優(yōu)化辦公管理的研究與思考

徐克紅 上海鐵路局辦公室

優(yōu)化辦公管理的研究與思考

徐克紅 上海鐵路局辦公室

針對(duì)信息化時(shí)代背景下如何優(yōu)化上海鐵路局辦公管理進(jìn)行深入思考與研究，闡明其背景、意義、建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)原則，著重論述其實(shí)施優(yōu)化辦公管理過程中應(yīng)注意的幾個(gè)方面。

辦公管理；優(yōu)化；研究與思考

1 引言

為提高辦公管理水平和效率，各行業(yè)都在努力探索如何優(yōu)化辦公管理。當(dāng)前全球正進(jìn)入云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和社交網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為辦公管理向電子化、智能化發(fā)展指明了方向，通過信息化手段優(yōu)化辦公管理已經(jīng)成為首選。信息化手段優(yōu)化辦公管理是將傳統(tǒng)的手工書寫、紙張打印和人工傳遞方式運(yùn)用信息電子技術(shù)融合于網(wǎng)絡(luò)中的一種新型辦公方式，通過網(wǎng)絡(luò)的連接和信息軟件的處理，實(shí)現(xiàn)辦公人員可以在任意時(shí)間、任意地點(diǎn)進(jìn)行協(xié)同工作。上海鐵路局管轄范圍跨三省一市，雖然經(jīng)歷多次生產(chǎn)力布局優(yōu)化調(diào)整，但基層單位仍有100多家，點(diǎn)多線長面廣，導(dǎo)致辦公效率低下、辦公成本居高不下等系列問題，同時(shí)鐵路政策指令傳遞的時(shí)效性要求強(qiáng)，尤其伴隨高鐵線路的快速發(fā)展，技術(shù)規(guī)章、經(jīng)營法規(guī)等都需要以盡可能快的速度傳達(dá)到運(yùn)輸生產(chǎn)一線。解決以上問題，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新的工作方式方法。上海鐵路局也一直在做這方面的努力，自1998年建設(shè)鐵路局辦公信息系統(tǒng)以來，按照服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、提高辦公效率和提升工作質(zhì)量的目標(biāo)要求，經(jīng)過多年建設(shè)完善，上海鐵路局辦公信息化水平得到明顯提高，辦公管理效率和質(zhì)量也邁上新的臺(tái)階，但距離辦公管理信息化的現(xiàn)代化管理要求仍有差距。

2 優(yōu)化辦公管理的意義

2.1 提高辦公效率，提升管理水平

對(duì)于大多數(shù)企事業(yè)單位來說，選擇辦公管理信息化的最主要出發(fā)點(diǎn)就是提高工作效率、提升管理水平。實(shí)現(xiàn)辦公管理信息化以后，原本繁復(fù)的工作可以使用各類信息技術(shù)終端就能輕松解決。不管何時(shí)何地，只要能夠連接到信息網(wǎng)絡(luò)就可以正常辦公。上海鐵路局辦公管理信息化通過局域網(wǎng)絡(luò)連接的建立，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。如運(yùn)用辦公管理信息化，將拉近鐵路局機(jī)關(guān)與基層單位之間的距離，在提高工作效率的同時(shí)，也將提升上海鐵路局的管理水平。

2.2 促進(jìn)節(jié)能環(huán)保，降低管理成本

采用辦公管理信息化除了可以讓工作效率得到極大提高，也有利于節(jié)能環(huán)保是其得到廣泛應(yīng)用的重要原因之一。通過辦公管理信息化的運(yùn)用，打印設(shè)備和紙張將大量減少使用，相應(yīng)減少相關(guān)辦公費(fèi)用，企業(yè)管理成本也隨之降低。

3 優(yōu)化辦公管理的建設(shè)目標(biāo)

上海鐵路局辦公管理信息化的建設(shè)目標(biāo)是積極構(gòu)建“高效集約、資源共享、應(yīng)用深化、機(jī)制完善”的發(fā)展框架，強(qiáng)化辦公信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃能力，建立鐵路局、基層單位聯(lián)動(dòng)的辦公信息化決策管理和績效考核機(jī)制；大力推進(jìn)綜合應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建鐵路局辦公網(wǎng)信息門戶平臺(tái)、網(wǎng)上審批平臺(tái)、移動(dòng)辦公平臺(tái)和統(tǒng)一用戶認(rèn)證中心，形成統(tǒng)一、規(guī)范的業(yè)務(wù)協(xié)同體系；加強(qiáng)辦公網(wǎng)信息資源管理，建立集中與分布相結(jié)合的信息資源管理體系，推進(jìn)信息資源共享利用，滿足辦公管理需求；信息化應(yīng)用覆蓋辦公部門主要職能和核心業(yè)務(wù)，辦文、辦會(huì)和辦事支持能力得到不斷增強(qiáng)。

4 優(yōu)化辦公管理的建設(shè)原則

4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展

從實(shí)施信息化發(fā)展戰(zhàn)略的全局出發(fā)，加強(qiáng)辦公管理信息化的頂層設(shè)計(jì)，突出重點(diǎn)，分類實(shí)施，統(tǒng)籌推進(jìn)，注重實(shí)效。有效處理好信息化與政務(wù)、整合與新建、公開與保密的關(guān)系，促進(jìn)辦公管理全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.2 整合資源，協(xié)同共享

充分利用現(xiàn)有的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)等各類信息化資源，實(shí)現(xiàn)有效整合、分類管理和有序利用，最大限度地促進(jìn)辦公管理資源互聯(lián)互通和協(xié)同共享。

4.3 深化應(yīng)用，完善功能

聚焦辦公管理的核心業(yè)務(wù)和重點(diǎn)工作，不斷拓展相關(guān)應(yīng)用功能。強(qiáng)化辦公管理信息化建設(shè)與應(yīng)用，提供更加高效、智能的辦公管理服務(wù)體系。

4.4 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保障安全

加強(qiáng)辦公管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究和應(yīng)用，提高建設(shè)的規(guī)范性、開放性和實(shí)用性。正確處理安全與發(fā)展之間的關(guān)系，同步健全與辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用深度融合的安全體系，切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)、信息和應(yīng)用安全。

5 實(shí)施優(yōu)化辦公管理應(yīng)注意的問題

上海鐵路局實(shí)施優(yōu)化辦公管理建設(shè)主要基于0A系統(tǒng)平臺(tái)，整合辦公網(wǎng)頁、電子公文系統(tǒng)、電子郵箱系統(tǒng)及其他專項(xiàng)信息系統(tǒng)，也要充分利用互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)資源，推進(jìn)移動(dòng)辦公平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建協(xié)同辦公體系，重點(diǎn)解決以下幾個(gè)方面問題。

5.1 確保先進(jìn)性

在當(dāng)今世界中，技術(shù)發(fā)展日新月異，所以，在辦公管理信息化建立之初就應(yīng)采用最為先進(jìn)的主流技術(shù)，以確保系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，使其得以長期有效地為上海鐵路局辦公管理提供支持。

5.2 確保穩(wěn)定性

辦公管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)采用時(shí)下成熟、穩(wěn)定的信息技術(shù)，而非刻意追求新奇，必須保證在大量的數(shù)據(jù)處理和長期運(yùn)轉(zhuǎn)過程中可以安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

5.3 確保實(shí)用性

由于辦公管理信息化建立要面對(duì)不同層次的用戶群體，局管內(nèi)地區(qū)差異大，所需功能種類也不同，所以在建立中不能一味地加入各種功能，應(yīng)針對(duì)基層單位實(shí)際需要，使工作流程盡量簡潔，具有實(shí)用性。

5.4 確保安全性

對(duì)于引用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公管理信息化，信息安全是最為重視的方面之一，優(yōu)化辦公管理在建設(shè)時(shí)，就必須要有一個(gè)完善的安全保障體系，對(duì)于黑客入侵、電腦病毒等都應(yīng)具備較強(qiáng)的防范能力，確保數(shù)據(jù)不被竊取，而且對(duì)于數(shù)據(jù)還應(yīng)具有備份保障與數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。

5.5 確保開放性

在網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用大發(fā)展的今天，單一系統(tǒng)軟件已經(jīng)不能滿足實(shí)際工作的需要，那么我們就需要辦公管理信息化能夠有較高的開放性，可以兼容更多的信息系統(tǒng)，以達(dá)到更佳的應(yīng)用效果。隨著鐵路局市場(chǎng)主體地位不斷加強(qiáng)，為提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，需要企業(yè)更多與社會(huì)上各類企業(yè)共享信息數(shù)據(jù)，辦公管理信息化必須具備很強(qiáng)的兼容性和可拓展性，確保企業(yè)更快的融入國際、國內(nèi)運(yùn)輸市場(chǎng)。

6 結(jié)束語

雖然現(xiàn)在辦公管理信息化已經(jīng)展現(xiàn)了無比優(yōu)越的先進(jìn)性，并已經(jīng)相當(dāng)廣泛的被眾多企事業(yè)單位所采用，但是當(dāng)前在電子印章、數(shù)字簽名等方面的認(rèn)同性和有效性尚待國家立法認(rèn)可。同時(shí)，辦公管理信息化帶來的不僅是技術(shù)的革命，更是一種管理理念的轉(zhuǎn)變，上海鐵路局對(duì)辦公管理信息化的應(yīng)用尚處于起步階段，通過推進(jìn)優(yōu)化辦公管理來實(shí)現(xiàn)上海鐵路局辦公效率的提升和管理水平的提高是未來發(fā)展的必然方向，但實(shí)現(xiàn)信息化手段來優(yōu)化辦公管理將任重道遠(yuǎn)。

責(zé)任編輯：王 華

來稿日期：2015-05-18