從服務(wù)創(chuàng)新角度談高校檔案部門“為”與“位”

□文/趙麗彬

（湖州師范學(xué)院 浙江·湖州）

正所謂“有為”才“有位”，高校檔案部門應(yīng)當(dāng)更新觀念，樹立“以人為本”的觀念，要變封閉、半封閉為開放，變被動(dòng)為主動(dòng)，以用戶為中心，不斷提升檔案管理工作的效率，為檔案信息使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文試從服務(wù)創(chuàng)新角度談?wù)劯咝n案部門的“為”與“位”。

一、高校檔案部門當(dāng)前困境及服務(wù)工作中存在的問題

高校的中心工作是育人、教學(xué)、科研、學(xué)生管理等，當(dāng)前高校檔案部門在高校整體工作中處于“用起來重要”的處境，檔案要到利用時(shí)才覺得重要，檔案部門與高校其他職能部門相比，在性質(zhì)上就決定了其特殊性，所以高校檔案部門要在利用服務(wù)方面做好工作，以社會(huì)對(duì)檔案信息的使用需求為導(dǎo)向，不斷豐富和創(chuàng)新高校的檔案管理模式。

檔案管理工作存在一些不可忽視的問題，這些基礎(chǔ)性的問題不解決勢(shì)必影響檔案服務(wù)利用的質(zhì)量和效果。比如，全校檔案意識(shí)薄弱，沒有形成良好的檔案工作管理態(tài)度，各職能部門和二級(jí)學(xué)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)有待提高，目標(biāo)管理和年度考核等工作有待加強(qiáng)。檔案的信息化與高校工作的信息化不同步，檔案服務(wù)手段跟不上社會(huì)需求。檔案工作是以服務(wù)為中心的工作，失去服務(wù)的內(nèi)涵，檔案工作也就失去存在的價(jià)值。

二、創(chuàng)新服務(wù)，提升高校檔案部門形象與地位

（一）創(chuàng)新檔案管理理念，推進(jìn)檔案管理工作。觀念是行動(dòng)的最有力導(dǎo)向，因此檔案管理工作的創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新觀念。高校檔案工作者要把改革創(chuàng)新的觀念貫徹在整個(gè)檔案工作中，要以服務(wù)意識(shí)統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作，滿足高校檔案信息使用者的需求。突破習(xí)慣性思維和經(jīng)驗(yàn)思維，敢于大膽實(shí)踐創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，優(yōu)化檔案服務(wù)工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前高校教育改革的需求，因此要整合檔案信息資源，使高校檔案部門真正成為館藏豐富、結(jié)構(gòu)優(yōu)化的綜合檔案管理機(jī)構(gòu)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局》第27 號(hào)令要求，以用戶需要為宗旨，合理確定檔案收集范圍，調(diào)整充實(shí)館藏資源，所收檔案要能體現(xiàn)不同時(shí)期高校發(fā)展的全貌，使高校檔案工作能更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。根據(jù)檔案信息化要求，高校檔案部門的檔案服務(wù)工作內(nèi)容，也應(yīng)從傳統(tǒng)的館藏紙質(zhì)檔案服務(wù)向以網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)轉(zhuǎn)變。高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)照片檔案、電子檔案、電子業(yè)務(wù)檔案接收與管理，運(yùn)用現(xiàn)代云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案的管理效率。

（四）提高檔案管理人員素養(yǎng)，提升檔案服務(wù)與創(chuàng)新能力。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案工作服務(wù)手段發(fā)生了深刻的變化，檔案工作者的職能也發(fā)生了革命性的變化，檔案工作者不僅要做合格的檔案保管者，還要樹立責(zé)任意識(shí)、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)創(chuàng)新精神、提升素質(zhì)涵養(yǎng)，成為社會(huì)記憶的捍衛(wèi)者、檔案信息管理專家。人才資源是第一資源，創(chuàng)新人才管理，鼓勵(lì)員工在自己的崗位上不斷探索創(chuàng)新。要營(yíng)造一個(gè)尊重個(gè)性，形成創(chuàng)新的良好環(huán)境，為高校檔案管理人才培養(yǎng)創(chuàng)造良好條件，使其真正成為符合特定價(jià)值判斷標(biāo)準(zhǔn)的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。

（五）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，技術(shù)創(chuàng)新是關(guān)鍵。隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案部門要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新高校檔案服務(wù)方式。從高校學(xué)生檔案信息使用的實(shí)際情況來看，大部分學(xué)生喜歡使用智能手機(jī)進(jìn)行檔案信息查詢，這就需要高校的檔案管理，要在技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新，為智能終端提供接入口。高校檔案部門可以借鑒“手機(jī)圖書館”的成功運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)，以手機(jī)客戶端為媒介，以檔案界學(xué)者對(duì)手機(jī)檔案館構(gòu)建策略、服務(wù)模式等已有的可行性論證為指導(dǎo)，逐漸豐富檔案信息的內(nèi)容，并且還要不斷優(yōu)化檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的查詢效率。隨著微信這一即時(shí)通訊軟件的興起，微信成為越來越多的機(jī)構(gòu)、商家宣傳利用的手段，它集文字、語(yǔ)音、視頻、社交等功能于一體，為人類移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)生活增添了更多樂趣。高校檔案部門可以引入微信這一社交軟件為用戶服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)化管理，確保檔案信息的分類準(zhǔn)確，查詢可靠。當(dāng)然，在方便檔案利用者的同時(shí)，要兼顧檔案工作的特殊性，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，遵循相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，高校檔案部門要圍繞高等教育和高校改革工作需要，要在檔案服務(wù)中堅(jiān)持創(chuàng)新，圍繞檔案利用做文章，多從利用者角度考慮，思利用者所思，不斷提升信息服務(wù)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值，將檔案工作的創(chuàng)新落到實(shí)處。高校檔案工作要服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮高校檔案的作用，切實(shí)做好檔案需求服務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量，使全校上下了解檔案部門的“有為”服務(wù)，充分享受到“有為”服務(wù)帶來的便利，才能從根本上解決高校檔案部門的地位和生存，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的“有位”發(fā)展。

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