新形式下檔案管理創(chuàng)新服務的探索

張秋麗

摘 要：當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：新形式；網(wǎng)絡；檔案管理；創(chuàng)新服務

我院是一所歷史悠久、具有深厚文化底蘊的中職院校。檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。 如何更好地創(chuàng)新檔案管理服務，使其更好地服務于學校發(fā)展，筆者做了初步探討。

1 加強檔案管理創(chuàng)新體系建設

1.1 模式的創(chuàng)新

院校檔案部門雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著院校管理體制改革的深化，一些院校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在院校機構改革中，先后將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進院校檔案管理變革具有重要意義。

院校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機構高效、安全、有位。各項工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個良好的氛圍。只有這樣，才能實現(xiàn)院校檔案工作的超越，呈現(xiàn)院校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

2 從服務手段上來革新

2.1 建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2.2 建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

2.3 開展在線服務

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

3 學校檔案服務創(chuàng)新的主要任務

面對學校檔案部門“生存”的現(xiàn)狀，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進中的困難。

（一）進一步強化檔案資源建設在檔案服務創(chuàng)新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創(chuàng)新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進常規(guī)歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。

（二）館藏檔案數(shù)字化是學校檔案服務創(chuàng)新的基礎建設。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創(chuàng)造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創(chuàng)新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數(shù)字化工作。

（三）努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務創(chuàng)新的根本保障。要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進高學歷、高層次的檔案服務創(chuàng)新人才，加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能，造就一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍，學校檔案工作才能實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

4 結語

總之，學校檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。學校檔案工作要想在學校管理中體現(xiàn)出自身價值，適應社會主義市場經(jīng)濟體制的需要，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，就必須在管理上創(chuàng)新體系建設。即：檔案管理模式的創(chuàng)新；檔案服務的思路創(chuàng)新；管理手段的創(chuàng)新；提升檔案管理的品位。

參考文獻

[1]丁德勝 我國數(shù)字檔案室建設新思路。檔案學研究.2014第1期.

[2]趙 麗 我國電子文件管理系統(tǒng)研究進展與方向.檔案學研究.2013第6期.endprint