人事檔案管理模式創(chuàng)新研究

鄧純

人事檔案是在人事管理的具體過程中形成的，記錄、歸納一個人在特定時間段內(nèi)各方面表現(xiàn)的真實資料。伴隨國內(nèi)市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，企業(yè)對于人才的需求猛增，目前國內(nèi)的人事管理體系和方法已經(jīng)不能適應未來發(fā)展和人事管理的需要，為了解決這一矛盾，需要在原有基礎上進行改革、創(chuàng)新，以探討新的管理模式。

傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

從管理體制機制上看，當前，我國的人事檔案管理主要是分屬政府人事部門和黨委組織部門下屬的人才流動服務中心、畢業(yè)生指導就業(yè)中心、國有企事業(yè)單位人事檔案管理部門。人事檔案管理一般采取的都是“檔隨人走”的模式，這樣的管理方式一方面對人才資源的自由流動起到了制約作用，而另一方面又大大地影響了人事檔案管理的質(zhì)量。雖然我國的社會經(jīng)濟已經(jīng)發(fā)生了重大變革，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式仍然在繼續(xù)使用。由于這種檔案管理方式較為內(nèi)向和較為封閉的特征并不適應現(xiàn)代社會的人事檔案管理，也并不是現(xiàn)代人事檔案管理的唯一方法。

從檔案內(nèi)容上看，在現(xiàn)有人事檔案材料中，涉及個人思想政治品德、家庭歷史及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容多，而工作能力、專業(yè)特長等方面的信息記載比較少。重學歷、資歷， 輕能力、業(yè)績;重歷史， 輕現(xiàn)實;重抽象， 輕具體。檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補充不及時，不能真正反映個人的現(xiàn)實面貌。

從檔案管理效果看，由于現(xiàn)實的檔案材料多為紙質(zhì)材料，因此，涂改、偽造人事檔案的違法行為也屢見不鮮， 假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等現(xiàn)象增多。人事檔案材料收集、加工、傳遞、利用等環(huán)節(jié)的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料混裝、遺失、缺損和變形，從而導致人事檔案信息失真。

從檔案管理方式看，目前傳統(tǒng)的人事檔案管理中個人檔案中的所有信息只能由本單位的檔案管理人員查看，如果因人事考察或人事調(diào)動需要查閱或調(diào)檔，需要開具介紹信或者調(diào)檔函，程序較為復雜。另外，目前檔案的轉(zhuǎn)移由專人通過機要形式送達，雖然這樣保證了檔案材料的安全性和秘密性，但是效率較低。

人事檔案管理的發(fā)展趨勢和特點

1.管理社會化

隨著社會的不斷進步，經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新型的人事管理制度如人事代理制度等應運而生，它的服務對象由傳統(tǒng)模式下的本單位人員擴大到面向全社會進行人事檔案管理，吸收了很大一部分的流動人才，服務對象更多，更具備了社會性。

2.內(nèi)容豐富化

人事檔案管理服務對象的社會性導致了檔案的內(nèi)容更加多樣。在過去的檔案管理模式下，僅對本單位員工進行檔案的采集工作，而一般情況下本單位的人事檔案內(nèi)容比較簡單，所以檔案的內(nèi)容也就比較單一;而新型人事檔案管理模式下，隨著檔案管理服務對象的社會化，每個服務對象的工作也不盡相同，這樣進行統(tǒng)一管理后，檔案的內(nèi)容也變得復雜起來。

3.需求多樣化

現(xiàn)階段，無論是企事業(yè)單位還是國家機關(guān)部門在招聘新的管理人才、技術(shù)人才或選拔優(yōu)秀人才，以及考核、任免、招聘國家公務員或接收大中專畢業(yè)生就業(yè)時，都會事先對當事人的人事檔案進行考察。由于利用的類型和用途不同，導致人事檔案內(nèi)容、載體與傳遞方式等出現(xiàn)了多樣性，同時，也打破了人事檔案利用的局限性，不再只局限在組織人事部門的需要。那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織部門和個人利用。由于人們的要求不同，呈現(xiàn)出對人事檔案需求的多樣性。

4.管理透明化

隨著信息時代的到來，可以將人事檔案的非隱私信息放在互聯(lián)網(wǎng)上，利用網(wǎng)絡進行人事檔案管理和采集，同時利用網(wǎng)絡在相互之間進行人事檔案傳送，這樣不僅更加便捷還大大降低了傳送成本。

人事檔案管理模式創(chuàng)新的原則

1.方便服務原則

人事檔案不僅僅是關(guān)于人的自然狀況的抽象記錄，同時也是具體單位施行人事管理的重要依據(jù)。對于個人來說，它是證明其整體素質(zhì)的履歷性資料，在人才流動中，它是求職者向用人單位說明自身素質(zhì)的重要材料。基于這種情況，人事檔案的建立與管理要確立服務的原則，要從有利于更好地實施人事管理的角度出發(fā)，進行檔案建設與檔案使用。這就要求從每個具體個案的建立，到整體檔案系統(tǒng)的管理，都要做到適應市場化規(guī)律，利于人才的使用、管理和流動。

2.新老結(jié)合原則

人事檔案管理的創(chuàng)新不是把原來的管理模式推翻重來，而是在原有模式的基礎上進行創(chuàng)新，實現(xiàn)新老模式的優(yōu)勢互補。首先，因為原有的管理模式具有保管妥當、保密性好等優(yōu)點，這些都是需要在模式創(chuàng)新過程中繼承和發(fā)揚的。其次，由于政府機關(guān)、事業(yè)單位和國企等單位的工作人員由于比較穩(wěn)定，流動性較小，可以沿用原有的管理模式并在原有模式上加以創(chuàng)新。

3.技術(shù)引領原則

在信息時代，認識檔案管理模式也應向信息化轉(zhuǎn)型和發(fā)展，與現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，將人事檔案中的信息進行分類，將適合信息化、公開化的信息，利用先進技術(shù)進行處理，為個人和用人單位提供更好的服務，同時也為人才的就業(yè)、流動、成長等研究提供數(shù)據(jù)支持和服務。

建立開放管理和封閉管理相結(jié)合的人事檔案管理新模式

1.開放式人事檔案管理模式

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經(jīng)濟的發(fā)展息息相關(guān)的，是在其基礎上建立的新模式。

開放式的人事檔案管理為了更好地適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要。國家人力資源主管部門可以建立一個全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡，在這個網(wǎng)絡里，人事檔案可以在各個人事檔案中心流動。一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用;另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡里，由網(wǎng)絡中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人履歷，由人事檔案網(wǎng)絡中心統(tǒng)一對其進行專門化管理，建立全國通用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)信息的共享。

開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動人口檔案。流動人員沒有自己的單位和企業(yè)為其管理人事檔案，時間長了，難免會有檔案遺失的情況出現(xiàn)，流動人口檔案的建立能夠有效地避免這些情況的發(fā)生。

2.開放管理和封閉管理的互補性

人事檔案管理封閉管理模式在對人事檔案的保密、保護，方便本單位使用方面具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大;開放式管理模式服務面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，揚長避短，使人事檔案管理模式更加充實與完善。因此在實際工作中，可以通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結(jié)合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。

小結(jié)

新的人事檔案管理模式不僅有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡化管理，而且在信息技術(shù)的支持下是可行的。盡管在現(xiàn)階段開放式的人事檔案管理還主要應用于流動人員，但是今后應在更大范圍內(nèi)、更多類別的人事檔案管理中使用，并做好與傳統(tǒng)人事檔案管理模式的結(jié)合。 ? ? ? ?（作者單位：遼源市西安區(qū)檔案局）