后現(xiàn)代科技檔案知識資源管理體系的構(gòu)建

朱青梅

（宿遷學(xué)院綜合檔案室，江蘇宿遷，223800）

以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心的知識經(jīng)濟(jì)在多媒體語境下，更多元地凸顯了知識信息的生產(chǎn)、存儲與使用對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。可以說“新常態(tài)”下經(jīng)濟(jì)新的增長點(diǎn)的挖掘，社會文明化程度的提高都必須扎根于技術(shù)進(jìn)步，而知識是其中必不可少的一方面。那么有效地對知識進(jìn)行管理已然成為我們檔案人所追蹤的熱點(diǎn)問題［1］?？萍碱悪n案蘊(yùn)含著豐富的政治、經(jīng)濟(jì)、文化知識信息，這些知識信息是改善與提高經(jīng)濟(jì)效益的有效手段，也是科學(xué)研究的重要資料，還可以成為提高工作效率的手段，處理法律事務(wù)的證據(jù)［2］。泛在多元化的后現(xiàn)代生活與工作情境凸顯了實(shí)施科技檔案知識管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案知識管理的流程定型是客觀使然。由此，我們首先需要界定后現(xiàn)代科技檔案知識資源管理基本內(nèi)容；其次要思考梳理科技檔案知識管理體系的構(gòu)建要素與作用。

1 后現(xiàn)代科技檔案知識資源管理的內(nèi)容

后現(xiàn)代科技檔案知識管理內(nèi)容的界定與知識和知識經(jīng)濟(jì)是密切聯(lián)系在一起的。我們把理論與實(shí)踐二維描摹的世界界定為知識，知識所探討的客觀世界既包括自然世界也包括社會學(xué)所指稱的人類社會。知識的著眼點(diǎn)是客觀事實(shí)、具體信息、科學(xué)描摹和通過教育與實(shí)踐而獲得的技能。當(dāng)然知識的習(xí)得和內(nèi)化涉及諸多復(fù)雜的心理過程，主要有：感覺，交流，推導(dǎo)。知識同樣可以被看成是影響人類智慧的最為客觀的內(nèi)在要素。哲學(xué)層面上，我們稱之為知識論，歷史上也有諸多科學(xué)家對知識進(jìn)行界定。柏拉圖對知識的界定有一個經(jīng)典的論述：任何一個所謂知識點(diǎn)的敘述或者陳述都必須滿足知識要素的三個前提條件：一是要被驗(yàn)證過的；二是正確的，即一定的準(zhǔn)確性；三是要為眾人或者個別人所崇信。所以說概而言之，科技知識就是通過學(xué)習(xí)、實(shí)踐或探索所獲得的認(rèn)識、經(jīng)驗(yàn)或能力。知識信息管理是各層次的企業(yè)、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)知識共享的新途徑：即把顯性知識與隱性知識進(jìn)行科學(xué)柔合，從而使科技知識信息更具集約化，這也是利用集體的智慧來有效提高企事業(yè)單位適應(yīng)“經(jīng)濟(jì)新常態(tài)”的創(chuàng)新能力［3］?？萍贾R的集約化管理通常包括四個維度的內(nèi)容：一是集約化知識庫本體的建立；二是知識庫本體內(nèi)部成員的有效知識交流；三是知識至上的內(nèi)部循環(huán)生態(tài)；四是知識等同資產(chǎn)的協(xié)作化管理。因此我們探討對知識的管理就是在研究知識的利用，知識管理是將組織可得到的各種來源的信息轉(zhuǎn)化為知識，并將知識與人聯(lián)系起來的過程［4］。

那么科技知識信息化管理就是指對科技檔案知識內(nèi)容進(jìn)行搜集、識別、保存、分享的過程。科技檔案知識管理，通俗地講，就是利用基于云計(jì)算的科技檔案管理技術(shù)來對知識信息載體進(jìn)行基于效益的程序化管理。知識信息載體的管理要通過統(tǒng)一規(guī)范的操控標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，對集約化的科技知識信息進(jìn)行有效的循環(huán)管理，來構(gòu)建完整的知識信息循環(huán)體系，注重科技知識檔案處理的全程信息化。全程信息化涵蓋：大數(shù)據(jù)搜集信息化、移交接收信息化、歸檔信息化、存儲管理信息化、借閱利用信息化和編研發(fā)布信息化等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為知識服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以知識服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上［4］。科技檔案資源體系、科技檔案利用體系和科技檔案安全體系三者之間相互聯(lián)系，相互依存，其共同的基礎(chǔ)是科技檔案所蘊(yùn)含的知識單元，科技知識單元之間的相互聯(lián)結(jié)或耦合，組成了科技檔案資源體系，形成了用戶需要的紛繁多樣的科技檔案知識內(nèi)容，也是科技檔案安全體系構(gòu)建的基礎(chǔ)。

2 科技檔案知識資源管理的體系構(gòu)建

2.1 科技檔案知識資源管理體系是科技檔案管理程序的直接映射

科技檔案鑒定、科技檔案登記和編碼、科技檔案保存和科技檔案利用可以直接映射到知識信息集約化管理的主要步驟上，這些主要步驟體現(xiàn)了系列化的知識信息管理和利用及其加工過程，這個過程架構(gòu)了科技檔案的知識管理體系。對科技檔案信息進(jìn)行篩選和辨別的過程是科技檔案鑒定的基本要素。伴隨著社會進(jìn)步，特別是我國“一帶一路”的發(fā)展方略的提出，無論是經(jīng)濟(jì)還是文化都會產(chǎn)生數(shù)以億計(jì)的各類科技知識信息，但是這些海量的科技檔案記錄的保存價值是有限的。科技檔案鑒定的任務(wù)就是要把那些具有保存價值，可以重復(fù)利用的加以收集整理并保存。所以，科技檔案知識管理的首要任務(wù)就是對科技知識信息檔案進(jìn)行評估和篩選，并確定保密等級［5］。而對已篩選的科技知識信息檔案進(jìn)行加工的過程就是科技檔案登記和編碼。科技知識信息在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的存儲方式是多元化的，自有其管理與利用的不便之處。因此，在科技檔案知識登記和編碼中，把科技檔案信息翻轉(zhuǎn)為可檢索、可注解、可分析、可利用的大數(shù)據(jù)時，就需要依據(jù)分類和著錄的需求來設(shè)定為各個行業(yè)所認(rèn)可的信息標(biāo)準(zhǔn)。避免簡單地依賴內(nèi)容主題和載體形式草率地進(jìn)行登記與編碼，特別是在編碼前要依據(jù)科技知識內(nèi)容的特定屬性，獲取相關(guān)的主題作為關(guān)鍵詞，從而使不同的知識信息之間保持有效的維度鏈接，使得多維度共享機(jī)制成為可能。

在科技檔案知識庫系統(tǒng)中進(jìn)行科技檔案的有效多元存儲本身就是實(shí)現(xiàn)知識信息保存的有效形式。大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及是知識管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的一個先決條件。具體操控知識信息存儲的工具為基于行業(yè)和任務(wù)需求而開發(fā)的各種檔案管理系統(tǒng)，在這類系統(tǒng)的運(yùn)行中，要防止檔案知識信息的意外受損，就必須要做好檔案的備份工作。檔案知識信息的使用和服務(wù)用戶的過程就是檔案利用的過程。科技檔案知識管理體系是科技檔案管理程序的直接映射，其有效整合的內(nèi)容是科技檔案資源體系、科技檔案利用體系和檔案安全體系的三位合一，這一做法也可以扭轉(zhuǎn)重保存輕利用行業(yè)傾向，克服資料存儲化、歷史邊緣化的行業(yè)弊端。特定的績效評估也是科技檔案利用實(shí)際效果的標(biāo)尺。甚至在一定程度上，這些績效評估成為科技檔案知識信息鑒別、登記和編碼、存貯的參照點(diǎn)。

2.2 科技檔案知識資源管理體系的基本要素

（1）科技檔案知識的表征

科技檔案知識信息的表征是指實(shí)現(xiàn)科技檔案知識管理途徑的二元化——編碼與存儲［7］。換而言之就是指科技檔案信息在系統(tǒng)和組織內(nèi)的架構(gòu)與再認(rèn)的方式?？萍紮n案知識信息的高效利用是科技檔案知識管理的最終目的。所以在科技檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)部，它的表征途徑與構(gòu)建渠道都應(yīng)該以符合用戶的客觀認(rèn)知習(xí)慣為先決條件，同時也匹配于用戶的記憶形式?，F(xiàn)代大腦神經(jīng)研究告訴我們：分階遞進(jìn)序列的存儲是大腦神經(jīng)元操控信息的主要方式，大部分知識的應(yīng)用和轉(zhuǎn)換都依賴于神經(jīng)元的相互輻射和彼此聯(lián)結(jié)，特別是在大腦有知識需要的驅(qū)動時，神經(jīng)元就得以被激發(fā)，源源不斷地產(chǎn)生腦電波來激活知識信息。因而，在我們對科技檔案知識信息集約化編碼的步驟中，首先要來解構(gòu)科技檔案知識信息本體，使之成為不同的表征單位，再將這些知識表征單位注冊到科技檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部，構(gòu)成同位一體的科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)。我們可以借助大數(shù)據(jù)手段來實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的離散式表征，也可以在不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和表征結(jié)構(gòu)上對科技檔案信息進(jìn)行利用與存儲的二維轉(zhuǎn)換。管理系統(tǒng)也可以在用戶利用科技知識信息的同時，對科技信息進(jìn)行分布式的再加工再處理，進(jìn)而提高科技知識信息的利用有效性和輸出精確性。除此之外，也可以利用云計(jì)算來實(shí)現(xiàn)檔案知識信息的“雙套制”云備份管理，從而保證在特定節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)丟失狀況下，科技檔案管理系統(tǒng)仍然能夠?qū)崿F(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）科技檔案知識的共享

依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將離散的科技檔案數(shù)據(jù)集合在一起，對其進(jìn)行分布式表征，為科技檔案知識共享奠定了基礎(chǔ)。但是共享必須要有層級化的知識信息源的挖掘。差別化的科技知識信息決定了構(gòu)建科技知識庫的方式與渠道的差異性［5］。比如，電子技術(shù)類檔案只需要科研單位建設(shè)；而諸如建筑類檔案、基礎(chǔ)設(shè)施類檔案則是由各級建設(shè)部門與施工單位統(tǒng)領(lǐng)保存。但是若論及特色檔案知識庫，則是隸屬于科技檔案館，其建設(shè)也是由該科技檔案館獨(dú)自進(jìn)行。如何整合各具特色的行業(yè)科技檔案，以“知識管理”為媒介把現(xiàn)行的科技檔案資源進(jìn)行有效利用是貫徹習(xí)近平總書記“創(chuàng)新是社會進(jìn)步的靈魂”精神之更好體現(xiàn)。

（3）科技檔案資源的集成

在科技檔案知識管理過程中，要實(shí)現(xiàn)不同科技檔案信息的可鏈接性，必須遵循分布式檔案表征的原理和方法，這也是科技檔案知識信息共享的基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下的發(fā)展和社會文明的進(jìn)步使得大眾對于知識信息的需要呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的趨勢?；谳d體形態(tài)和信息屬性進(jìn)行管理的傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代科技知識信息管理的需求存在著巨大的沖突，即有損于科技檔案的管理，也影響科技檔案的使用。然而通過一定資源集成的科技檔案能夠有效地規(guī)避知識信息集約化管理的此類障礙。載體差異化、內(nèi)容差異化、功能差異化的科技檔案信息有機(jī)整合的途徑就是對信息進(jìn)行分布表征，再集約化管理。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐是科技檔案資源集成管理的基石。在實(shí)踐中，我們也發(fā)現(xiàn)科技檔案資源管理系統(tǒng)的多樣性決定了系統(tǒng)類型差異化的狀況下彼此兼容的困難性。其實(shí)科技檔案知識信息的一站式服務(wù)就是要在實(shí)踐上規(guī)避“信息孤島”現(xiàn)象。

（4）科技檔案全宗的科學(xué)界定

全宗是指由個人、組織或獨(dú)立機(jī)關(guān)在參與社會活動過程中所形成的系列檔案，它的基本涵義體現(xiàn)在：一是全宗為系統(tǒng)化的整體；二是基于特定的社會活動；三是架構(gòu)在一定的社會行業(yè)系統(tǒng)之上。一個全宗的科技檔案是在特定的歷史階段由一定的行業(yè)活動所積累下來的有傳承價值的科技知識信息，它的構(gòu)成要素為：形成過程的歷史性；組成體系的有機(jī)性；記錄的完整性。它依據(jù)特定的來源單位所形成的分門別類的科技知識信息，其記錄方式、載體以及文種形式都是多元的。檔案館對科技知識信息進(jìn)行整理分類、編目和日常管理的基本操作單位就是全宗。尤其是在其分類、傳閱與存儲中，同一全宗的材料必須保持完整性不分散，不同全宗的知識信息檔案也不得雜混于一起,即所謂的全宗不可分散性，操控的基本依據(jù)就是根據(jù)來源組建全宗來保持全宗的獨(dú)立性和完整性。全宗理論客觀體現(xiàn)了科技檔案間的聯(lián)系性，為科技檔案知識的整理和分類提供了合理的客觀的依據(jù)［7］。但是科技檔案知識的分布式表征雖然實(shí)現(xiàn)了科技檔案的資源集成和功能集成，可是也有無序化科技檔案整理體系存在的風(fēng)險(xiǎn)。所以根據(jù)科技檔案知識信息的來源進(jìn)行科學(xué)的歸屬并做出標(biāo)記，進(jìn)而進(jìn)行細(xì)化的登記和編碼才可以確保全宗的完整性。

2.3 科技檔案知識資源管理體系的作用

（1）構(gòu)擬了全新的科技檔案管理理念

對知識對象加工，從而實(shí)現(xiàn)知識的創(chuàng)造和增值是知識管理的本質(zhì)。構(gòu)建科技檔案知識化信息化集約化管理體系能夠加快科技知識信息的加工速度和利用效率，全新的科技檔案管理理念克服了傳統(tǒng)的“存為主用為輔”的弊端，確立了以提高利用效率為核心的科技檔案體系建設(shè)。科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，以用戶需求為中心是實(shí)施科技檔案知識管理各個流程的必備理念。原因有五：一是科技檔案知識管理的流程應(yīng)該與人們的知識建構(gòu)的心理過程協(xié)同一致；二是要能夠滿足并實(shí)現(xiàn)用戶檢索科技檔案信息和獲取信息的一站式服務(wù)；三是使用嵌入式技術(shù)和分布式數(shù)據(jù)技術(shù)并根據(jù)用戶的需要來引導(dǎo)整個界面的設(shè)計(jì)；四是貫徹用戶的參與和互動原則；五是注重用戶的情感體驗(yàn)。

（2）實(shí)現(xiàn)了科技檔案信息個性化服務(wù)

能夠滿足用戶個體信息需求的服務(wù)是個性化的信息服務(wù)。個性化信息服務(wù)要求滿足三方面內(nèi)容：一是用戶鎖定大數(shù)據(jù)的來源范圍；二是用戶可以自己設(shè)定信息源的取樣方式；三是預(yù)測所獲取信息的表現(xiàn)形式。更高層級的服務(wù)就是完全基于用戶需求，甚至考慮用戶個性及其使用習(xí)慣來推送其可能需求的信息［8］。根據(jù)科技知識單元進(jìn)行組合，形成不同的科技檔案知識主題表征從而使得科技檔案信息有序組織?？萍紮n案用戶可根據(jù)個體的知識需求來駕馭集約化的知識信息，并從中獲得自己所需要的科技知識信息［9］。大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的普及應(yīng)用為科技知識用戶提供了更大空間，尤其是用戶可依據(jù)自己現(xiàn)有的知識體系和認(rèn)知理念來搜集、補(bǔ)充、更正并擴(kuò)充科技知識信息源的有關(guān)內(nèi)容。提供方和使用方的有效雙向互動不僅可以促進(jìn)知識信息源的豐富，還可以讓用戶通過體驗(yàn)式的參與建立起有效的主體感受，同時信息系統(tǒng)能夠依據(jù)用戶的認(rèn)知習(xí)慣、專業(yè)背景以及過往的信息提取痕跡，幫助檔案管理人員通過RSS技術(shù)進(jìn)行個性化科技檔案信息服務(wù)推介，極大地創(chuàng)新了傳統(tǒng)科技檔案數(shù)據(jù)的存在方式和加工方式。

3 結(jié)語

知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得科技檔案知識管理成大勢所趨，知識信息的集約化管理也是提高科技檔案效率的可行辦法。我們在注重知識信息產(chǎn)權(quán)的前提下，在保證科技檔案知識信息全宗完整性的原則下，科學(xué)地構(gòu)擬全新的科技檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息個性化服務(wù)，將科技檔案知識信息拆解為獨(dú)立的科技知識信息單位，以大數(shù)據(jù)的形式存儲于集約化的系統(tǒng)內(nèi)部，有效共享和使用科技檔案知識信息，這也是我們科技檔案人在云計(jì)算條件下理性思考與前行的方向。

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