大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化建設(shè)的思考

趙繼偉

(廣東外語外貿(mào)大學(xué)黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室，廣東廣州510420)

隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，行政辦公方式發(fā)生了巨大變化。高等教育改革與發(fā)展進(jìn)程也隨著信息化建設(shè)不斷加快，信息的處理應(yīng)用在高校事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著廣泛的作用，信息化建設(shè)越來越受到高校行政管理部門的重視。近幾年掀起的“大數(shù)據(jù)”浪潮，引發(fā)了信息時(shí)代的新一輪變革，這對(duì)高等教育信息化提出了更高的要求，如何利用它們帶來的啟示和機(jī)遇，進(jìn)一步加強(qiáng)高校辦公室信息化建設(shè)，提升高校行政辦公效能，是值得深入探討的問題。

1 大數(shù)據(jù)背景下辦公室信息化的含義

1.1 大數(shù)據(jù)與高校信息化

“大數(shù)據(jù)(Big data)”是指無法在一定時(shí)間內(nèi)用常規(guī)軟件工具對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，具有大量化(Volume)、多樣化(Variety)和快速化(Velocity)以及需要大規(guī)模的處理才能夠凝聚足夠價(jià)值(Value)這4個(gè)基本特征。高校信息化是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校教育和管理過程中教學(xué)、師資、學(xué)生、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、圖書資料等情況進(jìn)行數(shù)字化處理，并加工生成信息資源，以便合理配置學(xué)校資源、優(yōu)化組合教學(xué)要素。對(duì)于高等學(xué)校信息化建設(shè)，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)產(chǎn)生新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，跟高校相關(guān)的數(shù)據(jù)規(guī)模增大，比如高校教學(xué)、科研各項(xiàng)工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)記錄的大量資料，以及學(xué)校師生網(wǎng)絡(luò)行為增加所產(chǎn)生的信息，加大了高校信息處理的難度;另一方面，大數(shù)據(jù)記錄政府和各行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，以及校內(nèi)師生日常行為信息，對(duì)這些信息進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、挖掘、分析可能產(chǎn)生更大的價(jià)值，對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。

1.2 辦公室信息化建設(shè)目標(biāo)

高校辦公室信息化建設(shè)主要是指利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，改造、完善辦公業(yè)務(wù)程序，突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)單位各結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，促進(jìn)辦公室工作科學(xué)、快捷、高效運(yùn)作，同時(shí)利用先進(jìn)信息處理技術(shù)，對(duì)教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加工，分析獲取有效、準(zhǔn)確的參考信息，更好地發(fā)揮決策服務(wù)職能。高校辦公室信息化的程度可分為3個(gè)層次:第一是數(shù)字化，即數(shù)據(jù)的電子化，把學(xué)生信息、教學(xué)資料、師資和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等以一定的格式錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，隨時(shí)可以查詢和調(diào)用;第二是程序化，即流程的電子化，把學(xué)校已經(jīng)規(guī)范的流程用辦公軟件固定下來，使得流程所涉及到的工作能夠在一個(gè)平臺(tái)高效處理;第三是科學(xué)化，即對(duì)決策的科學(xué)支持，通過對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析獲得有價(jià)值信息，為管理和決策提供參考。大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)和運(yùn)用，正好是辦公室信息化建設(shè)加快實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的關(guān)鍵。

2 高校辦公室信息化建設(shè)的重要意義

2.1 時(shí)代發(fā)展的必然要求

高校所應(yīng)用的數(shù)據(jù)信息具有來源廣泛、需求量大、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)的開發(fā)運(yùn)用為高校信息工作提供新的技術(shù)手段，同時(shí)，也對(duì)高校的信息發(fā)展理念、處理模式和運(yùn)行機(jī)制提出更高的要求。高校辦公室作為高校綜合管理、組織協(xié)調(diào)工作的核心，在高校信息化建設(shè)工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，辦公室信息化程度也成為衡量高校管理水平和綜合實(shí)力的重要指標(biāo)。因此，順應(yīng)信息化發(fā)展潮流，更新信息處理方式，加強(qiáng)高校辦公室信息化建設(shè)，是提升高校教育整體水平的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)高等教育現(xiàn)代化目標(biāo)的應(yīng)有之意。

2.2 高校自身發(fā)展的迫切需要

在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下，高等教育領(lǐng)域面對(duì)更廣泛的需求、更開放的教學(xué)模式、更高效的管理要求等新態(tài)勢(shì)，高校在深化管理體制改革的過程中也面臨許多新情況新問題。因此，在進(jìn)行決策時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層必須依靠準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的信息材料，才能作出科學(xué)的決策。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代帶來的是信息資源的極度膨脹，不像以往在網(wǎng)絡(luò)上簡(jiǎn)單搜索瀏覽，或從資料庫(kù)里直接提取就能獲得有用信息。高校辦公室作為高校重要的行政管理部門和信息中心，承擔(dān)著對(duì)信息進(jìn)行采集、整理、分析的重任，必須加快信息化建設(shè)的步伐，才能滿足高校教育事業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 高校辦公室強(qiáng)化職能的重要手段

從高校辦公室的現(xiàn)狀來看，在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步強(qiáng)化科學(xué)管理，完善服務(wù)功能，是高校辦公室不斷追求的目標(biāo)。信息化建設(shè)對(duì)于強(qiáng)化高校辦公室的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理職能具有重要的促進(jìn)作用，不僅體現(xiàn)在效率的提高、成本的節(jié)約上，更重要的是通過信息化建設(shè)可以推動(dòng)信息的科學(xué)化管理，促進(jìn)信息處理流程的革新［1］。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用無疑是辦公室管理者的一把利劍，它帶來的不僅是技術(shù)的革新，也帶來了管理思想的變革，高校辦公室必須開拓信息視野，更新信息觀念，以此不斷提升辦公室的整體工作水平。

3 高校辦公室信息化建設(shè)存在的問題

3.1 意識(shí)不到位，行政人員素質(zhì)有待提高

在新形勢(shì)下，高等學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展要求高校領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門、行政人員和廣大師生進(jìn)一步增強(qiáng)信息意識(shí)。然而在現(xiàn)實(shí)中，高校部分領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在科學(xué)管理、民主決策等方面的作用，認(rèn)為信息技術(shù)只是處理日常業(yè)務(wù)的工具，不愿加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公系統(tǒng)等建設(shè)的投入，使信息化建設(shè)難以得到應(yīng)有的重視。同時(shí)，高校辦公室人員也未能意識(shí)到世界信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)辦公自動(dòng)化等帶來的便利，只滿足于用傳統(tǒng)的辦公模式完成工作，導(dǎo)致自身信息技術(shù)知識(shí)缺乏，知識(shí)更新速度慢，減緩了信息化建設(shè)的步伐。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息管理系統(tǒng)有待完善

辦公室信息化建設(shè)需要一定的硬件設(shè)施，而大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的產(chǎn)生，需要更先進(jìn)、更快速的信息處理設(shè)備。但實(shí)際情況是，有的高校服務(wù)器系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)帶寬窄、容量小，有的網(wǎng)絡(luò)管理雖然聯(lián)通，但沒有真正運(yùn)轉(zhuǎn)起來，利用率低。另外，校園整體的網(wǎng)絡(luò)布局一般由信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)開發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施的配置等，但關(guān)于辦公室信息化的建設(shè)，會(huì)存在對(duì)整體規(guī)劃和管理有認(rèn)識(shí)偏差，無法宏觀把握信息化建設(shè)要求的問題［2］。因此，難以形成一體化的信息處理流程和完善的信息服務(wù)系統(tǒng)，未能建立起完整的、高效率、高質(zhì)量的信息自動(dòng)化系統(tǒng)。

3.3 共享程度低，信息工作制度有待健全

高校辦公室信息化的建設(shè)，應(yīng)該是一項(xiàng)有機(jī)的系統(tǒng)工程，但由于各高校在信息化建設(shè)方面的投入無法長(zhǎng)期持續(xù)，導(dǎo)致建設(shè)成果缺乏連貫性和兼容性，體現(xiàn)在缺乏必要的全局規(guī)劃，沒有建立起全校性的信息處理平臺(tái)，信息資源在學(xué)校各部門各院系之間無法共享，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。此外，制度建設(shè)上也存在相對(duì)滯后的情況。有的高校雖然建立起覆蓋全校的信息網(wǎng)絡(luò)，但是因?yàn)橹贫鹊牟唤∪?，加之行政人員信息化辦公意識(shí)淡薄或人員出現(xiàn)變動(dòng)，無法保障信息及時(shí)處理，影響了整個(gè)辦公系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

4 大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化應(yīng)對(duì)策略

4.1 重視辦公室信息化建設(shè)，建立完善的信息工作機(jī)制

一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對(duì)辦公室信息化建設(shè)重要性、緊迫性的認(rèn)識(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，使信息的準(zhǔn)確性和關(guān)鍵性的特點(diǎn)更加凸顯，為高校領(lǐng)導(dǎo)層把握高等教育發(fā)展規(guī)律提供了良好條件。另一方面，必須強(qiáng)化辦公室行政人員的信息化意識(shí)，特別是轉(zhuǎn)變觀念、更新知識(shí)、不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平和互聯(lián)網(wǎng)等新媒體的應(yīng)用技能的意識(shí)。另外，高校還要建立起健全的規(guī)章制度和完善的工作機(jī)制，以規(guī)范的管理促進(jìn)信息化建設(shè)。首先，需要制定信息收集、整理、傳遞、反饋等規(guī)章制度，明確相關(guān)部門工作內(nèi)容、程序和職責(zé);其次，要建立一個(gè)以辦公室為中心的，覆蓋全校、縱橫結(jié)合的信息網(wǎng)絡(luò)，能夠迅速、全面地捕捉信息，并能夠使信息在各單位順暢傳遞;最后，建立信息反饋機(jī)制和檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息工作全過程有效的管理和保存。

4.2 加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)信息工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，是實(shí)現(xiàn)高校辦公室信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。一方面，應(yīng)建設(shè)安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)，引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，推行電子校務(wù)，實(shí)現(xiàn)方便快捷的辦公信息發(fā)布和查詢，使各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化［3］;另一方面，應(yīng)積極建立全校性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運(yùn)行系統(tǒng)，收集學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)合理采集網(wǎng)絡(luò)信息資源，充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)校內(nèi)外數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)信息處理的計(jì)算機(jī)化、信息分析的精細(xì)化、信息存儲(chǔ)的有序化和信息檢索的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)教育信息資源的交流與共享。

4.3 增強(qiáng)辦公室人員綜合素質(zhì)，提升信息系統(tǒng)分析能力

在新技術(shù)不斷更新的情況下，高校更應(yīng)重視對(duì)辦公室行政人員綜合能力的培養(yǎng)，提升他們的信息素質(zhì)，提高信息化工作質(zhì)量。一方面，辦公室人員要增強(qiáng)自身的信息意識(shí)，培養(yǎng)信息敏感性和超前意識(shí)，在實(shí)際工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)對(duì)信息的洞察力和反應(yīng)力;另一方面，高校辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政人員的信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其系統(tǒng)地學(xué)習(xí)最新的信息理論，掌握最先進(jìn)的信息工作方法和技術(shù)，比如掌握Hadoop，HPCC，Greenplum等大數(shù)據(jù)軟件的應(yīng)用，切實(shí)增強(qiáng)信息搜集、篩選、加工、傳送、反饋等能力。另外，隨著信息規(guī)模的不斷擴(kuò)大和知識(shí)體系的縱深發(fā)展，高校辦公室必須對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的研究，只有組織不同學(xué)科背景、不同部門的信息工作者開展多邊協(xié)作，建立資源共享、協(xié)作攻關(guān)的動(dòng)態(tài)合作機(jī)制，利用現(xiàn)代化的信息手段進(jìn)行團(tuán)隊(duì)攻關(guān)，才能不斷應(yīng)對(duì)處理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種新情況、新問題。

高校辦公室信息化建設(shè)從20世紀(jì)90年代開始，經(jīng)過20余年的發(fā)展，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、辦公模式轉(zhuǎn)變等方面均有跨越式的發(fā)展。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的快速更新?lián)Q代，高校辦公室信息化建設(shè)出現(xiàn)不平衡的現(xiàn)象。高校辦公室應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，通過增強(qiáng)信息化意識(shí)，完善信息網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，提升辦公室信息化水平，充分發(fā)揮綜合管理和信息服務(wù)的職能，促進(jìn)高等教育事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

［1］曾祥能，陳廉芳.高校辦公室信息化建設(shè)探析［J］.洛陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，28(5):140－142.

［2］李麗，王衛(wèi)紅.加強(qiáng)高校辦公室信息化建設(shè)的探析［J］.農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2011(8):122－123.

［3］曹蕾，林玉華.淺談高校辦公室的信息化建設(shè)［J］.科技信息，2009(17):83.