檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探析

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檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探析

姜海龍

（四平市教育科學(xué)研究所，吉林四平136000）

摘要：檔案管理是基礎(chǔ)性的工作，其成效直接影響到組織和機構(gòu)日常工作的開展，對組織未來的發(fā)展造成極大的影響。通過對檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)進行探析，旨在加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，為組織機構(gòu)的進一步發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；檔案數(shù)字化

1　檔案管理人員應(yīng)具備基本業(yè)務(wù)能力

（1）應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)。無論是任何工作或職位都要求員工具有應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員更不能例外，檔案管理員要能夠在工作崗位上運用熟練的業(yè)務(wù)技能有條不紊的進行工作。同時，檔案管理是一項相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，這就對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出新的要求。首先，檔案管理人員需要應(yīng)用自身的能力確保檔案的完整性和安全性。無論是紙質(zhì)檔案或者電子檔案，這都要求管理人員保證檔案能夠安全完整的被保存。以紙質(zhì)檔案為例，管理人員需要為紙質(zhì)檔案尋找安全合適的儲存空間，并根據(jù)具體的環(huán)境向組織或機構(gòu)申請?zhí)砑酉鄳?yīng)的設(shè)備，為檔案的存儲提供更適應(yīng)的環(huán)境。

（2）應(yīng)有較強的學(xué)習(xí)能力。隨著社會發(fā)展對檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理人員要要不斷學(xué)習(xí)與進步，發(fā)揮自身的主觀能動性不斷提高自身的能力與素質(zhì)。在信息化時代背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)智能化與信息化，這就要求檔案管理人員能夠熟練運用現(xiàn)代化信息設(shè)備，要具備相應(yīng)的能力與素質(zhì)應(yīng)用先進的管理理念和方法進行數(shù)字化管理。因此，檔案管理人員需要具有較強的學(xué)習(xí)能力，要在短時間內(nèi)掌握應(yīng)有的技巧與能力，以此提高工作的效率。

（3）擁有一定的創(chuàng)新能力。目前，市場對于創(chuàng)新型人才的需求更加迫切，只有擁有一定的創(chuàng)新能力才能更好地適應(yīng)千變?nèi)f化的市場，以此迎合市場的發(fā)展。同樣，檔案管理人員只有不斷創(chuàng)新，才能解決在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，并創(chuàng)新管理的方法與理念，不斷優(yōu)化管理的方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2　檔案管理人員應(yīng)具備正確的價值觀

檔案管理工作具有一定的特殊性，同時檔案管理本身就較為繁瑣和枯燥，它要求檔案管理人員具有較強的耐心，能夠在平凡的崗位上默默地付出，并長期忍受這份工作帶來的挑戰(zhàn)。

（1）提升工作成就感。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理崗位的離職率相對較高，其主要原因并不在于其薪酬和待遇，而是在于這份工作帶來的挑戰(zhàn)。相對而言，檔案管理工作沒有較大的難度和挑戰(zhàn)性，卻需要管理人員忍受這份工作的平凡甚至枯燥。但是，多數(shù)人無法長期堅持，并不具有足夠的意志力堅守在崗位上。從根本上說，缺乏正確的人生價值觀直接影響到檔案管理人員的意識與理念，導(dǎo)致其無法勝任這份工作。

（2）具有足夠的責(zé)任心。檔案管理工作需要管理人員具有足夠的責(zé)任心，能夠明確自身的工作職責(zé)和義務(wù)，能夠在工作崗位上嚴(yán)于律己，確保檔案管理的質(zhì)量。調(diào)查顯示，大部分檔案管理人員并不能長期保持應(yīng)有的責(zé)任心，其無法在長期的工作中嚴(yán)格要求自己，進而導(dǎo)致檔案管理混亂，無法為組織的運行與建設(shè)提供強有力支撐。

（3）豎立正確的人生價值觀。檔案管理人員必須要擁有正確的人生價值觀，才能產(chǎn)生足夠的責(zé)任心，才能領(lǐng)悟無私奉獻(xiàn)和艱苦奮斗的精神。在這種背景

下，檔案管理人員才會認(rèn)識到檔案管理工作的真正意義與巨大貢獻(xiàn)，并以此不斷激勵自己，主動積極地學(xué)習(xí)與提升，最終成為擁有更高能力、更強責(zé)任心的優(yōu)秀人才。

3　提高檔案管理人員素質(zhì)的措施

（1）系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。調(diào)查研究顯示，傳統(tǒng)的企業(yè)與組織并沒有真正重視檔案管理工作，或者說沒有投入相應(yīng)的人力與物力對檔案管理人員進行系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。在多數(shù)組織或機構(gòu)中，檔案管理工作是由文員承擔(dān)的，而組織對文員的培訓(xùn)通常不包括檔案管理的技術(shù)與方法，這就導(dǎo)致檔案管理人員并沒有接受應(yīng)有的培訓(xùn)，其素質(zhì)與能力無法得到應(yīng)有的提高。同時，組織開展的培訓(xùn)應(yīng)該將理論與實踐相互結(jié)合，不但要鞏固檔案管理人員的理論，更要組織其參與到實踐中，并在實踐工作中將理論轉(zhuǎn)變?yōu)樽陨淼哪芰?，在不斷發(fā)現(xiàn)問題、思考問題和解決問題的過程中獲得進一步提升。此外，在檔案管理人員的培訓(xùn)中，組織應(yīng)該加強檔案管理人員的交流。通過有效的交流，檔案管理人員可以將實踐工作中遇到的共性問題進行梳理，找到有效的解決方案。同時，在交流過程中，檔案管理人員可以分享自己在工作中的心得體會，包括自己對這份工作的認(rèn)識，對負(fù)面思想的解決辦法等等。通過有效的交流，檔案管理人員不斷在相互學(xué)習(xí)的過程中提高自身的素質(zhì)，同時也在相互勉勵中優(yōu)化自身的人生價值觀。

（2）有效的考核制度。組織管理者應(yīng)該認(rèn)識到只有激發(fā)檔案管理者自身的學(xué)習(xí)欲望和奮斗動力，才能更好的引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)與提升。因此，組織應(yīng)該建設(shè)更有效的考核制度，給予檔案管理人員足夠的壓力與動力，促使其主動積極的學(xué)習(xí)與進步，提高其創(chuàng)新和學(xué)習(xí)能力。

（3）優(yōu)化人才隊伍。不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍，才能從整體上提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，才能進一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，新鮮血液的注入能夠帶來更先進的檔案管理技術(shù)與理念，這就可以讓原有的檔案管理人員通過交流與學(xué)習(xí)逐步提高自身的檔案管理能力與技術(shù)。其次，優(yōu)秀人才的加入可以帶來更先進的思想，在思想的碰撞中，檔案管理人員才能進行思維碰撞，通過相互的交流與學(xué)習(xí)，檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新能力可以得到一定的提高。同時，組織對外招聘優(yōu)秀的檔案管理人才可以給現(xiàn)有的工作人員帶來一定的壓力，促使其不斷提高自身的能力與素質(zhì)，以此增加自身的競爭力，這就同時達(dá)到了提高檔案管理人員素質(zhì)以及優(yōu)化人員意識的目的。因此，要在人力資源管理的角度進行改革，要改革對外招聘的方式與理念，積極招收具有更強專業(yè)能力、專業(yè)素質(zhì)和優(yōu)秀意識的檔案管理人才。

An Exploration into Necessary Quality of Archive Management Personnel

JIANG Hai-long

（Siping Institute of Educational Science，Siping，Jilin 136000，China）

Abstract:Thearchivesmanagementisafundamentalwork，itsperformancedirectlyaffectthedailyworkoforganizationsand institutions and it has a great effects on organization's future development.This paper analyzed the necessary quality of archives managementpersonnel，aimmingatstrengtheningtheconstructionofarchivesmanagementpersonnel staff，andprovidingpowerful support for the further development of organizations and institutes.

Key words:archive management；personnel quality；digital archive

作者簡介：姜海龍（1983-），男，吉林四平人，大學(xué)本科，助理館員，主要研究方向：檔案管理。 彭禮，男，湖南長沙人，管理學(xué)碩士，講師，主要從事經(jīng)濟學(xué)、投資理財學(xué)及高教管理研究工作。

收稿日期：2015-08-17 book=73,ebook=732015-08-18

文章編號：2095-980X（2015）09-0070-01

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G271.6