探析新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展前景

王麗蘋

摘 要：時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的快速成長(zhǎng)，事業(yè)單位作為社會(huì)企事業(yè)單位的重要組成，發(fā)展的步伐也對(duì)其提出了新的要求。作為單位管理職能工作核心組成之一，檔案管理工作如何才能充分運(yùn)用與發(fā)揮管理效能與價(jià)值，如何才能更好地為事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力支撐，已然是時(shí)下每一事業(yè)單位亟待解決的先決問(wèn)題。該文主要介紹了目前行政事業(yè)單位檔案管理基本工作現(xiàn)狀，分析了新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的前景展望，并藉此提出了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理高效運(yùn)作的若干建議，以期對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理 工作現(xiàn)狀 發(fā)展方向

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）12（c）-0205-01

事業(yè)單位內(nèi)部檔案工作自傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式，已然歷經(jīng)數(shù)十年。檔案管理相關(guān)信息化建設(shè)與管理模式的整體改革、運(yùn)營(yíng)后，當(dāng)代事業(yè)單位檔案館其實(shí)已具備了統(tǒng)籌管理相關(guān)檔案文件、信息、知識(shí)的軟硬件條件，以及全面處理檔案、數(shù)據(jù)的管理能力。

1 行政事業(yè)單位檔案管理體制基本現(xiàn)狀概述

就目前行政事業(yè)單位檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀而論，研究者主要例舉幾項(xiàng)略作概述。檔案管理工作模式基本是以集中管理為基礎(chǔ)，即使歷經(jīng)幾次變革，但在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，依然呈現(xiàn)出具有中國(guó)特色的檔案管理模式，比如，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”與疊合管理并行；“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”是《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的檔案工作的基本原則，借助自上而下所建立檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理檔案，同時(shí)履行監(jiān)督與指導(dǎo)職責(zé)，在全國(guó)范圍內(nèi)覆蓋檔案網(wǎng)。在這項(xiàng)基本原則的指導(dǎo)下，地方各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)在受本級(jí)政府管轄的同時(shí)也接受上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理監(jiān)督。又如“同機(jī)構(gòu)，兩牌職”模式與“館局一體”模式的兼容；根據(jù)國(guó)務(wù)院與中央辦公廳聯(lián)合頒布的《中央檔案館國(guó)家檔案局職能配置、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制方案的通知》規(guī)定，國(guó)家檔案局和中央檔案館、地方各地級(jí)市檔案局和檔案館統(tǒng)一進(jìn)行合并，合并后的新機(jī)構(gòu)可同時(shí)懸掛檔案局和檔案館的牌匾，履行檔案事業(yè)管理與檔案利用管理的雙職能。這一種模式結(jié)合了各級(jí)檔案部門實(shí)際工作情況，使檔案工作得到了廣泛的利用和有效管理，所以一直沿用至今?，F(xiàn)實(shí)也證明了這一體制充分發(fā)揮出了檔案事業(yè)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，使得檔案保管與利用得到高效保障。

2 新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的前景展望

其一，電子科技的高度滲入，讓廣大群眾對(duì)檔案館網(wǎng)上服務(wù)站的認(rèn)識(shí)度日漸高漲，已然成為目前人們查閱及利用檔案服務(wù)的另一便捷手段。由此，檔案管理工作從業(yè)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，將利用檔案的方式進(jìn)行縱深擴(kuò)展，即在存留原始紙質(zhì)文件檔案外，借用其他方式來(lái)拓展檔案服務(wù)，使其向多元化方向發(fā)展。

其二，檔案信息電子化。我黨政策方針明確指出覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，必須大力推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化。科技時(shí)代讓社會(huì)企事業(yè)單位的日常辦公都融入了電子信息技術(shù)之中，自動(dòng)化的辦公模式很大程度上提高了辦公效率，節(jié)約了辦公成本，檔案從整理、統(tǒng)計(jì)，再到歸檔、排序等整個(gè)流程全線計(jì)算機(jī)控制，工作人員只需在電腦上做簡(jiǎn)單的輸入操作，有如視像圖片、影音文件等都能夠以電子媒介的形式借助電子設(shè)備進(jìn)行收編入檔，可見我國(guó)檔案管理工作正逐步全面覆蓋信息化。

其三，檔案文件一體化。文件所呈現(xiàn)的生命周期理論反映出其整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程可分為四步，并圍繞此四步做線性運(yùn)動(dòng)，即制作階段、使用階段、暫時(shí)保存階段以及永久儲(chǔ)存階段。發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案管理工作上的成功經(jīng)驗(yàn)之一，即將各個(gè)部門的分散的文件與檔案進(jìn)行整合，將其集合成為獨(dú)立的有機(jī)體，由此可以省卻中間重疊工作所耗費(fèi)的大部分人力、物力，各部門無(wú)須再增設(shè)專門的文件保管部門。

其四，檔案查閱與使用面擴(kuò)大化?，F(xiàn)代化水平的不斷提升，信息時(shí)代下誕生的科技手段層出不窮，大眾查閱與使用檔案的方法也隨之開始趨向于更多層面的發(fā)展，比如過(guò)去利用檔案僅為查詢文獻(xiàn)參考、資料依據(jù)等，現(xiàn)時(shí)檔案的利用價(jià)值已向宣傳單位、教育員工等方面拓展開來(lái)。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理高效運(yùn)作的若干建議

基于上述檔案管理工作體制及發(fā)展趨勢(shì)，研究者認(rèn)為要充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)效，可借鑒以下建議。

其一，構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。依托事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的基本數(shù)據(jù)、原始記錄等資料，及時(shí)歸檔形成豐富的檔案信息資源。與此同時(shí)，廣泛收集行業(yè)內(nèi)部資料信息，確保隨時(shí)掌握同行業(yè)檔案工作動(dòng)態(tài)，使本單位各部門的檔案信息資源內(nèi)容、門類更加多樣。比如，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在制定單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，預(yù)先考慮檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，確定檔案信息資源共享的規(guī)范要求，開發(fā)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使單位內(nèi)部和行業(yè)之間能夠及時(shí)有效地獲得所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。事業(yè)單位若要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下占據(jù)一席之地，贏得信譽(yù)，就必須擁有豐富的信息資源庫(kù)，緊扣社會(huì)動(dòng)向。比如，可通過(guò)日常單位訂閱的雜志、期刊來(lái)挑選、提取其中所蘊(yùn)藏的大量有價(jià)值的資料，將此填充至檔案信息源之中，為日后單位內(nèi)部生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策、管理及維護(hù)提供基礎(chǔ)理論支撐。

其二，科學(xué)合理管理事業(yè)單位檔案的資源配置。全面推行事業(yè)單位檔案分級(jí)管理，可使單位檔案管理結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，提高信息檢索效率。簡(jiǎn)化檔案布局，將繁雜的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化排列，能為單位上、下查閱創(chuàng)造簡(jiǎn)便的檢索方式，使檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用得以充分發(fā)揮。除此之外，調(diào)整事業(yè)單位檔案存放的布局，實(shí)行分級(jí)管理，能夠突破和克服現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的瓶頸，實(shí)現(xiàn)各檔案層級(jí)的宏觀統(tǒng)籌與整理分布，亦有利于提高事業(yè)單位檔案信息資源的利用效率。

其三，根據(jù)單位實(shí)際需求來(lái)拓展服務(wù)內(nèi)容。事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式隨信息技術(shù)不斷更新而不斷變化，與此同時(shí)，這也為檔案管理信息化建設(shè)開辟了更為廣闊的創(chuàng)新前景。比如，事業(yè)單位可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的便捷，隨時(shí)搜獲社會(huì)乃至全球最新資訊，再以此為基礎(chǔ)建立科學(xué)、高效的檔案信息管理體系，對(duì)單位在運(yùn)營(yíng)體系、建設(shè)發(fā)展、重大決策等多方面提供全方位服務(wù)。又或是結(jié)合現(xiàn)代化的營(yíng)銷手段，協(xié)助相關(guān)人員設(shè)計(jì)與組建事業(yè)單位獨(dú)立門戶網(wǎng)站，需要注意的是，在單位網(wǎng)站的設(shè)計(jì)中要結(jié)合單位實(shí)際情況與工作特色，將檔案管理工作的特質(zhì)與工作成果列入介紹欄，以此宣傳來(lái)擴(kuò)大單位及檔案管理工作的影響，提升公眾對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度與重視度。

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