jìn)和優(yōu)化

目前，熱電企業(yè)在實(shí)施物料采購計(jì)劃管理的同時(shí)也遇到了方方面面的困難和問題。例如：計(jì)劃雖然在審批環(huán)節(jié)形成了一套流程化規(guī)范化的模式，但是越來越趨于流程和形式，計(jì)劃在提報(bào)環(huán)節(jié)上往往存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，這就大大削弱了計(jì)劃管理合理配置資源的效率和職能作用，同時(shí)影響了物資采購效率，更有甚者，最終出現(xiàn)庫存物資積壓。管理者想解決這些問題必須要從計(jì)劃管理的實(shí)施手段上予以改進(jìn)和優(yōu)化。

（一）打造計(jì)劃管理實(shí)施的硬件，使它的資源配置功能得到充分釋放

隨著熱電企業(yè)生產(chǎn)和管網(wǎng)工程的發(fā)展，物料的需求計(jì)劃分散在城區(qū)的各個(gè)點(diǎn)上，由于沒有大型的、密集的、規(guī)范化的物料倉庫，使物資供應(yīng)鏈從計(jì)劃管理開始到計(jì)劃采購都失去了彈性。也就是說計(jì)劃管理的資源配置功能得不到充分的釋放，物資采購對市場的靈敏性大大降低。因此，計(jì)劃管理不光需要用友財(cái)務(wù)軟件的支持，更需要一個(gè)規(guī)范化的密集的現(xiàn)代化物流倉庫來作為它的硬件支撐。建立現(xiàn)代化物流倉庫，使計(jì)劃管理從一只無形的手變成了一個(gè)明確清晰的指揮棒，真正意義上達(dá)到了計(jì)劃管理管的不是“人”而是“物料”——企業(yè)賴以生存的資源這個(gè)最終的目的。

2001年，中國加入WTO后，各行各業(yè)打造現(xiàn)代流通企業(yè)、打造現(xiàn)代物流、打造現(xiàn)代倉庫相繼出現(xiàn)。十多年的不懈努力證明，集中打造一個(gè)現(xiàn)代化物流倉庫能大大提升物資供應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率、降低原材料采購成本，使企業(yè)競爭力明顯增強(qiáng)，可謂好處多多、優(yōu)勢明顯，值得熱電企業(yè)借鑒?，F(xiàn)代化倉庫滿足資源有效配置、節(jié)約成本的特點(diǎn)同計(jì)劃管理資源配置職能高度契合。

（二）不斷更新升級技術(shù)化的信息軟件來達(dá)到資源信息的共享

一旦建立現(xiàn)代化的物流倉庫，它的信息傳達(dá)非常重要。一邊是物資采購供應(yīng)面臨的市場變化，一邊是生產(chǎn)、供熱管網(wǎng)急切的需求，怎樣在兩者之間真正實(shí)現(xiàn)信息對稱？這就要求熱電企業(yè)結(jié)合現(xiàn)代物流管理公共信息平臺管理模式的經(jīng)驗(yàn)，建造一個(gè)物料資源在需求、采購、配送、使用上的信息平臺，達(dá)到信息對稱和共享。這一點(diǎn)是物資采購計(jì)劃管理的核心和目標(biāo)，它同物流公共信息平臺強(qiáng)調(diào)的“整合”、“共享”、“服務(wù)”的思想是非常一致的，在資源充分整合的基礎(chǔ)上，通過信息對稱和共享的手段最終實(shí)現(xiàn)物料全流程服務(wù)的終極目標(biāo)。

更新、升級原有的財(cái)務(wù)軟件、信息化平臺，將計(jì)劃管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也就是每個(gè)信息點(diǎn)納入一個(gè)完整的信息化系統(tǒng)，從計(jì)劃的生產(chǎn)供熱需求到物資采購供應(yīng)再到原材料被分配使用，最終制造出產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)信息的共享。信息的準(zhǔn)確性再同現(xiàn)代化倉庫管理相結(jié)合，資源在生產(chǎn)、供熱各個(gè)點(diǎn)上的分配就非常清晰了。

（三）樹立計(jì)劃管理管的是“物”而不是“人”的觀念，提高管理水平

再次強(qiáng)調(diào)物資采購計(jì)劃管理的客體是企業(yè)生產(chǎn)供熱所需的物料，而不是人，因?yàn)槲镔Y采購計(jì)劃管理是通過專門人員來完成的，所以會造成相關(guān)認(rèn)知錯(cuò)誤。它同一個(gè)企業(yè)的工作計(jì)劃是完全不同的。這就要求物資采購計(jì)劃的管理者在做到資源有效配置的同時(shí)，還必須做到以下六點(diǎn)：一是思想認(rèn)識到位。物資采購計(jì)劃管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，是提升企業(yè)競爭實(shí)力的迫切需要，是應(yīng)對外來挑戰(zhàn)的重大舉措，必須全力推進(jìn)，加速推進(jìn)。二是系統(tǒng)功能到位。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的程序再優(yōu)化，功能再完善，操作要方便快捷。三是人員配備到位。要把責(zé)任心強(qiáng)、文化程度高、懂計(jì)算機(jī)的人員安排到計(jì)劃管理崗位，人員要按照編制配齊配強(qiáng)。四是業(yè)務(wù)培訓(xùn)到位。要安排適當(dāng)時(shí)間組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，反復(fù)訓(xùn)練，熟練運(yùn)用，使其掌握計(jì)劃管理系統(tǒng)原理、操作程序和操作要求，提高業(yè)務(wù)人員操作水平和效率。五是協(xié)調(diào)溝通到位。業(yè)務(wù)部門提供需求，開發(fā)商開發(fā)軟件，信息部門負(fù)責(zé)維護(hù)，三者分工明確，同時(shí)要加強(qiáng)溝通。系統(tǒng)在運(yùn)行中遇到故障，三方要及時(shí)溝通，研究解決辦法，及時(shí)解決問題，確保系統(tǒng)有效運(yùn)行。六是檢查考核到位。管理部門要制定考核細(xì)則和考核辦法，加大考核力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，考核結(jié)果與工資掛鉤，調(diào)動業(yè)務(wù)人員工作積極性，提高工作質(zhì)量和工作效率，改進(jìn)工作作風(fēng)。 ［2］

隨著企業(yè)的發(fā)展和管理手段的升級，物資采購經(jīng)營鏈中計(jì)劃管理環(huán)節(jié)發(fā)揮的作用越來越大，它不僅發(fā)揮著強(qiáng)大的業(yè)務(wù)、信息共享功能，而且為提高生產(chǎn)經(jīng)營管理執(zhí)行力和領(lǐng)導(dǎo)決策能力提供了智力支持，所以它應(yīng)當(dāng)被企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理者所重視。只要我們把相應(yīng)的措施和手段優(yōu)化改進(jìn)好，運(yùn)用好，必定給企業(yè)帶來豐碩的回報(bào)。